Инфомаксимум

Одних из самых эффективных руководителей «растят» в General Electric (GE), это признают многие специалисты. И применяют схожие методики по оценке и контролю персонала организации в собственных компаниях. Но особенности этой методики заключаются не в инструментах и технологиях, она связанно с частотой обсуждения эффективности и потенциала. Важнее всяких технических деталей понимать, на что человек способен: чего он уже добился и как выстраивает отношения с окружающими. На это требуется время. Если коротко, то суть системы GE – не экономить время руководства и организации на анализ и контроль персонала организации. Вот несколько правила от компании-гиганта:

Начинайте с индивидуальной оценки деятельности каждого сотрудника. Предполагается, что руководитель не будет жалеть времени и составит детальную картину о достижениях и возможностях подчиненного, а так же перспективы его развития. Основная масса сотрудников работает на компанию около 1800 часов в год. И разве не естественно ожидать, что менеджер выделит хоть бы пару часов на общение и размышление с подчиненным о результатах его труда и перспективе профессионального развития? Контроль персонала организации в General Electric предполагает что этот процесс – составляющая обязательств компании по отношению к работникам. Честные и конструктивные обсуждения возможны только тогда, когда есть индивидуальное общение руководителя и подчиненного.

Если оказывается, что мнение о результатах работы конкретного сотрудника сформировано неверно, тогда способности менеджера поддерживать обратную связь подвергаются сомнению и проверки уже его непосредственным руководителем. Подтверждение такому подходу в General Electric – возврат отчетов по индивидуальной оценке работника, из которого не было очевидно, что обратная связь был осуществлена должным образом. От этого страдают все стороны: и начальник, и подчиненный и HR-менеджер. Т.е. еще один принцип контроля персонала организации в General Electric – многоуровневая включенность, которая гарантирует достоверность и полноценную оценку работы.

Используйте девятиблочную матричную модель для оценки и контроля персонала организации. Ячейки в этой модели отражают уровень достижений и компетенций персонала, и это способствует делать дифференциацию проще. Руководители обосновывают помещение разных сотрудников в разные ячейки модели. И такая система позволяет связывать это с индивидуальной оценкой каждого работника. Она делает возможным сделать оценку способностей всех сотрудников организации и сделать обзор по всей компании.

На работу с персоналом должно уходить до 30% времени руководителей, не исключая гендиректоров. Это часть ежедневной работы и обязательная составляющая контроля персонала организации. Лидерство, преемственность, планы роста, организационная стратегия, система взращивания талантов – все это входит в обсуждения и дает возможность дать оценку работе более внимательно и целостно. И в этом важную роль играют руководители из линейных подразделений, а не HR-ы. Оценка и развитие персонала в General Electric – это ключевая часть бизнеса, а не просто рутинная работа отдела кадров.

Замечайте те качества руководителей, которые играют действительно важную роль. Что отличает выдающего руководителя от простого менеджера? Не только интеллектуальные особенности, но еще и умение все правильно взвесить и принять лучшее решение. В таком случае упорство, амбициозность, желание и умение понять позицию клиента, находчивость важнее других качеств, которые мы часто стараемся в нем обнаружить. Когда грядут кадровые перестановки обсуждение таких черт становится важным в обсуждении между управленцами.

Эффективная оценка и контроль персонала организации – процесс, в котором огромную роль играет человеческий фактор. И это налагает серьезную ответственность и требования к высшим руководителям. И сила такого подхода в возможности дать людям внимание, качественную обратную связь и оценку, которую они заслуживают.

Руководитель устанавливает программу для учета рабочего времени и обнаруживает, как оно утекает впустую: сотрудники тратят рабочие часы на соцсети и онлайн-игры. Приятные отвлечения у кого-то занимают пять минут в день – и это нормально: небольшие перерывы между рабочими задачами необходимы, чтобы восстановить силы и переключиться. Хуже, когда отвлечение превращается в несколько часовое «зависание», а работа стоит. Почему так происходит?

Возможно, ответ найдется в статье Мэтта Ричтела «Поколение кнопки: запрограммированы развлекаться». Она рассказывает о том, как технологии воздействуют на способность детей к концентрации и внимании к задаче. Программа для учета рабочего времени обнаружила конкретную проблему, но корни ее могут быть не в банальной лени.

Дети, о которых шла речь в статье, отражают поведение взрослых и последствия от их действия видны более явно. Когда ребенок обменивается десятками, а то и сотнями смс с друзьями, каждую минуту проверяет страницу ВКонтакте, часами играет в компьютерные игры, он удовлетворяет две важных потребности: избегает одиночества и получает краткое, но сильное и мгновенное удовлетворение. Все это заполняет пустоту. Если бы программу для учета рабочего времени установили на компьютерах молодого поколения, результаты получились бы ошеломляющими. Однако, это усиленная проекция «взрослого» поведения.

«Уйдя» в соцсети или онлайн-игры, можно отстраниться от реальности, развлечься и не включаться в учебу, стремясь осмыслить хоть сколько-нибудь сложные вещи. Если такой тип мышления и образ жизни складывается с раннего детства, что уж говорить о том, когда эти дети вырастают и переносят привычный стиль поведения на рабочие обязанности. Вот и получается, что невольно попадая под контроль программы для учета рабочего времени, незаметная ранее проблема становится настолько очевидной.

Автор статьи Ритчел приводит в подтверждение данные недавнего исследования, в ходе которого выяснилось, что 47% активных любителей современных гаджетов и технологий в учебном процессе получают плохие оценки. Из тех же, кто равнодушен к таким развлечениям, 27% получают плохие оценки. Ричтел видит в этом подтверждение мысли, что проблемы с обучением связанны с количеством времени, потраченным на интернет-развлечения.

В офисе ситуация аналогична: сотрудники отвлекаются от работы только услышав оповещение о новом письме или сообщении. Ведь это обещает моментальное удовлетворение, которое правда не всегда сбывается. Вот и фиксирует программа для учета рабочего времени постоянные переключения то на электронную почту, то на Facebook, которые прерывают основное дело, которым сотрудник занят в конкретный промежуток времени. Когда мы часто переключаемся с одного дела на другое, то на выполнение основной работы уходит гораздо больше времени и увеличивается количество ошибок.

Однако реальное удовлетворение приносит только глубокое погружение в работу, т.к. оно значительно повышает ее качество, а так же персональную продуктивность работника. Однако чтобы сосредоточиться, придется отказать себе от моментального удовлетворения за счет постоянных отвлечений, а это очень непросто.

Чтобы статистика программы для учета рабочего времени радовала и сотрудники были бы реально продуктивны на работе, руководителям следует:

1. Подавать пример ожидаемого поведения. Если вы не можете общаться с кем-то, не уткнувшись в компьютер или телефон, или постоянно косясь на них, то такую же манеру поведения будут перенимать и окружающие, и коллеги и сотрудники.

2. Признать опасность зависимости от технологий. Да, подсесть на них так же легко, как и на наркотики, на все, что дает такое же быстрое и легкое удовлетворение. И строгие ограничения на время, проводимое в соцсетях и другие онлайн-отвлечения, скорее суровая необходимость, чем просто рекомендация. Руководители и сами должны подавать пример – поощрять персонал отключать оповещения электронной почты и сосредотачиваться на сложных задачах.

3. Приучать к оптимальному ритму труда и отдыха. Этот ритм позволяет контролировать программа для учета рабочего времени. Рекомендуемое соотношение: максимум полтора часа непрерывной работы над задачей, следом за этим полноценный перерыв на отдых. В перерывы мозг усваивает новые знания и опыт, сопоставляет его с прежними данными и создает определенный синтез. Вне оптимального ритма высший синтез будет невозможен.

Когда технологии перестают быть средствами для улучшения и облегчения нашей жизни и труда, а вместо этого управляют ею и мешают полноценно трудиться, это серьезный повод задуматься. В офисной жизни нашу работу мониторит программа для учета рабочего времени, в повседневности контроль над своим поведение требует особого напряжения воли. И такая привычка осознанного подхода к труду и отдыху должна прививаться с детства.

Бывает так, что руководитель ставит большие задачи перед подчиненными и видит, как и решение постепенно откладывается на неопределенный срок. В контроле работы сотрудников такое встречается постоянно, но не обязательно означает, что персонал ленив и необязателен.

Ученые университетов Мичигана и Калифорнии в США разработали методику, которая поможет не переносить важные дела на потом, а делать их сразу. Методика, как утверждают исследователи, позволит ускорить ход времени в представлении конкретного человека. Возможно, именно она позволит сотрудникам не страшиться и не откладывать важные дела, что легко подмечается при регулярном контроле работы сотрудников.

Чтобы разработать методику, ученые провели ряд исследований. В первом этапе исследования участвовали 162 добровольца. Их разделили на три группы. Все участникам предложили назвать важное событие в своей жизни, которое должно состояться в будущем, а так же сказать, сколько времени до него осталось. Первая группа считала время в днях, вторая – в месяцах, третья – в годах. Оказалось, что испытуемые первой группы «приблизили» важную дату на 29,5 дней по сравнению с результатами участников из других групп. Как раз это и позволило им спланировать событие более тщательно и подготовится лучше. Почему бы тот же эффект не использовать в управлении и контроле работы сотрудников?
Во время второго этапа исследовали 1100 участников, их также разделили на 3 группы. Всем испытуемым был задан вопрос, когда они собираются начать копить средства на обучение или пенсию. Как и в первом этапе предлагалось вести отсчет в днях, месяцах и годах. И опять мотивация первой группы (которая считали в часах) оказалась выше – они откладывали деньги в 4 раза быстрее.

Исследователи предположили, что люди, которые ведут счет до важного события в днях, более мотивированы, так как чувствует скорость времени, и будущее становится для них ближе. Очень важно наблюдение при управлении и контроле работы сотрудников, особенно, когда предстоит решить какую-то важную и большую задачу.

Психологи давно наблюдают явление названное «прократинация», при котором важные дела переносятся и откладываются. Это явление способно приводить к серьезным психологическим проблемам и болезненным эффектам и проявлениям. Но это наука, нас же в большей степени интересует, как это применить в практике менеджера: ежедневном мониторинге, управлении и контроле работы сотрудников.

Самый простой совет: озвучивать, сколько точно дней отводится на выполнение важного задания. Если сроки очень большие (измеряются месяцами и годами), то разбитые на более мелкие, они позволят ответственных за выполнение сотрудников «ощутить», что будущее очень близко и приближается оно стремительно. Это решит проблемы сорванных дэдлайнов и отклонения от основного курса при регулярном контроле работы сотрудников.

А как именно тратят рабочее время сотрудники, выполняя ответственное и важно задание, покажет автоматизированная программа контроля работы сотрудников: пустая трата времени, опоздания, прогулы не останутся незамеченными и сроки будут соблюдены.

