ipatowaanna: анализ рабочего времени

«Как работать продуктивно?» – этот вопрос волнует большинство профессионалов. Современный работник находится в постоянном движении, среди огромного массива информации и задач, с которыми мозг простого человека, без помощи справиться не может. Что делать? Проводить анализ рабочего времени и оптимизировать собственную деятельность.


Вы уверены, что вся работа, которую вы выполняете приносит пользу? Если вас хотя бы раз в неделю посещает мысль, что «эта бурная деятельность на самом деле бесполезная трата времени», значит, пришло время для анализа рабочего времени и «разбора полетов».

Полезная работа не подсчитывается количественно – провел 10 совещаний, ответил на 150 писем и поговорил с 30-ю клиентами. Продуктивная работа – это, прежде всего, качество, результат. Проведите анализ рабочего времени и ответьте на вопрос: весь ли ваш труд приносит реальный и измеримый результат? Разумеется, есть и «текучка», от которой, при все желании, откзываться нельзя. Но она должна занимать не больше 15-20% вашего времени.


Грамотный анализ рабочего времени легко покажет главных врагов вашей продуктивности. А при правильном подходе, подскажет, как этих врагов победить. Как правило, нашими главными врагами становятся текущие дела, которые не отнимают много энергии, не заставляют наш ум напрягаться и, поэтому, мы охотно отдаем им предпочтение, когда стоит выбор: взяться за серьезную задачу или же расслабиться и просто «полистать» почту.


По мнению одного из авторов ресурса Лайфхакер, основных «врагов продуктивности» у работников всего три, но они могут отнимать до 80% времени у своих жертв. Без анализа рабочего времени, сколько бы работник не пытался освоить практики тайм-менеджмента, сколько бы не внедрял новых инструментов – все будет бесполезно.


Итак, узнаем врага в лицо. Главные пожиратели рабочего времени:


1. Рабочее расписание

Многим руководителям свойственно не проводить анализ рабочего времени и полагаться на «собственное чувство времени». Человеческие чувства субъективны, а время, как известно, «не резиновое», поэтому часто случаются ситуации, когда руководитель назначает столько рабочих встреч в день, что ни на что другое просто не остается времени.
Более того, из-за периодических задержек и форс-мажоров, встречи переносятся, растягиваются или попросту отменяются. Итог: руководитель раздражен, рассержен на себя и испытывает стресс, смешанный с чувством вины. Задержки на работе становятся катастрофическими и ежедневными. Обычно профессиональный работник становится рассеянным и непродуктивным.
Вывод тут один: ориентироваться на практики лучших бизнесменов: проводить анализ рабочего времени, чтобы лучше управлять им, успевать больше за меньшее количество часов.

2. Неумение сказать «нет» себе и окружающим, а потом выполнить обещанное

Большинство занятых работников сами загоняют себя в угол: дефицит их рабочих часов происходит из-за отсутствия анализа рабочего времени, попыток «взять все на себя», быть хорошим для всех, быть сверхчеловеком.
Однако, из-за постоянного отсутствия времени, цейтнотов и перегруженности, выполнять обещания становится либо совсем трудно, либо невозможно. Настоящий профессионал не должен допустить, чтобы его слова воспринимались скептически и теряли вес. А именно это может произойти, если давать необдуманные обещания, соглашаться помочь, а потом не выполнять сказанного.
Проводите регулярный анализ рабочего времени и беритесь только за то, что сможете сделать без вреда для прочих задач. Иначе слово продуктивность будет снова не «про вас».

3. Коммуникации с окружающим миром


Сотни e-mail остались без ответа, десятки непрочитанных сообщений во всевозможных мессенджерах, десятки открытых вкладок в окне браузера – все это отвлекает, демотивирует и не дает сосредоточиться на действительно важных задачах. Вам снова поможет анализ рабочего времени: сколько часов в день вы тратите на подобные коммуникации? А сколько должны? Выработайте правила коммуникаций с внешним миром, подумайте о найме личного помощника, который разгрузит вас от рутины и даст возможность заняться настоящим, продуктивным трудом.


