ipatowaanna: учет времени

Современный человек «оброс» различными устройствами, которые позволяют поглощать невероятные объемы информации и находиться на связи круглосуточно. Это создает иллюзию, что каждая минута используется с пользой. Будто бы так человек естественно ведет учет времени и распределяет его грамотно. А как на самом деле влияют гаджеты на продуктивность человека? Исследователи установили, что влияние это отнюдь не положительное.

Назвать его можно просто – «мобильное рабство». Оно не дает вести хоть какой-нибудь учет времени. 800 респондентов из разных уголков мира опросила на эту тему компания «FrontRange» (производитель программного обеспечения). Результаты получились следующие: 84 % опрошенных признали у себя зависимость от гаджетов, 71 % утверждают, что большинство их знакомых могут в течение дня быть прикованными взглядом к экрану телефона, 50% пользуются смартфоном минимум 1 раз в час, 70% не представляют, как можно расстаться с мобильным устройством хотя бы на один день. Заниматься в таком маниакальном состоянии учетом времени просто невозможно.

Вот еще один интересный опрос. Исследовательский центр Международного кадрового портала HeadHunter Украина среди причин, отвлекающих человека от работы, назвал свободный доступ в интернет (он отвлекает 32 % опрошенных), нескончаемые телефонные звонки (31 %), рингтоны телефонов коллег (18 %), личная почта (17 %), онлайн месенджеры (7 %) и др. Конечно, при таком обилии отвлекающих факторов сложно сконцентрироваться на работе и вести объективный учет времени.

Гаджетомания мешает человеку работать: он перегружен информацией, постоянно находится в напряжении, отвлекается, с трудом концентрируется, перестает вести учет времени и не выполняет задачи в срок.

Хорошая новость состоит в том, что ситуацию можно взять под контроль и снова вести реальный учет времени. Чтобы справиться с гаджетоманией начните с малого:

1. Прекратите брать мобильные устройства с собой в постель. Рабочий день прошел перед компьютером, по дороге вы смотрели в телефон, перед сном отложите гаджет в сторону. Доказано, что использование его перед сном сбивает биологические часы, нарушает сон, а свет экрана не дает вырабатываться мелатонину. Какой уж тут учет времени, если не получается высыпаться.
2. Откажитесь от использования наушников. Обеспечьте себе время тишины: пусть голова будет занята не музыкой, а мыслями.
3. Не перемещайте технику с собой по квартире. Не нужно просматривать новостную ленту за ужином, переписываться в ванной, а в спальне ожидать новой порции сообщений. У техники должно быть свое место, пусть им станет рабочий стол.
4. Не можете отказаться от прослушивания музыки в дороге или дома, замените ее на подкасты и аудиокниги. Так вы сделаете это время действительно полезным и осилите, наконец, то, что давно хотели прочесть.
5. Оставьте на телефоне только необходимые уведомления (вызовы и смс), остальные отключите. Так вы станете гораздо меньше отвлекаться, и сможете сосредотачиваться на одной задаче продолжительное время.


Отказаться совсем от мобильных средств вряд ли получится, но научиться использовать их осознанно и вернуться к реальному учету времени возможно. Просто используйте гаджеты, когда это действительно нужно и контролируйте себя.

Что значит работать продуктивно? Это планировать свой день, вести учет времени, расставлять приоритеты, не отвлекаться на мелочи. А может, чтобы работать лучше, нужно тратить больше времени? Немцы – нация, которая работает в среднем 35 часов в неделю и при этом слывет самой трудолюбивой, пунктуальной, ответственной. Вот несколько наблюдений, которые позволяют разобраться, в чем их секрет.

1. На работе сотрудники только работают
Наши соотечественники воспринимают данный постулат, как фантазию или тиранию. А как же пообщаться? Попить чай? Сделать перерыв? Проверить почту? Система по учету времени воспринимается, как кошмарный сон работника. В Германии все проще, бизнес-культура такова, что сотрудник на работе должен заниматься только своими должностными обязанностями. Это не установка начальства, это уровень рабочей культуры самих сотрудников.

2. Работа за компьютером регламентирована
В Германии доступ в соц.сети (Facebook, в частности) на рабочих местах запрещен. Ограничены темы для переписки по электронной почте, в ней не должно быть ничего, не относящегося к работе. Здесь учет времени воспринимается адекватно – ведь он помогает самим сотрудникам анализировать продуктивность своего труда. Посторонние занятия на работе воспринимаются крайне негативно.

3. Рабочие встречи короткие и содержательные
Немцы не тратят время на «вступление», они прямо говорят, что им нужно. Не ходят вокруг да около, а четко обозначают цель разговора. То же самое касается и деловых встреч. Учет времени и здесь ведется неустанно: ценится каждая минута собеседника.

4. Разграничение личного и рабочего
Хороший отдых не мешает хорошей работе. Если учет времени позволяет усердно и продуктивно трудиться, то в нерабочее время можно и не задумываться о рабочих планах. Формальные отношения с руководством и с коллегами (что совсем нетипично для российской действительности) компенсируются клубами по интересам (Verein). Это позволяет проводить свободное время в кругу интересных людей. Нельзя не упомянуть и о длительном оплачиваемом отпуске: от 25 до 30 дней. Всему свое время – это как раз о немцах. И точный учет времени этому только способствует – оно расходуется по назначению и на пользу.