Недавно в европейских СМИ прошла новость о «ленивых» французах. Как оказалось позже, это была ошибка журналистов, они неправильно интерпретировали «закон» о том, что сотрудникам запрещается рассылать электронные письма после шести вечера. На самом деле, это был даже не закон, а трудовое соглашение, позволявшее беречь здоровье некоторых специалистов, но никакого жесткого запрета на переписку после 18.00 никто не вводил. Учет отработанного времени там ведется, но никто не говорил о том, чтобы устанавливать какие-то жесткие рамки для трудовой активности граждан.

Почему возник такой шум вокруг безобидной новости? Оказалось, что американцы считают себя передовиками корпоративного фронта и пока они сражаются из последних сил за рост и развитие компании, французы и другие иностранцы отдыхают. Получается, что учет отработанного времени и режим труда и отдыха у них достаточно расплывчаты, так как сам факт нахождения на связи с коллегами и начальниками, они воспринимают как положительное явление. И возможность постоянно быть на связи вроде бы должна повышать продуктивность.
Оказалось, чем менее строго мы относимся к учету отработанного времени, и чем больше профессиональные обязанности вплетаются в нашу жизнь, тем мы менее продуктивны, успеваем решать только незначительные вопросы. Постоянная занятость совсем не одно и то же, что эффективность.

Не стоит забывать и о самых отвлекающих вещах. Согласно анализу данных системы учета отработанного времени, в соцсетях наблюдается наибольшая активность именно в рабочие часы. Логика здесь такая: раз сотруднику приходится отвечать на рабочие письма утром в выходной день, то компенсирует он эту «несправедливость» в среду днем, общаясь с друзьями во ВКонтакте. Подобные отвлечения обходятся дороже, чем можно предположить: ведь минутка на лайк требует дополнительных усилий, чтобы после вернуться к работе. Подтверждает это профессор Дуглас Джентиле из Университета штата Айова (он долгое время посвятил воздействию соцсетей), он уверен, что не существует гениев многозадачности – постоянное переключение с задачи на задачу только увеличивает нагрузку и снижает концентрацию.
Каждое отвлечение и потом возврат к работе рассеивают внимание, продуктивность с каждым отвлечением становится все ниже, и сотрудник уже не может выдать ожидаемого результата. Мы никогда не работаем на 100%, постоянное состояние «на связи» только создает иллюзию высокой продуктивности. Даже если данные учета отработанного времени показывают стабильные переработки какого-либо специалиста, и он всегда готов поработать внеурочно, не стоит спешить и делать выводы о его чрезвычайной продуктивности.
Когда организации требуются блестящие решения, идеи и подходы, «постоянную связь» с сотрудниками лучше нормировать: сложно требовать от спортсмена, который только что пробежал многокилометровый марафон, тут же показать выдающийся результат в спринте. Эта аналогия применима и к бизнесу.

Есть разные типы сотрудников: кому-то действительно комфортнее быть на связи круглосуточно, кому-то требуются передышки, чтобы «вынырнуть» из электронного потока. Для обеих категорий одинаково важен учет отработанного времени, т.е. контроль за происходящим. Первым, чтобы анализировать ситуацию, вторым, чтобы видеть объективные рамки.
«Технология сама по себе не хороша и не плоха, но и нейтральной ее не назовешь», – говорил историк технологий Мелвин Кранцберг. Это необходимо ясно понимать современным людям. Однако в этом не поможет комендантский час или другой ограничивающий закон, эту нужно принимать на уровне осознанности и выбирать каждому тот уровень включенности, который комфортен, не забывая при этом о регулярном учете отработанного времени.

Темп современной жизни существенно вырос за последние несколько лет, это признают и специалисты и обычные люди. И скорее всего снижения темпа ожидать не приходится. Но с такой ли скорость растут наши силы на выполнение все новых задач?

Сотрудники уже привыкают к учету времени работы и личному тайм-менеджменту, но все равно не могут справиться с растущими объемами труда. Все это осознают, но одновременно воспринимают свои силы как данность, как неисчерпаемый источник. Однако очевидно, что спрос давно превысил наши возможности, или, иначе говоря, мы пытаемся расходовать то, чего уже нет, лишь бы удержать позиции. Это можно назвать энергетическим кризисом.

Даже ведя учет времени работы, очень часто сотрудники, особенно на руководящих должностях, говорят: «Мы не справляемся!» Уже 200 лет звучит призыв свободной рыночной экономики «Быстрее, выше, сильнее», но он то и завел нас в тупик. Так утверждает Президент компании The Energy Project и автор книги Be Excellent at Anything Тони Шварц.
Человеку не нужно стремиться быть компьютером, работая не высокой скорости без отдыха и остановки – это для него невозможно. Как бы вы не стремились «уплотнить» свой рабочий день, вместить в него все задачи, досконально считая каждую минуту и ведя строгий учет времени работы, поддерживать постоянную скорость на пределе сил невозможно. Отдых должен быть пропорционален нагрузке – ресурсы должны возобновляться. А для этого необходимо придерживаться нормального режима сна, отдыха, рабочих пауз, не забывать о спорте и хобби.

Но, даже досконально соблюдая режим труда и отдыха и ведя детальный учет времени работы, можно дойти до срыва. Усталость накапливается, например, когда за короткий период вы побывали в нескольких командировках или долго работали над сложным утомительным проектом. Тогда на компенсацию энергетических затрат может не хватить и целого дня сна. И такая накопившая усталость частая жалоба многих управленцев: порой у них такое количество дел, что, спокойно обдумать без помех хотя бы одну, нет и 30 минут.

Руководитель одной организации признался, что уже давно не разбирает входящую почту и не имеет понятия, есть ли среди скопившихся писем важная корреспонденция.
Некоторые специалисты доходят до такого состояния, что уже просто не могут работать и не успевают справляться со своими обязанностями, и их не стимулирует даже высокий заработок. На что они чаще всего жалуются: необходимость быть на связи круглосуточно, выматывающие командировки, бесконечная работа, так что не остается времени на семью, уход за собой и хоть какой-то досуг. Конечно, учет времени работы и жесткий график какое-то время позволят контролировать ситуацию, но человеческие ресурсы ограничены, и если их не восполнять, они иссякают, так что даже физически не остается сил продолжить работу.

Не имеет смысла доводить сотрудников до изнеможения, стремясь нарастить производительность компании и устраивая «разбор полетов» из-за каждой непродуктивной минуты в системе учета времени работы. У человека только тогда возникает желание работать с полной отдачей, когда его резервы пополнены и удовлетворены основные потребности – физические, интеллектуальные, духовные, эмоциональные. А доказать это может простая математика: достаточно посчитать, что выгоднее когда сотрудник работает 11 часов с 60% отдачей или 8 часов – с 95 %, так как будет делать перерывы на отдых и подзарядку. Руководство компании, анализируя статистику учета времени работы, легко увидит, какой подход приносит долгосрочный и стабильный результат.

Прекрасно, если у сотрудников есть стабильный и четкий план работы. Однако сформировавшиеся за годы труда привычки могут незаметно подрывать продуктивность. Заметить снижение эффективности персонала позволит автоматизированный контроль работы персонала. Так какие же 10 привычек мешают сотрудникам работать с полной отдачей? Вот они:

1. Перекуры

Каждый перерыв на курение снижает концентрацию. Ошибочно считать, что оно помогает работать быстрее и продуктивнее. Наоборот, оно только отвлекает и заставляет думать о следующем перекуре или затяжке. Что действительно повысит продуктивность, так это отказ от курения. Частые и продолжительные перерывы на курение легко отследит программа контроля работы персонала.

2. Кофемания

Кофе помогает концентрации только в определенных дозах. Для здоровых людей ежедневный уровень потребления около 400 мг (это равно четырем чашкам молотого кофе), такое количество напитка в сути приемлемо. В этих рамках кофе стимулирует мозг, помогает планировать, концентрироваться и быть внимательным. Если доза превышена, проявляется обратный эффект: человек становится раздражительным, тревожным, чаще отвлекается. В контроле работы персонала нужно учитывать, что чрезмерное потребление кофе сотрудниками негативно сказывается на их продуктивности.

3. Любимая и знакомая музыка

Если к контролю работы персонала руководство подходит не жестко, то может разрешить прослушивание музыки во время выполнения каких-либо задач. Однако, стоит иметь ввиду, когда человек слушает музыку, которая ему нравится и знакома, вырабатывается дофамин. Гормон повышает возбуждение, а не концентрацию и сосредоточенность. Для работы лучше всего подходит классика или амбиент. Они создают эффект ненавязчивого фонового шума, который помогает концентрироваться и быть внимательнее.

4. Чрезмерное «вознаграждение»

В контроле работы персонала бывают моменты, когда после сложной задачи, сотрудники расслабляются: задача была трудной и объемной, отняла много времени – нужно сделать хороший перерыв. С одной стороны, это справедливо. С другой стороны, иногда работники увлекаются перерывом: устраивают длительное чаепитие с обсуждением последних новостей, просмотром фрэндленты и обедом вкупе. И вот небольшая награда переросла в выходной день посреди недели. Чтобы заранее исключить излишки «вознаграждения», задайте рамки: что это будет и как долго продлиться. Это поможет избежать пустой траты времени.

5. Учеба на работе

Руководители знаю, что некоторые сотрудники на работе пишут курсовые и дипломы или просто повышают уровень профессиональных знаний. Особенно это легко обнаружить при автоматизированном контроле работы персонала, когда аналитика показывает периоды продолжительной работы с непрофильными программами и сайтами. Но нельзя допускать, чтобы учеба отвлекала от основной работы, даже если она способствует профессиональному росту. Лучше, когда для нее выделено специальное время.

6. Неумение общаться дистанционно

Чтобы работа была продуктивной, команда должна общаться. Другое дело, когда обсуждение превращается в лишнюю дискуссию. Это снижает продуктивность и вредит производительности. Мессенджеры помогут решать вопросы быстро и в сжатые сроки. Только нужно отнести их к продуктивным ресурсам в автоматизированной системе контроля работы персонала.

7. Совещания и встречи

Хотя рабочие встречи позволяют сотрудникам обменяться идеями, решениями и находками. Они так же убивают время и продуктивность. В рамках контроля работы персонала и повышения эффективности, поменяйте структуру совещаний, повысьте их продуктивность, четко задавайте временные рамки и ставьте повестку дня. Пусть в совещании участвуют только нужные люди, контролируйте регламент и всегда придерживайтесь основной темы.