Кто виноват и что делать?


Искать виновных в своих проблемах на стороне – значит глубоко ошибаться. Все проблемы – в отсутствии анализа рабочего времени, в отсутствии приоритетов, системы менеджмента рабочих задач.
Решение – очевидно. Взгляните на свою жизнь и работу объективно, проведите беспристрастный анализ рабочего времени , вычеркните из своих рабочих будней все лишнее и не приносящее результата, сосредоточьтесь на главном и действуйте!

Сооснователь проекта IttyBiz Наоми Данфорд рассказала о своей «бессистемной» системе, которая позволит взять время под контроль. Если бизнес захватил у его владельца все 24 часа в сутки, пора провести анализ рабочего времени и взять ситуацию в свои руки. Для этого нужна система. Хотя многие считают: проще сказать, чем сделать. Тем более, что само слово «система» уже отпугивает некоторых людей. Как раз для них Наоми и разработала «что-то вроде системы», ведь это лучше, чем совсем ничего. Итак, вот ее этапы:

1. Начините ценить свое и чужое время.

Проведите анализ своего рабочего времени. Как часто его у вас крадут? А, может быть, вы сами его отдаете? Решите, наконец, что больше вы не отдадите его просто так. Ваше время имеет свою цену, потому его следует уважать и беречь. Часто никто не задумывается, как соотносятся ценность и цена времени. Делать что-то бессмысленное – не уважать себя. Сделайте анализ рабочего времени, вы поймете, сколько оно на самом деле стоит, и во сколько вам обходятся просмотр фрэндленты, онлайн-игры и переписка в мессенджерах.
Никто не любит выбрасывать деньги на ветер, но именно так мы и поступаем, когда тратим время бездумно. А оно так же имеет свою ценность, как и купюра из кошелька. Работа, не выполненная в срок из-за собственной несобранности и непродуктивности, заставляет его красть у семьи и друзей, ведь приходится работать внеурочно. Заставить ценить свое время, может только сам человек. Но стоит только это осознать, как человек начинает изобретать собственные способы увеличить продуктивность, даже если будет только отказ от посещения сети ВКонтакте.

2. Работайте над тем, что приносит реальный результат и деньги.

Так вы будете получать оплату своего времени сразу, что будет означать – время инвестировано правильно. Кроме того, проведя анализ рабочего времени и получая первые деньги за работу, вы быстро научитесь отсеивать то, что не приносит дохода. Это позволит избегать халтуры, и вместо пустого времяпрепровождения выполнять значимые для развития бизнеса задачи. Теперь не будет столько времени для всех подряд блогов и новостных порталов – придется отобрать только самые значимые. Это научит делать постоянный анализ рабочего времени и прекратит неконтролируемую утечку самого ценного ресурса.

3. Устраняйте свои слабые места.

Исправляйте ошибки в работе, из-за которых вы теряете клиентов и деньги. Создайте стратегию развития своего бизнеса, он не должен быть спонтанным, чтобы все недочеты исправлять своевременно и быстро. Проблемы с брендингом? С сайтом? С контентом? Решайте их сейчас. Убирайте все недочеты, тогда потом, проведя анализ рабочего времени, вы обнаружите, что вы стали гораздо продуктивнее. Слабые места и недочеты, заставляю терять время и деньги. Если избавится от ошибок в бизнесе, работа перестанет занимать все активное время в сутках. И останется место для отдыха, развлечений, а может и для дополнительной работы – кому как нравится.

Анализ рабочего времени, понимание ценности своего времени, работа на реальный доход и результат, устранение пробелов и ошибок – это и есть вся система, которая поможет повысить собственную эффективность, чтобы успевать жить.