Как сделать сотрудников немного «немцами»:

1. Дать понять, что тратить рабочее время на отдых и развлечения не только «нехорошо», но и не выгодно. Бывает достаточно привязать данные по учету времени к системе оплаты труда.

2. Не поощрять работу в нерабочее время. Накапливающаяся усталость возьмет свое и не отдохнувший сотрудник будет непродуктивен в рабочие часы. Это просто заметить, если анализировать показатели учета времени.

3. Ограничить доступ в соц.сети и другие развлекательные каналы. Особенно, если сотрудникам приходится работать с важными задачами, не терпящими малейших ошибок. Это помогает в том случае, когда в организации не установлена система учета времени.

4. Приучите сотрудников говорить по делу. Долгие объяснения, вступления, подготовки к основной цели разговора порой только тратят время коллег. Научите работников прямо говорить, что нужно сделать.

Что русскому хорошо, то немцу – смерть? Здесь, можно сказать, да. Российский подход к работе пока далек от того, что практикуют немцы. Возможно, именно поэтому, не нас называют самой трудолюбивой, пунктуальной и ответственной нацией.

Время – это тот ресурс, который есть у всех и которого всегда не хватает. Учет времени – одна из первоочередных задач руководителя, ведь он контролирует время всего коллектива, а не только свое личное. Это тот ресурс, который не растягивается и не возобновляется. А значит, результаты всей компании зависят от того, насколько эффективно потрачено время.

В отличие от трудовых ресурсов и денежных, время не всегда рассматривается как ограниченный ресурс, а учет времени становится чем-то незначительным. В результате чего, руководство торопится ставить команде новые задачи, не дожидаясь решения предыдущих. Результаты такого подхода очевидны: люди работают сверхурочно, при этом не могут иногда сообразить, что является первостепенными задачами, а что можно отложить. Так задачи превращаются в нарастающий снежный ком, команда в стрессе, работает на надрыве. А учет времени сводится к надзору за сотрудниками – чтобы никто не отлынивал от работы.

Чтобы переломить ситуацию и правильно распределить время достаточно бывает сделать три шага:

1. Сфокусировать компанию и команду на первоочередных в ближайшие пару лет целях, расставить приоритеты.

2. Высвободить время и двигаться к выбранной цели, объединяя текущие дела, отсекая лишнее.

3. Эффективно использовать высвобождающееся время на пробные быстрые проекты, которые помогут найти более короткий и быстрый путь к цели.

Чтобы лучше понять, как ведется распределение и учет времени согласно этим трем шагам, достаточно рассмотреть опыт Americas Field Marketing - отделения при Cisco Systems.

Команда Americas Field Marketing около двух лет работала над привлечением клиентов и на укреплением их лояльности. Они работали в тесном контакте с отделом продаж в Северной, Южной и Центральной Америке: публиковали статьи, проводили выставки, осуществляли прямой маркетинг и пр. Это создало основу успешной маркетинговой работы.
В то же время появилась новая тенденция – клиенты компании стали по-другому приобретать и использовать товары и услуги. Если обычно решения принимали специалисты по ИТ, то теперь это стали делать технически подкованные управленцы. Менялись базовые технологии, они обрастали приложениями, цифровые медиа стали задавать тон – на них ориентировались, принимая решение о покупке программы. Клиенты начали быстро и самостоятельно обучаться и менять решения о покупках, советуясь теперь не только с продавцом.

Новая реальность, поставила перед командой новые задачи и требования по распределению и учету времени. Стало понятно, что привычные методы уже не работают так, как раньше. Возникла необходимость разработки нового подхода. Выявляя новых клиентов и ниши, разрабатывая лучшие инструменты для формирования отношений с клиентами, стало очевидно, что ресурсов для такой работы нет. Продажники как и прежде ждали традиционных маркетинговых действий.
В итоге пришлось пересмотреть подход к распределению и учету времени и запустить проект по «высвобождению ресурсов». Первым делом сразу в нескольких группах продаж было произведено объединение однотипных видов маркетинговых коммуникаций. Далее были выявлены мероприятия с низкой результативностью, чтобы исключить их в будущем как низкоэффективные. Маркетологам было разрешено попускать мимо те запросы продажников, что не соответствовали основному курсу всей компании.

Когда система по учету времени показала, что высвободилось некоторое свободное время, головная команда начала работу над несколькими пилотными проектами. Они должны были помочь маркетинговому отделу приблизиться к цели. Пробные проекты делали достаточно узкими (на каждый отводилось всего несколько человек и не более 100 дней), чтобы в короткие сроки каждый из них довести до первых результатов. Некоторые из «быстрых» проектов оказались очень успешными. Так опытным путем, отбирая то, что реально работает и по ходу корректируя процесс, команда двигалась к новой маркетинговой концепции.

Для такого подхода к распределению и учету времени требуются новые навыки. В Cisco вскоре осознали, что некоторые члены команды не владеют навыками для такого рода маркетинга, и управляющим придется искать новые способы подбора персонала для этой непростой работы.

Если руководство нацелено сделать инициативы команды и компании успешными и долговечными, то ему необходимо грамотно вести учет времени и стратегически его распределять, используя шаги приведенные выше.