8. Многозадачность

Работать над всем подряд – только снижать продуктивность. Это знают руководители, которые ведут контроль работы персонала. Множество мелких задач и поручений отвлекают от основного дела и мешают концентрации. Лучше произвести ранжирование задач от важных к незначительным. Все внезапные мысли и мелочи нужно записывать в блокнот, чтобы разобраться с ними позже.

9. Внеурочная работа

Система автоматизированного контроля работы персонала показала, что кто-то из сотрудников сидит в офисе до ночи? Возможно, это только попытка убедить себя и коллег, что это повышает производительность. Переработка всегда означает перегруженность, рассеяность и потерю прежней эффективности. Перед каждым сотрудником не стоит задача сделать больше всех, нужно сделать так хорошо, насколько это возможно. А этому способствует полноценный отдых.

10. Страх сказать «нет»

Когда сотрудник отвечает «да» на любую просьбу о помощи, создается ощущение, что он крайне занят. Только не своей работой. Это становится ясно при анализе данных «непрофильного» времени в автоматизированной системе контроля работы персонала. Отказывать сложно только поначалу. Но это все-таки придется делать, чтобы выполнять свои рабочие обязанности, а не чужие. Это может обидеть, но рабочие задачи конкретного сотрудника должны быть у него в приоритете.

Для сравнения были отобраны системы с функциями учета потерь рабочего времени и опозданий. При этом программы для учета времени должны были отслеживать периоды использования не только программ, но и сайтов. А доступ к системе должен осуществляться через web-интерфейс.

DeskTime

Из плюсов программы учета рабочего времени DeskTime можно отметить разделение времени по проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако в регламенте DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня, которое применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца рабочего дня в программа учета времени DeskTime задать нельзя.

Yaware

В Yaware порадовала поддержка маков, есть мобильные приложения, мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила скорость загрузки интерфейса, и вообще программа учета времени работает, мягко говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то показывается продуктивное и непродуктивное время. Регламент в программе учета рабочего времени Yaware как таковой отсутствует, но при просмотре статистики все-таки можно указать начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы на обед и конец рабочего дня в Yaware задать нельзя.

Cyclope

Cyclope – одна из немногих программ учета времени, в которых есть список нарушений и клевые выезжающие графики. Однако осваивать программу придется долго — только справка занимает 68 страниц. За это время можно прочитать полноценную книгу.

В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного времени, только общее время активности. Время продуктивности можно посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим показателям в системе учета рабочего времени Cyclope не получится.

CrocoTime

Пока еще нет поддержки маков. Можно быстро просматривать статистику программы учета времени по отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и непродуктивное время, время опозданий, количество прогулов, выполнение нормы часов. Программа учета рабочего времени действительно быстро работает, а статистику можно просматривать с айпада, находясь в командировке.

Staffcop

Система мониторинга действий пользователя Staffcop к сожалению не осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и точное (до секунды) время открытия каждого окна.

Выводы

Для небольших компаний со штатом до 15 человек следует выбрать DeskTime. Для более крупных компаний нужны показатели по подразделениям и высокая скорость обработки больших объемов данных. Пока это удалось найти только в программе учета рабочего времени сотрудников CrocoTime.

Сооснователь проекта IttyBiz Наоми Данфорд рассказала о своей «бессистемной» системе, которая позволит взять время под контроль. Если бизнес захватил у его владельца все 24 часа в сутки, пора провести анализ рабочего времени и взять ситуацию в свои руки. Для этого нужна система. Хотя многие считают: проще сказать, чем сделать. Тем более, что само слово «система» уже отпугивает некоторых людей. Как раз для них Наоми и разработала «что-то вроде системы», ведь это лучше, чем совсем ничего. Итак, вот ее этапы:

1. Начините ценить свое и чужое время.

Проведите анализ своего рабочего времени. Как часто его у вас крадут? А, может быть, вы сами его отдаете? Решите, наконец, что больше вы не отдадите его просто так. Ваше время имеет свою цену, потому его следует уважать и беречь. Часто никто не задумывается, как соотносятся ценность и цена времени. Делать что-то бессмысленное – не уважать себя. Сделайте анализ рабочего времени, вы поймете, сколько оно на самом деле стоит, и во сколько вам обходятся просмотр фрэндленты, онлайн-игры и переписка в мессенджерах.
Никто не любит выбрасывать деньги на ветер, но именно так мы и поступаем, когда тратим время бездумно. А оно так же имеет свою ценность, как и купюра из кошелька. Работа, не выполненная в срок из-за собственной несобранности и непродуктивности, заставляет его красть у семьи и друзей, ведь приходится работать внеурочно. Заставить ценить свое время, может только сам человек. Но стоит только это осознать, как человек начинает изобретать собственные способы увеличить продуктивность, даже если будет только отказ от посещения сети ВКонтакте.

2. Работайте над тем, что приносит реальный результат и деньги.

Так вы будете получать оплату своего времени сразу, что будет означать – время инвестировано правильно. Кроме того, проведя анализ рабочего времени и получая первые деньги за работу, вы быстро научитесь отсеивать то, что не приносит дохода. Это позволит избегать халтуры, и вместо пустого времяпрепровождения выполнять значимые для развития бизнеса задачи. Теперь не будет столько времени для всех подряд блогов и новостных порталов – придется отобрать только самые значимые. Это научит делать постоянный анализ рабочего времени и прекратит неконтролируемую утечку самого ценного ресурса.

3. Устраняйте свои слабые места.

Исправляйте ошибки в работе, из-за которых вы теряете клиентов и деньги. Создайте стратегию развития своего бизнеса, он не должен быть спонтанным, чтобы все недочеты исправлять своевременно и быстро. Проблемы с брендингом? С сайтом? С контентом? Решайте их сейчас. Убирайте все недочеты, тогда потом, проведя анализ рабочего времени, вы обнаружите, что вы стали гораздо продуктивнее. Слабые места и недочеты, заставляю терять время и деньги. Если избавится от ошибок в бизнесе, работа перестанет занимать все активное время в сутках. И останется место для отдыха, развлечений, а может и для дополнительной работы – кому как нравится.

Анализ рабочего времени, понимание ценности своего времени, работа на реальный доход и результат, устранение пробелов и ошибок – это и есть вся система, которая поможет повысить собственную эффективность, чтобы успевать жить.

Команда CrocoTime продолжает совершенствовать систему учета рабочего времени.

Обновленная программа дает возможность уменьшить нагрузку на оперативную память ПК, содержит показатель “непрофильное время”, имеет новый функционал и обновленный дизайн интерфейса.

Изменения серверной части ПО:

• Оптимизирована работа сервера системы учета времени: уменьшена нагрузка на оперативную память компьютера, на котором установлен сервер. В среднем по организации нагрузка на ОЗУ снизится до 1,5-2 раз (в зависимости от того, чем и сколько пользуются сотрудники – сайтами или десктопными приложениями).

• Переработана синхронизация с Active Directory – добавлена возможность связывания учетных записей сотрудников. При этом администратор системы учета времени самостоятельно может связывать их вне зависимости от того, доменная учетная запись или локальная. В CrocoTime 4.1.5 реализованы более широкие возможности управления – синхронизацию можно отключать совсем или частично.

• Переработаны фильтры автогруппировки системы учета времени: можно устанавливать приоритет для нескольких пересекающихся фильтров.
• Страницы с одинаковым названием в детализации по сайту теперь группируются в одну строку с суммарной активностью.


Изменения в интерфейсе системы учета времени:

• Добавлены новые вкладки: “Мониторинг” и “За день”. Вкладка “Мониторинг” объединяет все действия с учетными записями, возможности активации и отключения мониторинга по сотрудникам, установку агентов, диагностику и некоторые другие функции. Вкладка “За день” показывает активность всех сотрудников за выбранный день. Она позволяет комплексно оценить работу организации в каждую конкретную дату.
• Введен показатель непрофильного времени – рабочего времени, которое сотрудник тратит на выполнение “чужих” обязанностей: например, программист, тестирующий систему (работа тестировщика) или бухгалтер, заполняющий личные карточки сотрудников (работа менеджера по кадрам). По сути, эта деятельность полезна, но не входит в прямые обязанности сотрудника.
• Изменено окно настройки графиков работы, теперь здесь можно задать лимиты нарушений.
• Добавлена возможность скрывать учетные записи сотрудников, отделы и программы, по которым нет статистики.
• Произведен редизайн интерфейса системы учета времени CrocoTime.


Разработчики CrocoTime в обновлении 4.1.5 упростили работу с системой учета времени, автоматизировали процессы установки, синхронизации и диагностики ПО. Сотрудники технической поддержки готовы ответить на возникшие вопросы, звоните по бесплатному номеру 8 800 555 30 09.

Во время кризиса складывающаяся не лучшим образом экономическая ситуация в большинстве отраслей приводит к возникновению серьезных трудностей: снижается спрос на товары и услуги, сокращаются поставки, уменьшается численность розничных покупателей, возрастает дебиторская задолженность и т.д. Внутренние затраты на обеспечение бизнес-процессов превышают прибыль многих предприятий. Самым уязвимым (как и самым ценным) ресурсом компании всегда был персонал. Именно для наблюдениям за этим ресурсом и создана программа учета рабочего времени.

В условиях кризиса особое значение приобретает вопрос кадрового состава организации. Ведь именно штат сотрудников, так или иначе, является движущей силой практически любой компании. Неэффективное использование человеческих ресурсов ведет к неоправданным расходам и росту косвенных издержек. В условиях жесткой конкуренции избежать ошибок в кадровых вопросах поможет программа учета рабочего времени. Так как такие ошибки могут не только снизить позиции компании, но и поставить под угрозу ее существование, не стоит откладывать внедрение программы учета рабочего времени.

Она помогает решить несколько вопросов:
• Как повысить рентабельность компании без серьезных вложений?
• Как сделать работу персонала наиболее эффективной и сократить неоправданные расходы ФОТ?
• Как добиться от каждого работника максимальной отдачи?
• Как определить, кто из сотрудников продуктивен, а кто – нет?

Чтобы решить эти и многие другие проблемы управления персоналом, была создана программа учета рабочего времени. Одной из наиболее известных систем в этом секторе является программа учета рабочего времени CrocoTime. Это первая система, ориентированная на средние и крупные компании, поэтому появляется возможность анализировать эффективность работы сразу нескольких тысяч сотрудников.

Признаки того, что вашему бизнесу необходима программа учета рабочего времени:
• Сотрудники опаздывают или уходят домой раньше.
• Очень часто кто-то из сотрудников отпрашивается с работы или берет отгулы.
• Затягиваются перерывы на обед, «перекуры», «личные звонки».
• При вас все заняты делом, а «за спиной» «зависают» в соцсетях, тратя рабочее время на «лайки».
• Нужного вам работника постоянно нет на месте.