Удаленные сотрудники становятся все более востребованными на рынке труда. Для многих специалистов удаленная работа становится возможностью получать более высокую оплату труда (которую часто не может предложить регион), работать, не тратя время на дорогу до работы, и посвящать больше времени семье и увлечениям. Для работодателя это тоже сулит сплошные выгоды: уменьшаются расходы на аренду помещения, на оснащение рабочего места, есть возможность нанимать высококлассных специалистов за умеренную плату из любой части света. Сомнения вызывает только вопрос, чем в рабочее время занят сотрудник: как проводить анализ рабочего времени? Это в той же степени беспокоит и «удаленщика»: как он сможет доказать, что работает не покладая рук и даже внеурочно?

Как упростить задачу и сделать анализ рабочего времени объективным, расскажем ниже:

1. Введите четкие показатели оценки труда

Если это может быть не так важно при работе в офисе, когда работник у вас постоянно перед глазами, то для удаленного сотрудника это сделать необходимо. Не ставите расплывчатые цели – «поддерживать лояльность аудитории» или «поддерживать имидж организации». Это должны быть измеримые критерии качества работы и ее количества. Обязательно учтите это в анализе рабочего времени, чтобы избежать ненужных конфликтов и рассеять сомнения, что удаленный работник бездельничает.

2. Грамотно распределите задачи между сотрудниками

Одно из слабых мест удаленной работы – коммуникации и общение между коллегами. Не редки сбои именно в этой сфере. Чтобы исключить выполнение несколькими сотрудниками одной и той же работы и не упустить важные, которые просто никто не сделает, оговорите условия и график для рабочих «встреч». Кроме того, в идеале в рабочее время удаленный сотрудник всегда должен быть на связи, т.е. он живет в том же «офисном графике», что дает возможность оперативно решать все вопросы. Многие руководители не соглашаются с тем, что днем удаленный сотрудник может заниматься чем угодно (печь пироги, выгуливать собаку и писать стихи), а выполнять работу в удобное для него время, хоть ночью. Тут не приходится говорить ни о качестве, ни о продуктивности на следующий день, ни об объективности анализа рабочего времени.

3. Составьте договор

Не нужно думать, что удаленный сотрудник абсолютно бесправное существо. На самом деле по трудовому законодательству он обладает теми же бонусами и социальным пакетом, что и его офисные коллеги. Единственное, чем отличает договор, заключаемый с удаленным сотрудником, так это тем, что обеспечить себя всем необходимым для работы он должен самостоятельно (и рабочим местом и безопасным режимом труда и необходимым графиком работы и отдыха). Вам же нужно будет вести анализ его рабочего времени, чтобы это был действительно рабочий режим, а не хаотичное сочетание некоторой деятельности и бесконтрольного безделья.

Важный нюанс: убедитесь, что большую часть времени ваш удаленный сотрудник проводит в РФ (больше 183 дней в год), а не где-нибудь на отдаленных островах. Почему это важно? Если ваш сотрудник предпочитает теплые страны родине и проводит там все 12 месяцев, тогда подоходный налог на такого сотрудника вместо 13% составит все 30%. Угодив в такую ситуацию, работодатель может понести серьезные потери, тогда уж будет не до анализа рабочего времени.

4. Обеспечьте контакт между коллегами

Несомненно, теперь у сотрудника меньше соблазнов посплетничать за чаем, но и узнать свежие новости о внутренней жизни компании тоже. Потому легче допустить некоторые ошибки: вовлечь в долгосрочный проект, коллегу, планирующую декретный отпуск или доверить кому-то срочную и важную задачу накануне отпуска. Качество общения с сотрудниками не должно страдать, в этом помогут регулярные совещания, информационные рассылки, сводные планы и др. Анализ рабочего времени не должен перекрывать анализ процессов коммуникаций и взаимодействий между сотрудниками. Полноценное общение и межличностные связи помогут работникам быстрее и легче ориентироваться в ситуации, не упуская важные кадровые вопросы при принятии стратегических решений.

Чтобы удаленная работа была в радость и на пользу и работнику и работодателю проще воспользоваться автоматизированной системой анализа рабочего времени. Ее данные объективны и просты, а критерии оценки эффективности сотрудника помогут и ему понимать насколько он способен работать удалено. Не говоря уже о пользе работодателя от такого рода программ, когда их время освобождается для других важных задач, и объективный анализ рабочего времени его подчиненных становится инструментом для роста и развития всей компании.