Автоматизированная программа учета рабочего времени оперативно предоставит объективные данные. Опираясь на наглядные показатели, руководитель сможет принять решение: каких сотрудников стоит поощрять и мотивировать, а с какими выгоднее расстаться. Используя программу учета рабочего времени, менеджер начнет использовать ресурсы компании в полную силу и сможет вывести кампанию на более высокие показатели эффективности.

Пока эксперты пугают неблагоприятными прогнозами насчет устойчивости российского рубля, а люди спешно скупают крупу в магазинах и простаивают в очередях к банкоматам, настало время менеджерам компаний задуматься о том, как выжить в условиях экономической нестабильности. Если отвлечься от самых трагичных определений, кризис – это не конец света, а отличная возможность перестать мыслить шаблонно и, наконец, начать действовать. В кризис найти новые резервы в компании поможет контроль сотрудников и оптимизация бизнес-процессов.

Разумеется, каждый руководитель хочет, чтобы компания развивалась и приносила наибольшую прибыль. В случае, когда дела и так идут неплохо, решиться что-то изменить довольно сложно: постоянная боязнь испортить отлаженный механизм существует всегда и везде. Теперь кардинальные изменения для увеличения эффективности становятся необходимостью – системы, которые ведут контроль сотрудников тому подтверждение. Если в «сытое» время в них нуждались не так остро, то теперь, когда каждая копейка на счету, а любая управленческая ошибка стоит гораздо дороже, такие системы становятся жизненно необходимы компаниям.
Организации давно научились измерять эффективность производства – для этого существует производственная экономика и ее математические методы. Однако очевидно, что главный ресурс каждой компании (особенно в сфере услуг) – это персонал. Однако всем известно, что есть сотрудники, для которых работа – место, где можно поболтать с коллегами, попить чай, обсудить последние новости, приятно провести время в соцсетях. И без объективного контроля сотрудников, сложно правильно оценивать вклад каждого сотрудника в общее дело и эффективно управлять самым ценным материалом.

Что нужно учитывать, организуя контроль сотрудников на рабочем месте:

1. Ведите учет рабочего времени сотрудников
Это вовсе не означает, что нужно «дышать в затылок», внедрять тоталитарный контроль сотрудников и держать в страхе персонал, всячески нарушая личное пространство работников. В настоящее время существует эффективное программное обеспечение, которое способно составить подробную статистику по загруженности каждого сотрудника. Оно позволяет правильно распределить задачи для всех членов команды и избежать ситуации, типичной для многих офисных работников - когда одни «ночуют» на работе, а другие 70% рабочего времени просиживают в социальных сетях и исследуют ассортимент онлайн-магазинов.

2. Анализируйте данные о работе сотрудников

Совмещение данных о результатах работы с количеством времени, потраченным сотрудником на выполнение поставленных задач, выявит коэффициент эффективности работы каждого сотрудника. Это важно, чтобы контроль сотрудников не стал самоцелью. У кого-то этот коэффициент будет больше, у кого-то меньше – и эти данные будут отражать реальное положение дел. В результате руководители могут поощрять отличившихся сотрудников и мотивировать их на дальнейшие успехи, а также применять необходимые меры к тем, кто лишь создает видимость деятельности.

3. Оптимизируйте систему труда и используйте данные на практике

Разумеется, после полного анализа данных о работе подчиненных, управленцев всегда ждет немало сюрпризов – как приятных, так и не очень. Однако, самое важное – это правильно использовать полученные данные. Контроль сотрудников должен помочь внедрению различных управленческих практик и решений. Не нужно убирать данные анализа в «долгий ящик». Используйте их сразу, это даст вам конкурентное преимущество особенно в нестабильное кризисное время.

Тот, кто владеет информацией – владеет миром. Система контроля сотрудников поможет взять под контроль ситуацию в организации, принимать взвешенные решения в кадровом вопросе и формировать сильную команду профессионалов, способных вывести предприятие на новый уровень.

Рынок систем контроля сотрудников предлагает множество вариантов: от видеонаблюдения и электронной регистрации прихода и ухода до ежедневных отчетов и автоматического учета рабочего времени. Все руководители осознают одно, что учет использования рабочего времени сегодня крайне необходим. Какие плюсы и минусы есть в учете рабочего времени?

Плюсы

1. Мотивация
Сторонники учета использования рабочего времени в качестве главного аргумента приводят Хоторнский эксперимент, проведенный в начале ХХ века в США и показавший, что сам факт контроля мотивирует сотрудников работать лучше и более ответственно относиться к своим обязанностям.

2. Оптимизация
Автоматический учет использования рабочего времени показывает, какими программами и сайтами пользуется сотрудник, разделяя их на продуктивные и непродуктивные, а также подсчитывая, сколько времени уделено программе или сайту. Сотруднику такие знания помогут обнаружить свои «слабые места», понять, куда уходит время. Руководству же эта информация поможет избежать дублирования функций, решить, какие задания дать сотруднику, спланировать работу компании наилучшим образом. Учет использования рабочего времени делает прозрачной деятельность сотрудников и помогает ее оптимизировать.

3. Оценка
Учет использования рабочего времени позволяет руководству видеть, в каком объеме сотрудник справляется с поставленными задачами. Эти данные значительно облегчают решение вопросов о награждении сотрудников, выплате премий, применении штрафов и других санкций.

4. Отчетность
Некоторые автоматизированные системы для учета использования рабочего времени предоставляют подробную статистику работы не только сотрудника, но и отдела в целом, учитывают документы, с которыми велась работа. Руководитель может включить эту информацию в отчетность организации, сэкономив время на ее подготовку.

Слабые стороны

Однако, кроме достоинств, учет использования рабочего времени имеет и недостатки:
1. Стресс
Закон Йеркса-Додсона, известный также как закон оптимума мотивации, говорит о том, что избыточная мотивация снижает эффективность деятельности. Зная, что работа оценивается, и желая показать себя с лучшей стороны, сотрудники могут стать более тревожными и невнимательными, начать допускать ошибки.
2. Трата времени
Ряд методов учета использования рабочего времени требуют заполнения ежедневных или еженедельных отчетов о времени выполнения работы, ответов на вопросы о видах активности в течение рабочего дня. Эти действия отнимают у сотрудников часы, которые они могли бы потратить более эффективно.
3. Ограниченность объема данных
Системы, анализирующие сайты и программы, на которые уходит время сотрудников, работают с немалыми массивами информации. По данным компании-разработчика сетевых систем «Инфомаксимум», максимальный объем данных, который могут предоставить многие такие системы, – статистика деятельности 50 сотрудников за один месяц. Это ограничение делает невозможным использование автоматизированного учета использования рабочего времени в крупных организациях.

Таким образом, оптимальным способом контроля сотрудников, позволяющим сделать их работу более продуктивной, является, в первую очередь, автоматический учет рабочего времени.

На сегодняшний день организации разными способами ведут учет времени. Программы, которые в этом помогают, становятся все популярнее. Но как понять, нужна ли она вашей компании?

1. Повысить продуктивность работы

Продуктивная работа любой организации напрямую зависит от эффективной работы сотрудников. В условиях экономического кризиса эта мысль должна стать ключевой. Программа учета рабочего времени поможет руководителю понять, как грамотнее спланировать работу сотрудников, улучшив показатели отдела.

2. Адаптировать KPI

Ключевой показатель эффективности не может быть общим для всех сотрудников, как бы этого не хотелось. Ведь коллеги не могут делать одно и то же дело одновременно. Проанализировав деятельность конкретных работников за определенный промежуток времени, можно с легкостью поставить KPI, соответствующий рабочим задачам сотрудника. Упростить работу в этом направлении поможет программа учета времени работы.

3. Контролировать сроки реализации проектов

Любой рабочий процесс должен иметь конкретные сроки. Но случается, что какая-либо задача не решена к определенному моменту времени. Чтобы избежать этого, опытный руководитель должен распределить нагрузку на работников и минимизировать простои в работе. В чем ему, несомненно, поспособствует программа учета времени работы.

4. Оценивать переработки сотрудников

Периодически возникают задачи, требующие на свою реализацию больше времени, чем имеется в наличии. В таких ситуациях сотрудники перегружены, чаще задерживаются в офисе и работают внеурочно. Но как понять, кто задерживается, чтобы работать над проектом, а кто только создает видимость труда? Программа учета времени поможет топ-менеджерам понять, кто из сотрудников достоин большего вознаграждения за свои труды.

Если в компании много сотрудников, занятых работой за компьютером, руководитель может легко внедрить учет времени. Программы, которые могут автоматизировать процесс, сделать его удобным и понятным, существуют давно и используются современными компаниями для повышения эффективности бизнес-процессов и роста продуктивности персонала. Программа учета времени работы – современный способ повысить доходы компании.

Как это не печально, но, согласно статистике, большая часть убытков предприятия (70 %), связанных с воровством случается при участии и по вине сотрудников. При этом большинство этих нарушений совершают благонадежные сотрудники, трудившиеся на благо компании более года и имеющие репутацию надежных людей. Работая в компании продолжительное время, работник знакомится с ее внутренним устройством, программой для контроля работы сотрудников, системой безопасности и дальше может пронять, как их использовать в собственных интересах.

Воровство, все-таки, крайний вариант, более распространены мелкие нарушения. Без отлаженной программы для контроля работы сотрудников распространяются следующие типичные злоупотребления:

1. Пустая трата рабочего времени

2. Использование рабочего оборудования в личных целях

3. Злоупотребления (воровство, использование не по назначению, фальсификации, подделки) чеков, денег на счетах и пр.

4. Кражи корпоративной техники и инвентаря

5. Сговоры с поставщиками, клиентами

6. «Откаты» и взятки

7. Фальсификации документации (отчетностей, рабочих записей и пр.)

8. Махинации в заработной плате (например, оплата труда несуществующих лиц)

HR-специалисты считают, что всего 30% сотрудников абсолютно преданы компании и не предадут ее в любых обстоятельствах. 50% опрошенных нарушат закон, если будут уверены, что не последует наказание или что оно будет мягким, 20% респондентов смогут в любых обстоятельствах нарушить закон. Данные для многих покажутся неожиданными, но без современной программы для контроля работы сотрудников компания может быть «уничтожена» изнутри.
Потому, руководство большинства предприятий решает строго контролировать своих работников. Эксперты American Management Association и The ePolicy Institute в 2003 году изучили системы наблюдения за сотрудниками. Было опрошено 1627 руководителей. 82% заявили, что используют те или иные инструменты автоматизированных программ для контроля работы сотрудников: 63% следят за активностью сотрудников в Интернете, 47 % анализируют электронную переписку сотрудников. Подобное исследование в России проведено не было, потому объективных данных по отечественным предприятиям нет. По наблюдениям некоторых специалистов, в России ситуация с использованием программ для контроля работы сотрудников аналогична.

Перечислим некоторые методы, которые использует руководство российских предприятий для контроля персонала:

1. Подбор персонала.

2. Открытые и скрытые системы видеонаблюдения

3. Автоматизированные программы для контроля работы сотрудников на компьютере

4. Запись, прослушивание и анализ телефонных разговоров сотрудников

5. Мониторинг рабочей электронной почты

6. Автоматизированные системы учета рабочего времени

7. Контроль мобильных телефонов сотрудников

Чтобы программа для контроля работы сотрудников не вызвала проблем у самого руководства, нужно придерживаться ряда правил:

• Предупредить сотрудников об использовании инструментов контроля

• Объяснить, для чего нужен мониторинг их деятельности

• Установить понятные правила, что и как будет контролироваться

• Определить и озвучить меры наказания за нарушения
Если придерживаться озвученных выше правил, программа для контроля персонала будет давать положительные результаты.

Высококлассным профессионалам все чаще хочется выбирать, где, когда и как работать. Работодатели рады иметь в штате таких специалистов, но стоит ли в таком случае вести контроль за работой персонала или предоставить сотрудникам свободу?

Исследователи выяснили, что компании, которые позволяют сотрудникам работать удаленно не менее трёх раз в месяц, могут увеличить рост годовой прибыли минимум на 10 % в сравнении с компаниями, не практикующими такой подход. А некоторые фирмы именно с такой политикой по отношению к своим сотрудникам и связывают свой успех. Но речь не идет о том, что контроля за работой персонала нет совсем, просто сотрудники могут выбирать над каким проектом и в каком качестве они будут работать.

Некоторые крупные организации утверждаю, что благодаря удаленной работе сотрудников. Они добиваются повышения производительности. Подробное исследование компании LRN показало, что фирмы, где сотрудники обладают более высокой степенью свободы, в 10-20 раз чаще обгоняют фирмы, где у работников низкий уровень свободы. Однако, не стоит путать это с вседозволенностью и отсутствием контроля за работой персонала.

Если ваши сотрудники способны выполнять работу качественно и в срок, не находясь при этом в офисе, то нужно предоставить ему такую возможность, а контроль за работой персонала не будет доставлять в таком случае каких-либо проблем. Чтобы привнести в коллектив дух свободы, нужно пройти три шага.

1. Выясните, какая именно свобода нужна вашим сотрудникам, и постарайтесь действовать в соответствии с их пожеланиями.

Потребности персонала очень зависят от рода деятельности компании, от услуг или товаров, которые она предоставляет, от местоположения и много другого. Узнать их нужды можно, только задав прямой вопрос. Наиболее часто сотрудник просят: возможность работать удаленно, увеличить оплачиваемый отпуск, выбирать проект, способы вознаграждения за выдающийся вклад в развитие проекта, определять своего линейного руководителя, принимать решения о пути профессионального развития и роста. Когда люди настроены серьезно, то руководитель поймет это при личной беседе, услышит и оценит их запросы и не будет беспокоиться по поводу контроля за работой персонала. Если компания большая, а сотрудников слишком много чтобы лично встретиться с каждым, проведите несколько дискуссий с представителями разных отделов.

2. Тщательно изучите инструменты для коммуникации удаленных сотрудников.

Компании Slack, Yammer, Hipchat, Asana и Trello изготавливают для таких целей различные средства взаимодействия и общения. Это значительно облегчает коммуникацию между всеми представителями команды и заинтересованными лицами. Чтобы определиться каким именно средством будет пользоваться ваша компания, посоветуйтесь с теми, кто уже имеет опыт удаленной работы, особенно из стратаповской среды, обычно они более подкованы в вопросе технологических новинок. Кроме того, такие инструменты помогут руководителю вести контроль за работой персонала.

3. Смело заявляйте о свободолюбивой ориентированности вашей организации.

Сегодня возможность удаленной работы для кандидатов на рынке труда является конкурентным преимуществом компании. Такой бренд, где есть приятные нюансы и гибкость в политике компании, сильнее привлекает профессионалов. Если правила вашей компании действительно привлекательны для потенциальных сотрудников, обязательно расскажите им об этом на официальной странице компании и упоминайте при интервьюировании. Не упускайте возможности – используйте это конкурентное преимущество. Не нужно бояться, что кандидаты ошибочно подумают, что контроля за работой персонала в вашей компании нет. Грамотное интервьюирование кандидата расставит все на свои места.

Руководство компаний привыкло к мысли, что контроль за компьютерами сотрудников в офисе необходим: за каждым лично не уследишь, а автоматизированный процесс дает такую возможность и делает процесс отлаженным и удобным. Но особого внимания требует контроль за компьютерами сотрудников «на удаленке».

Если раньше работа из дома ассоциировалась с образом лентяя на диване, то теперь современные технологии и желание работодателей сократить расходы способствуют тому, что все больше работников трудятся за пределами офиса. И удаленная работа персонала оправдывает себя, если руководство не экономит на инструментах контроля за компьютерами сотрудников.

По приблизительным подсчетам с 2005 по 2012 гг. на 80% выросло количество американцев, работающих из дома. Да и самим сотрудникам так комфортнее: все-таки это некоторая свобода, гибкий график и привычное пространство. Как оказалось, при грамотной организации удаленная работа более продуктивна. Ученые Стенфордского университета доказали, что сотрудники, работающие из дома, на 13% результативнее своих офисных коллег. Но это возможно только при условии правильной организации труда и зависит от личных качеств человека. Потому, чтобы руководитель не беспокоился о результатах, внедряя удаленную работу в компании, ему необходим контроль за компьютерами сотрудников, а им – советы по организации рабочего процесса в домашних условиях.

Четкое расписание

Расписание – это и четкая структура рабочего дня, и дополнительная стимуляция персонала. Начало трудового дня дома должно быть таким же, как в офисе: нужно вставать вовремя, удобно одеваться и работать за компьютером, не реагируя на интернет-отвлечения. Если введет контроль за компьютерами сотрудников, то это сделать проще, т.к. он будет мотивировать человека соблюдать рабочий график.
Нужно обязательно включать в расписание время на отдых, так он не будет спонтанным, а станет вознаграждением за работу, особенно сверхурочную.

Обозначенные границы

Нередко, когда сотрудник переходит на работу из дома, она постепенно проникает и в личную жизнь и пространство. Чтобы этого не произошло, нужно установить границы, иначе сотрудник будет на работе всегда. Хорошо, когда в доме есть постоянное и четко обозначенное место для работы. Желательно объяснить и родным, что дома вы работаете, и никто вас не должен отвлекать.

Время на семью и отдых так же должно быть очерчено рамками, чтобы и родным сотрудника было легче ориентироваться в новой ситуации и правилах, а также ощущать, что и им посвящается достаточно внимания. Руководитель же зная о таких границах и отслеживая рабочее время через контроль за компьютерами сотрудников, будет точно знать, что время подчиненного дома не уходит впустую.

Регулярные паузы

Когда сотрудник только переходит на удаленную работу, он может стремиться доказать, что его продуктивность не снизилась и работать до последнего издыхания. Но вот человеческий мозг не способен работать без пауз. Как определить, сколько их нужно, выяснили исследователи фирмы, работающей в соцсетях. Они наблюдали за привычками самых продуктивных своих работников и выявили, что самые лучшие трудятся около 52 минут, а потом 17 минут посвящают отдыху. Для такой паузы подойдет любая деятельность, которая разгрузит мозг: небольшая зарядка, листание журнала, взгляд в окно и т.п. Мозг – это своего рода мышца, которая после интенсивного напряжения требует отдыха, чтобы продолжить потом работать с той же продуктивностью. Кроме того, контроль за компьютерами сотрудников покажет работодателю, что есть логичная и обоснованная закономерность в режиме труда работников. В то время как продолжительная интенсивная работа скорее вызовет подозрения, ведь она физически сложна для человека.

Список побед

Человеку, который работает из дома и остается с собой один на один, трудно поддерживать мотивацию, особенно, когда вокруг столько отвлекающих факторов: немытая посуда, новостная лента соцсетей, неоплаченные квитанции. Чтобы не терять рабочий настрой, нужно вспомнить, что удалось сделать за этот день, похвалить себя и не концентрировать внимание на том, что не удалось или не успел сделать. Хорошо помогает фиксация событий дня, которые будут напоминать об успехах и достижениях, позволяя двигаться дальше. А снизить влияние отвлекающих факторов поможет система контроля за компьютерами сотрудников, она не даст зависнуть в ВКонтакте или выбирать новые полотенца в интернет-магазине, в то время как рабочие задачи будут простаивать.

Разумный контроль за компьютерами сотрудников и несколько простых правил облегчат переход на удаленную работу персоналу и снизят беспокойство руководителей. И тогда обе стороны смогут оценить все преимущества такой организации труда.

Исследователи Питтсбургского университета, Колумбийского университета, Университета Майами и Флоридского университета выяснили, что плотная загруженность на работе иногда идет на пользу сотрудникам. Хотя чаще всего можно встретить обратное мнение.

Американские университеты заинтересовались этой проблемой, потому что синдром вечной занятости свойственен именно этой культуре. Хотя и отечественные компании, осуществляющие контроль персонала, могут «похвастаться» тем же. С проблемой пытаются бороться: предлагают сотрудникам удаленную работу, щадящий режим и гибкий график. Однако ученые США отметили другую закономерность – дополнительные задачи иногда требуются для продуктивной работы самим сотрудникам.

В некотором смысле правы те руководители, которые пытаются выяснить с помощью контроля персонала, кто недогружен, и увеличить их объем работ. Это помогает сотрудникам избавиться от прокрастинации, повысить их отдачу – и, в итоге, позволяет работникам ощутить себя счастливыми. Исследователи заметили, что продуктивнее те люди, которые пусть даже пропустили дедлайн, но в нужной мере загружены рабочими задачами. В конце концов, они закончат их быстрее, чем их менее загруженные коллеги. Ученые отмечают, что длинный список дел позволяет лучше концентрироваться и не дает разрастаться негативным эмоциям. Своевременные контроль персонала позволит руководителю увидеть реальную картину загруженности работников своей компании и принять необходимый меры.

Чтобы выявить такие закономерности, ученым американских университетов нужно было провести масштабное исследование данных из тематического бизнес-приложения (около 600 000 задач на почти 29 000 пользователей Task Manager) и еще осуществить два эксперимента.
Благодаря исследованию, выяснилось, что работники, если у них был гибких график и свободное расписание, когда пропускали дедлайн по конкретной задаче, расходовали на ее завершение 37 дней дополнительно. В тех же условиях специалисты, которые имели к этому много других задач, выполняли задачу по дедлайну за 25 дней. Контроль персонала покажет реальную картину, кто из сотрудников насколько занят работой. Это может стать ключом к тому, почему кто-то из работников эффективнее справляется с авралом, а кто-то тратит на это больше времени.