Что происходит, когда человек перегружается? Он перестает эффективно выполнять свои рабочие функции. Руководители в этом смысле не исключение: жесткое расписание, потребность успеть везде и все, уместить в 8-12-16 рабочих часов неисчислимое количество задач. Навык анализа рабочего времени и умение осознанно давать себе передышку в таком случае становятся ключевыми.

Беспрерывный труд как культ

Почему же, делая все и надрываясь, человек не стремится изменить ситуацию? Потому что и на работе и в обществе сложилось четкое убеждение, что нужно брать на себя как можно больше, проявлять себя в разных областях и направлениях, работать, учиться и развиваться, чего бы это ни стоило. Ничегонеделание порицается. С детства родители и другие взрослые внушали мысль, что нужно неутомимо трудиться. И сейчас начальник и коллеги призывают быть усерднее, не упускать возможность, выкладываться максимально. Каждая минута заполнена – технические средства позволяют быть занятым всегда, лишь бы оценили и поощрили. А анализ рабочего времени сводится к тому, чтобы уместить в него как можно больше дел.

Пугающее бездействие

Праздность, отдых, бездействие приравниваются к безответственности. Если проведя анализ рабочего времени, человек обнаруживает незаполненные «пробелы», то они ассоциируются с напрасной тратой жизни, неправильным поведением. Эти промежутки покоя и тишины пугают, человек стремится защититься от них лихорадочной деятельностью, шумом и бурной активностью. На работе таких людей называют ответственными и инициативными сотрудниками. Они получают свою награду минимум в социальном одобрении и признании.

Правильные пропорции

Дисбаланс между деятельностью и бездеятельностью увеличивается. Человеку приходится делать сознательное усилие, останавливаться и проводить анализ рабочего времени, чтобы выкинуть дела из головы. С такой проблемой сталкиваются и рядовые сотрудники и руководители, обычно это люди, стремящиеся добиться значительных успехов на трудовом поприще и ценные для компании. Не стоит ждать от подчиненных и от себя творческой энергии и особенного вдохновения, пока работа в команде не сбалансирована.

Эффективные руководители знают, насколько полезно для душевного и физического здоровья сознательно бездельничать и не поддаваться назойливому стремлению постоянно что-то делать. Они научились контролировать поток поступающих дел и задач, уменьшать их напор, проводить анализ рабочего времени и расставлять приоритеты. И не требуют от сотрудников круглосуточной стопроцентной ежесекундной отдачи. Они понимают, что именно так управленец сможет получить от подчиненных поток свежих идеи и нестандартных решений. Парадоксально, но иногда ключом к продуктивности может стать бездеятельность.

Заложник расписания

Часто руководитель «подчинен» своему расписанию и не имеет контроля над ситуацией. Если это так, то рекомендации ниже помогут снизить давление рабочих дел и управлять временем:

1. Проведите анализ рабочего времени и расписания. Обратите внимание на мероприятия, которые напрямую связаны с вашей деятельностью и выделите те, которые требуют обязательного вашего присутствия.

2. С самого начала выделите определенное время в календаре на приоритетные задачи и дела. Потом его всегда можно будет перераспределить. Затем заполните расписание, ориентируясь на приоритетность задач.

3. Составьте список менее срочных и важных дел и проанализируйте их с помощью следующих вопросов:

Насколько это необходимо и необходимо ли вообще?
Если да, то нужно ли мне там присутствовать лично?
Имеется ли возможность принимать участие в этом реже?
Что можно предпринять, чтобы это занимало меньше времени?

Эти вопросы можно решить как самостоятельно, так и обратиться с ними к начальнику или коллегам. Если их не ставить вообще и не проводить анализ рабочего времени, то взять контроль над ситуацией и найти баланс между действием и бездействием будет все сложнее. И последствия непрерывной деятельности будут становиться все очевиднее.