Доцент Питтсбургского университета Эндрю Т. Стивен указывает, что срыв сроков задачи – серьезный фактор демотивации. Работник чувствует вину, злится, и возвращается к этим эмоциям каждый раз, когда думает об этом «провале». Чтобы избегать негативных ощущений, он откладывает выполнение задачи все дальше. Тогда как сильная загруженность помогает справиться с эмоциями. Если контроль персонала осуществляется на должном уровне, то легко заметить такое поведение кого-то из членов команды.
Когда специалист находится внутри многих задач, когда деятельность вокруг него кипит, то он не может позволить себе расслабиться. И потому ему проще не избегать неприятного дела, а завершить его. Если руководитель ведет контроль персонала и заметит, что кто-то из сотрудников пропустил дедлайн, но при этом загружен другими задачами, то для беспокойства нет причин. Скорее всего, подчиненный доделает все задачи и, возможно, даже быстрее, чем если бы он был «свободнее». Не нужно бояться давать сотрудникам больше дел, при правильном планировании это их будет только мотивировать.

Однако, как предупреждают исследователи, граница между оптимальной и чрезмерной загруженностью очень индивидуальна. Если перед работником поставить крайне много целей и задач, он ощутит свою беспомощность, ущербность и неспособность добиться хорошего результата. Потому грамотный контроль персонала дает возможность вовремя отследить перегиб в чрезмерной нагрузке сотрудников.

Шведский исследователь Роланд Полсен, мировой эксперт в области уклонения от работы, выяснил, что на «пустой труд» сотрудник тратит около двух часов в день. И это не простое сидение в соцсетях и болтовня с коллегами, в книге Empty Labor он рассказал, как возникла и почему развивается настоящая «наука отлынивания». Для этого он опросил сотрудников, которые на «пустой труд» могут потратить до 4 часов рабочего дня. Любому владельцу бизнеса не понравится такое положение дел в его компании, и он задумается о программе контроля работы сотрудников. И будет прав, ведь она поможет хоть как-то ограничить трату такого ценного ресурса.

Роланд Полсен в интервью для The Wall Street Journal, отметил, что большая часть профессий хотя и требуют от специалистов высокой отдачи, однако не имеют жесткой конкуренции. Потому некоторые дни специалистов не так плотно загружены. Сегодня работодатели применяют самые различные устройства и технологии для контроля персонала. Особое место среди них занимает автоматизированная программа контроля работы сотрудников. Несмотря на то, что работники с каждым годом проводят на работе все больше и больше времени, два часа тем не менее уходят на «пустой труд».

Почем так происходит? Ведь пустой труд абсолютно бесполезен – не приводит к повышению дохода или карьерному росту. Ответ кроется в понимании сотрудниками сути своей работы. Им кажется, что какие-то отдельные задачи или даже весь их труд бессмысленны и не несут никакой пользы компании и не отвечают потребностям клиентов. Бывает, что конкретный сотрудник разочаровался в компании, ее миссии и целях. Или же негативные ощущения вызывает конкретный управляющий. Программа контроля работы сотрудников это может выявить. Особенно в том случае, когда работники стремятся вернуть себе время, которое отнимает у них наемный труд. Так же программа контроля работы сотрудников отметила проблемы с продуктивностью сотрудников, если они отлынивают из-за неравенства. Бывает так, что рядовые специалисты работают больше при меньшей оплате и не имеют даже возможности немного передохнуть между задачами, в то время, как высшее руководство получает значительно больше и жалуются на «простои» в рабочее время. При этом большее внимание руководство уделяет низкооплачиваемым специалистам, внедряя программу контроля работы сотрудников. Тогда как именно у них обычно нет возможности «раскачиваться» полдня.

Как работники уклоняются от обязанностей

Обычно руководители догадываются, что их подчиненные работают не в полную силу. И, конечно, всячески пытаются изменить положение дел, вводят различные системы стимулирования, устанавливают показатели KPI, внедряют программу контроля работы сотрудников. Такие гиганты как Google и Facebook гордятся тем, что у их сотрудников все сильнее стирается граница между рабочим и личным временем. Однако этим могут похвастаться только очень крупные компании.

Не все сотрудники занимающие «пустым трудом» делают это по причине природной лени или из-за нежелания работать. Можно сильно удивится, что некоторые так ведут себя не по собственной воле и они не получают от этого особого удовольствия. Яркий пример тому, обнаруженный Роландом Полсеном, служащий банка, который работал над проектом всего 15 минут в день. При этом он не был виновником такой ситуации – просто менеджер проекта был слишком занят, чтобы проанализировать ситуацию и дать дополнительные задания подчиненному. Этот служащий не стал имитировать бурную деятельность, а пошел к руководству, чтобы рассказать о ситуации. Этой истории могло бы и не случится, если руководство в должной степени воспользовалось бы всеми возможностями программы контроля работы сотрудников и своевременно обнаружило проблемы в этом отделе.

Программа контроля работы сотрудников показала бы руководителю «слабые места» команды. Так, в практике шведского социолога встречались копирайтеры, занятые почти весь день ведением личного блога, разработчики, которые поведали, как безнаказанно приходить позже и уходить раньше с работы, архивист, который написал диссертацию в рабочее время.

Как так получается? Полсен выявил, что не все руководителю четко представляют, как именно нужно выполнить то или иной задание, что оно включает, сколько времени и сил на него нужно потратить. Сем больше компания, тем труднее приходится менеджерам, они не всегда понимают, что происходит, особенно это касается узкоспециализированных задач. Кроме того, ничто не мешает самому сотруднику сказать, что для решения конкретной задачи нужно 20 рабочих часов а не 10 и держать руководителей на почтительном расстоянии, чтобы они не смогли понять что к чему. Вот тут и становится ясно, как необходима менеджеру адекватная программа контроля работы сотрудников, как важно отслеживать на что уходит время конкретного сотрудника, отдела и всего коллектива компании.

Среди ваших знакомых есть человек, который все успевает, несмотря ни на какие обстоятельства? Вам кажется, что он может быть везде и по всюду, он никогда не опаздывает, помнит все запланированные задачи и легко ведет учет отработанного времени? Наверняка, его даже считают сверхчеловеком. Все может оказаться гораздо прагматичнее, просто такой человек хорошо владеет навыками тайм-менеджмента. Таких людей сегодня становится все больше и больше, они делятся решениями и личными лайфхаками, которые и позволяют им четко планировать, все успевать и применять учет отработанного времени для повышения собственной продуктивности.

Вот их наработки:

1. Отмечать активность в календаре

Одно известное PR-агентство для налаживания культуры тайм-менеджмента несколько лет назад внедрило методику Глеба Архангельского. Согласно ей рабочее время сотрудников теперь планируется только в календаре Microsoft Outlook. Бумажными носителями для этих целей больше не пользуются. Коллеги PR-агентства могут получать доступ к календарям друг друга – это удобно и позволяет легко выяснить, где сотрудник и над чем он работает. Календарь имеет функцию присвоения конкретно цвета для конкретной задачи, чтобы определять ее приоритетность. Зеленый цвет – сигнал того, что к коллеге можно обратиться для решения рабочих задач, несмотря не его занятость. Синий цвет задачи запрещает беспокоить и отвлекать работника. Оранжевым обозначены те задачи, во время которых сотрудника нет в офисе: он на встрече, на конференции или другом мероприятии. Есть и другие обозначения. Очень удобно в таком режиме планировать использование переговорки – каждый может посмотреть, когда она занята и забронировать нужно время для своих целей. Это очень облегчает планирование, структурирует работу и не дает запутаться в учете отработанного времени.

2. Используйте трекинговые системы для рабочих задач

Некоторые компании не ведут строгий учет отработанного времени и в них даже нет утвержденного графика работы, в классическом понимании этого термина. Так в одной известной IT-компании руководство настолько доверяет своим сотрудникам, что позволяет им самостоятельно управлять рабочим временем, оценивать трудоемкость процессов и задач. По согласованию с менеджером работник может часть работы выполнить вне офиса. В этом команде помогает система Atlassian JIRA, которая служит для управления проектами. В таком подходе внимание уделяется не столько учету отработанного времени, сколько тому, как поставленные задачи были выполнены. Изначально Atlassian JIRA была создана для разработчиков, но ее можно приспособить для работы в других отделах: продуктовом отделе, службе маркетинга и рекламы и др.

Косвенно JIRA ведет и учет отработанного времени: когда руководитель или подчиненный ставит задачу, исполнитель может оценить сколько времени он потратит на ее решение, отметить его в системе и корректировать по мере необходимости. Как только задача была решена, можно сравнить запланированное и реальное время на ее решение. Такие показатели полезны для дальнейшего планирования и последующей корректировки данных учета отработанного времени.

3. Оградитесь от внешних раздражителей

Многие руководители отмечают высокий уровень информационного шума, который очень часто мешает в планировании времени, потому сложно сосредоточится на рабочих задачах, когда кто-то или что-то постоянно от них отвлекает. Сложная задача часто требует время на вхождение в нее, и как только внешний раздражитель отвлекает вас от ее решения, на то, чтобы вернуться к ее решению может потребоваться до получаса дополнительного времени. Особенно, когда получаешь письма с пометкой ASAP (as soon as possible - как можно раньше). Учет отработанного времени в такой ситуации становится некорректным, ведь много времени уходит на «возврат» к прежней задаче.

Поможет минимизировать внешние вторжения:

- отключение оповещений о новых письмах;

- переключение телефона на беззвучный режим;

- закрытие соцсетей и RSS-рассылок.

Давно известно, что 40% нашего времени отнимают привычки, так пусть лучше они будут полезными.

Современному человеку привычно проверять рабочую почту дома и быть на связи, отвечая на рабочие звонки, круглосуточно. Исследователи подсчитали, что таким образом в среднем человек работает дополнительно 1,5 месяца за год. 80% опрошенных заявили, что работают и после того, как ушли из офиса. В то же время, работники до сих пор убеждены, что учет рабочего времени нужен только работодателям.

Действительно ли это так, если сотрудники даже не замечают как безвозмездно «отдают» 1,5 месяца своей жизни компании.
Для чего они это делают: большинство не хотят допустить хаоса в рабочих делах. Половина опрошенных отметили, что не могут не ответить на электронные письма, даже если рабочий день закончился, ведь клиентам и партнерам важно получать быструю реакцию на запросы. 31% сотрудников просто не могут отвлечься от работы даже когда пришли домой. Всего было опрошено 1000 человек. Большинству людей трудно обходится без учета рабочего времени, они теряют над ним контроль.

Среда стала мобильной. Возможность всегда находиться на связи, иметь доступ к рабочей почте и приложениям часто становятся некоторым must have для многих компаний. Компания желает знать, чем заняты ее сотрудники и внедряют системы, способные вести учет рабочего времени.

Некоторые исследователи бьют тревогу: технологии слишком сильно срослись с нашей жизнью. Люди не могут соблюдать здоровый баланс между работой и личной жизнью: они трудятся везде, где есть возможность. Почти 70% опрошенных проверяют почту до 8 утра, столько же – не ложатся спать, пока не просмотрят письма. Специалисты сращивают работу и личное: 60% читают рабочую корреспонденцию, общаясь с семьей, 40% - за обедом.

Иллюзия работы в стиле 24*7*365 состоит в том, будто можно сделать все и сразу, на самом деле это очень сложно. Человек, который одновременно играет с ребенком и решает рабочие вопросы в мобильном телефоне, одинаково непродуктивен в обоих процессах. Невозможно поддерживать полноценную беседу с друзьями и отвечать на рабочие письма в одно и то же время. Хотя на первый взгляд, человеку кажется, что он способен быть многозадачным и рационально ведет учет рабочего времени. Это не так.

Исследовательский центр "Империя Кадров" провел исследование, которое показало, что около половины опрошенных работают внеурочно и задерживаются в офисе. 23% - задерживаются каждый день до 1 часа, 15% - на 2-3 часа, 2% - около 5 часов, 4% - остаются на работе более 5 лишних часов. 56% опрошенных обычно уходят домой вовремя. 24 % респондентов задерживаются на работе ежедневно. Причина тому – авралы и большой объем рабочих задач. Если в компании не ведется учет рабочего времени, все переработки сотрудников становятся их добровольным благотворительным вкладом в развитие компании.
На пользу ли это самой компании? Спорный вопрос. В долгосрочной перспективе сверхзагруженный сотрудник начнет снижать производительность, больше уставать, терять мотивацию, допускать много ошибок. Руководитель должен понимать, что учет рабочего времени не сводится к эксплуатации команды на 200%. Это невыгодно компании. Отметим только один плюс сверхурочной работы для сотрудников – возможность повышать профессиональные компетенции и саморелизовываться. Но стоит ли оно того, ведь тогда вся жизнь человека сводиться к работе, развитие получается однобоким.

В поисках выхода из сложившейся ситуации, компании стараются обеспечить для работников баланс «работа-личное». Вводят такие понятия, как гибкий график, уход за детьми без отрыва от производства, дистанционная работа, комнаты отдыха, матери и ребенка. Но то, что это необходимое требование современного ритма жизни – уже ни у кого не вызывает сомнения. Учет рабочего времени не должен загонять сотрудника в тупик, когда он привязан к офису всеми возможными техническими средствами. Адекватный учет рабочего времени - как барометр должен указывать человеку перегибы в его ежедневном графике и не давать потеряться в ролях.

Некоторые исследователи утверждают, что к 2016 году половина всех работников будет работать удаленно. Это выгодно и удобно работодателям и работникам. Распространению такой формы трудового устройства способствует доступность онлайн-инструментов для организации работы и общения. Больше не надо искать сотрудников только в городе, где расположена организация. Однако, для некоторых владельцев бизнеса «удаленка» связана с рисками, когда нет возможности вести контроль за работой персонала и анализировать продуктивность сотрудников.
Убрать негативные факторы удаленной работы помогут современные инструменты менеджмента.

1. Виртуальная АТС

Работа удаленных сотрудников должна быть удобной, а инструменты для онлайн-общения простыми. Для решения этих задач идеально подойдет виртуальная АТС – она станет элементом контроля за работой сотрудников. Экономия средств на междугородних звонках, использование многоканального номера, переадресация звонков на SIP-телефоны и мобильные, снижение затрат на покупку телефонов и прокладку кабелей – вот лишь некоторые выгоды ВАТС. Она же интегрируется с любой системой CRM – и данные о клиентах и покупках можно хранить в одном месте.

2. Видеосвязь

Возможность использовать видеотрансляцию крайне важна для оптимизации удаленной работы. Это необходимо и для организации взаимодействия между коллегами, между руководителем и подчиненным, клиентом и сотрудниками компании, особенно, когда они находятся за границей. Видеосвязь значительно упростит руководителю задачу контроля за работой персонала.
Видеосвязь подразумевает возможность проводить виртуальные совещания. Из технических средств понадобится только телефон и компьютер в выходом в Интернет. В такой конференции могут участвовать сразу до 100 человек, она записывается в онлайн-режиме и позволяет по ее окончании оценить многие параметры: продолжительность совещания, активность его участников, расходы на организацию совещания и пр. Что имеет самое непосредственное отношение к контролю за работой персонала.

3. Google Docs

Хранить и работать с документами, созданными на базе Google Docs, очень удобно, достаточно только ввести email-адрес. Все материалы, находящиеся в Google Docs можно комментировать и редактировать онлайн, что очень удобно при совместной работе. Сотрудникам при этом не нужно находиться рядом территориально, вся работа над документами может проводиться дистанционно. Руководитель сможет оценить активность удаленных сотрудников и вести контроля за работой персонала, анализируя их работу в Google Docs.

4. Онлайн-проектировщик

Таких сервисов достаточно много (к примеру, “Битрикс24” и Wrike). Чаще всего такие сервисы просты в использовании и не требуют много времени для ознакомления и внедрения: в них легко можно ставить и описывать задачи сотрудникам, оценивать их важность и качество, отслеживать их в личном кабинете, наблюдать за проектами коллег и помогать им в исполнении. Онлайн-планировщик идеально вписывается в возможность контроля за работой персонала «на удаленке».

5. Онлайн-чат

Это один из самых доступных и удобных способов взаимодействия между сотрудниками. Самый известный из них - Skype. Никаких особенных знаний и навыков установка его не требует и займет она не более двух минут. Зато общение между членами команды может происходить в любое время, независимо от расстояния и часовых поясов.

6. Система учета рабочего времени

Это непосредственный инструмент для контроля за работой персонала. Руководитель может точно узнать, чем занят его удаленный специалист в рабочее время: трудится над проектом компании или «зависает» в онлайн-игре, сколько времени у него уходит на решения рабочих задач, насколько он продуктивен. Система легко устанавливается и позволяет следить за онлайн-активностью сотрудника, руководитель же получает понятную статистику о его работе. Кроме контроля за работой персонала, система позволит анализировать бизнес-процессы компании и повышать эффективность команды.
Таким образом, современные технологии позволят компаниям более качественно использовать «удаленный» труд, активируя все его преимущества и нивелируя недостатки.

Вполне естественно, когда человек опасаясь окончательного провала на работе, отказывается от личных дел. Он всего лишь стремится выполнить свои обязанности в срок. Часто ситуация действительно сложная и срочно надо выполнить какое-то поручение руководства. Но чаще всего за этими доводами стоит только одно – неумение планировать время, потому и приходится трудиться сутками, жертвуя чем-то ценным для человека: семьей, хобби, саморазвитием. Чтобы не подрывать личную продуктивность и успевать больше, поможет осознанный подход и программа для учета времени.

Оптимизация работы на микроуровне – вот, на что нужно ориентироваться. Чтобы в будущем не вспоминать с горестью об упущенных возможностях, в настоящем не следует кидаться на каждую задачу, бегать с одного совещания на другое, и отвечать на все письма и запросы. Дайте себе время на обдумывание и начните контролировать свой рабочий день с программой для учета времени, так вы поймете от какой вашей деятельности больше пользы.

Нельзя инвестировать бессознательно, ориентируясь на срочность и настойчивость внешних запросов и требований. Только обдуманное инвестирование обеспечит хороший результат. Для начала проанализируйте ситуацию и начните избегать хотя бы трех главных ошибок в планировании деятельности. И не забывайте следить за временем и контролировать его посредством программы для учета времени времени.

Ошибка 1: быть невнимательным.

Если не следить за инвестициями, особенно времени, то, скорее всего, они уйдут не на главное. Чтобы не сокрушаться над потерянным временем, ведите контроль ежедневных дел: отмечайте их в календаре, фиксируйте в блокноте или используйте электронное приложение для этого. А программа для учета времени отследит, если вы все-таки будете отклоняться от заданного курса. Так вы сможете делать своевременные корректировки плана.

Ошибка 2: позволять красть время.

Сложно представить масштабы индустрии по захвату вашего внимания: армии маркетологов денно и нощно работают над этой задачей. Окружающие люди от них не отстают: убеждают принять участие в благотворительном проекте, приглашают на конференции и долгие обеды и др. Кроме того, можно допоздна сидеть на работе, часто ездить в командировки, бесконечно общаться со СМИ и это замечательно, пока вдруг не обнаружиться, что вашим временем распоряжаются внешние силы. В такой напряженности, сложно уследить за временем, и начинается его воровство. Если вовремя обратить внимание на результаты программы для учета времени рабочего времени – все станет понятно. И время будет не так легко украсть, появится веский довод сказать «нет» на вновь поступившее предложение.

Ошибка 3: тратить время, чтобы сэкономить деньги.

Безусловно, что деньги следует расходовать с умом и беречься от необоснованных трат, но бывает, что немного большие финансовые траты сберегут один (или больше) час, который можно инвестировать гораздо выгоднее и потратить на важное дело. К примеру, ехать на машине часто дороже, чем на поезде, но дорога в первом случае займет времени в два-три раза меньше. Или пытаться анализировать свое время вручную, вместо того чтобы воспользоваться пусть и платной, но быстрой автоматической программой для учета времени.

Это только малая часть ошибок, которых можно избежать, если обдуманно инвестироваться время и следить за ним с помощью программы для учета времени. Такой подход позволит жить здесь и сейчас, не откладывая важные моменты на потом. Можно успевать работать и быть довольным, когда от чего-то можно отказаться, не жалея в будущем о зря потраченном времени.

Давно известно, что последствия от отсутствия сна человек ощутит гораздо раньше, чем отсутствие пищи. Если во втором случае за неделю, он, в крайнем случае, немного ослабнет и похудеет. То уже через два дня без сна он не сможет выполнять простейших действий. Это доказывает, что, не анализируя свой день, не проводя мониторинг времени и пренебрегая сном, ваша продуктивность ухудшиться очень быстро. Не зря организация Международная амнистия признала лишение сна – наиболее жестокой формой пыток.

Так почему же первое, что мы готовы принести в жертву, как только оказались в аврале, - это сон? Откуда такая уверенность, что если экономить один час на сне, то его можно потратить на что-то более полезное? Это большая ошибка. Доказано, что даже незначительный недосып снижает способность к восприятию, отрицательно сказывается на концентрации и продуктивности. Вы уже не способны адекватно оценивать свою загруженность и вести мониторинг времени.

Последствия такого пренебрежения ко сну, становятся видны не сразу. Но малейший недосып отразить на качестве работы, способности усваивать информацию, вести мониторинг времени и запоминать. Но сколько нужно спать?

На этот вопрос ответили ученые. Они размещали участников исследования там, где не было часов и окон, и сказали им, что можно ложиться спать, когда они этого захотят. Выяснилось, что 95% людей спало в пределах 7-8 часов, 2,5% - спали больше 8 часов, еще 2,5% - меньше 7 часов и чувствовали себя отдохнувшими. 2,5%, которым хватало и менее 7 часов сна для полноценного отдыха.

Это правило применимо ко всем без исключения людям, независимо от их профессии и рода деятельности. Но как оказывается, большинство людей уже давно потеряло представление, как это чувствовать себя выспавшимся, т.к. спят менее 7 часов. Им не хватает концентрации, чтобы мысль о том, что выдающиеся личности спят очень мало и совсем не нуждаются в мониторинге времени из-за своих врожденных способностей, опровергает результат исследования Андерса Эрикссона. Он проанализировал образ жизни скрипачей, оказалось, оказалось, что самые выдающиеся из них спали не менее 8,5 часов в сутки. Причем 20-30 минут – в первой половине дня. Это в среднем больше на 2 часа сна, чем позволяет себе среднестатистический человек. Сами скрипачи утверждают, что для достижения высоких результатов, сон стоит на втором месте по значимости.
Специалисты в области эффективности рекомендуют стремиться к 8-9 часовому сну и использовать для него каждую возможность: летите ли вы в самолете или пришли пораньше домой. Они убеждают, что лучше выкладываться на все 100% за 5-6 рабочих часов, чем на 60% - за 8-9 часов. И качественный анализ мониторинга времени поможет соблюсти баланс.

Чтобы восстановить силы, если все-таки не получилось выспаться, бывает достаточно вздремнуть 20-30 минут в послеобеденное время. Еще один очевидный совет для хорошей продуктивности – ложиться спать пораньше или в намеченное время. Как бы банально это не звучало, но другого варианта нет. Иначе вы будете искать способы встать позже. Еще одна рекомендация: готовьтесь ко сну заранее, еще за 45 минут до того, как погасите свет. Излишнее возбуждение, сразу после ответа на полученное сообщение или при работе над важным проектом, не даст вам сразу заснуть. А потом при мониторинге времени и анализе дневной продуктивности вы отметите общий спад, из-за того, что не удалось полноценно отдохнуть ночью. Кроме того, важные мысли, незавершенные дела и идеи лучше записать до сна, иначе оставшись у вас в голове они будут заставлять мозг работать и бесплодно размышлять, не дав уйти в глубокий сон.

Важность сна, как и мониторинга времени, нельзя недооценивать, чтобы оставаться стабильно продуктивным и не жертвовать своим здоровьем.

В современном динамичном мире бизнеса принято следить за успешным опытом крупных игроков рынка. Так успешным для многих компаний оказался опыт найма удаленных работников, вопрос заключается только в том, как проводить контроль работы таких сотрудников. Для многих именно это становится главным минусом, который перекрывает все положительные моменты: и экономию на аренде помещения, и возможность найма ценных специалистов из других регионов, и отсутствие расходов на организацию рабочего места и покупку оборудования и пр.

Прежде чем нанять удаленных специалистов, нужно, чтобы руководитель мог точно представлять, что необходимо для организации эффективной деятельности и как организовать контроль работы сотрудников. Вот на какие моменты нужно обратить внимание.

1. Разберитесь с причинами

Руководителю нужно самому решить для чего это нужно: это модно? так сделал конкурент? просят менеджеры подразделений? Сокращение расходов и уменьшение расходов на заработную плату – мотивы все-таки лучшие. А чтобы убедится, что вы не упустите контроль работы сотрудников, установите для них испытательный срок.

2. Проведите объективную оценку ситуации

Выясните, действительно ли задачи, которые будут стоять перед работником, возможно решать дистанционно. Есть специалисты, для которых это является проблемой: это может быть HR-менеджер или личный секретарь. Есть профессии, в которых крайне важен личный контакт с подчиненными, коллегами, клиентами. Но такие специалисты, как программист, бухгалтер, маркетолог, кадровик и др. могут без особого труда выполнять свои функции удаленно. И контроль работы этих сотрудников будет осуществить достаточно просто.

3. Учитывайте человеческий фактор

Стоит несколько раз подумать, прежде чем переводить какого-то сотрудника с офисной работы на удаленную. Да и нанимать нового тоже. Сможет ли конкретный человек продуктивно работать без бдительного наблюдения начальства. Как бы странно, это не звучало, но многие уже взрослые люди не умеют себя организовать и спланировать свою работу и время. Они по свойству характера постоянно отвлекаются от своих задач, кроме того, что дома поводов отвлечься (и никто не увидит) в разы больше, чем в рабочем кабинете. Тогда контроль работы сотрудников может превратиться в гадание на кофейной гуще. Оценка зрелости, уровня ответственности и мотивации таких удаленных работников играет здесь крайне важную роль. Ведь удаленному сотруднику нужно будет трудиться в одиночестве, без слов ободрения коллег.

4. Оцените и подготовьте инфраструктуру компании

В вашей компании постоянно куда-то пропадают документы, не освоены обычные инструменты для планирования и общения между коллегами, принятие решения не возможно без чашки чая – возможно ваша компания еще не имеет того уровня зрелости, который позволит ее сотрудникам работать дистанционно. А контроль работы сотрудников станет вашей головной болью.

5. Обозначьте показатели эффективности работы

Чтобы оценивать работу сотрудника, и удаленного в том числе, нужно установить определенные показатели. Для начала ответьте: для этого работника возможно поставить измеряемые задачи и цели? Если нет, то при работе вне офиса обязательно возникнут конфликты между начальником и подчиненным. Чтобы оба имели возможность обосновать и подтвердить свои мысли относительно загруженности лучше всего подойдет автоматизированная система по контролю работы сотрудника.

Эти простые шаги помогут сделать меньше ошибок, объективно оценить ситуацию, не выпустить из рук контроль работы сотрудников и перевести их труд на уделенные «рельсы», действительно при этом сэкономив средства компании.

Удаленные сотрудники становятся все более востребованными на рынке труда. Для многих специалистов удаленная работа становится возможностью получать более высокую оплату труда (которую часто не может предложить регион), работать, не тратя время на дорогу до работы, и посвящать больше времени семье и увлечениям. Для работодателя это тоже сулит сплошные выгоды: уменьшаются расходы на аренду помещения, на оснащение рабочего места, есть возможность нанимать высококлассных специалистов за умеренную плату из любой части света. Сомнения вызывает только вопрос, чем в рабочее время занят сотрудник: как проводить анализ рабочего времени? Это в той же степени беспокоит и «удаленщика»: как он сможет доказать, что работает не покладая рук и даже внеурочно?

Как упростить задачу и сделать анализ рабочего времени объективным, расскажем ниже:

1. Введите четкие показатели оценки труда

Если это может быть не так важно при работе в офисе, когда работник у вас постоянно перед глазами, то для удаленного сотрудника это сделать необходимо. Не ставите расплывчатые цели – «поддерживать лояльность аудитории» или «поддерживать имидж организации». Это должны быть измеримые критерии качества работы и ее количества. Обязательно учтите это в анализе рабочего времени, чтобы избежать ненужных конфликтов и рассеять сомнения, что удаленный работник бездельничает.

2. Грамотно распределите задачи между сотрудниками

Одно из слабых мест удаленной работы – коммуникации и общение между коллегами. Не редки сбои именно в этой сфере. Чтобы исключить выполнение несколькими сотрудниками одной и той же работы и не упустить важные, которые просто никто не сделает, оговорите условия и график для рабочих «встреч». Кроме того, в идеале в рабочее время удаленный сотрудник всегда должен быть на связи, т.е. он живет в том же «офисном графике», что дает возможность оперативно решать все вопросы. Многие руководители не соглашаются с тем, что днем удаленный сотрудник может заниматься чем угодно (печь пироги, выгуливать собаку и писать стихи), а выполнять работу в удобное для него время, хоть ночью. Тут не приходится говорить ни о качестве, ни о продуктивности на следующий день, ни об объективности анализа рабочего времени.

3. Составьте договор

Не нужно думать, что удаленный сотрудник абсолютно бесправное существо. На самом деле по трудовому законодательству он обладает теми же бонусами и социальным пакетом, что и его офисные коллеги. Единственное, чем отличает договор, заключаемый с удаленным сотрудником, так это тем, что обеспечить себя всем необходимым для работы он должен самостоятельно (и рабочим местом и безопасным режимом труда и необходимым графиком работы и отдыха). Вам же нужно будет вести анализ его рабочего времени, чтобы это был действительно рабочий режим, а не хаотичное сочетание некоторой деятельности и бесконтрольного безделья.

Важный нюанс: убедитесь, что большую часть времени ваш удаленный сотрудник проводит в РФ (больше 183 дней в год), а не где-нибудь на отдаленных островах. Почему это важно? Если ваш сотрудник предпочитает теплые страны родине и проводит там все 12 месяцев, тогда подоходный налог на такого сотрудника вместо 13% составит все 30%. Угодив в такую ситуацию, работодатель может понести серьезные потери, тогда уж будет не до анализа рабочего времени.

4. Обеспечьте контакт между коллегами

Несомненно, теперь у сотрудника меньше соблазнов посплетничать за чаем, но и узнать свежие новости о внутренней жизни компании тоже. Потому легче допустить некоторые ошибки: вовлечь в долгосрочный проект, коллегу, планирующую декретный отпуск или доверить кому-то срочную и важную задачу накануне отпуска. Качество общения с сотрудниками не должно страдать, в этом помогут регулярные совещания, информационные рассылки, сводные планы и др. Анализ рабочего времени не должен перекрывать анализ процессов коммуникаций и взаимодействий между сотрудниками. Полноценное общение и межличностные связи помогут работникам быстрее и легче ориентироваться в ситуации, не упуская важные кадровые вопросы при принятии стратегических решений.

Чтобы удаленная работа была в радость и на пользу и работнику и работодателю проще воспользоваться автоматизированной системой анализа рабочего времени. Ее данные объективны и просты, а критерии оценки эффективности сотрудника помогут и ему понимать насколько он способен работать удалено. Не говоря уже о пользе работодателя от такого рода программ, когда их время освобождается для других важных задач, и объективный анализ рабочего времени его подчиненных становится инструментом для роста и развития всей компании.