ipatowaanna: учет рабочего времени

Вы ведете доскональный учет рабочего времени и контролируете продуктивность сотрудников, но, возможно, до сих пор верите в четыре мифа, которые мешают улучшить реальные показатели.

Миф первый: В современном потребительском мире многозадачность просто необходима

Этот миф строиться на убеждении, что человек способен легко справляться с двумя когнитивными задачами. Но это не так. Автоматизированный учет рабочего времени доказывает, что человек всего лишь мечется между ними, и работает в определенное время всегда только над одной, второй же в этот момент нет даже в сознании.
Если вы во время участия в онлайн-конференции начнете проверять почту, то наверняка упустите важные моменты в речи спикера. А, кроме того, потеряете время на переключении с задачи на задачу. Эти расходы в среднем увеличивают время работы на 25 %. Получается, что выполнение одновременно двух и более дел крайне неэффективно, что незамедлительно зафиксирует система учета рабочего времени.
Самый лучший вариант – довести начатую работу до конца, игнорирую все отвлекающие факторы, коих в современном мире очень много. Самая большая ошибка руководителя в таком случае – требовать от сотрудников постоянно проверять почту и быстро реагировать на вновь возникающие задачи, не давая завершить начатое.

Миф второй: Некоторый уровень тревожности повышает рабочую продуктивность

Как ощущает себя человек, когда работа идет размеренно и продуктивно? Это состояние обрело у специалистов свое название – «состояние потока». Учет рабочего времени может показать, что тревожность на некоторое время увеличит энергию и даже повысит мотивацию. Но у такого состояния есть и свои последствия.
В состоянии тревожности человек действует порывисто и реактивно, тревога снижает ясность ума и воображения. Начальник обладает властью и авторитетом, и эта энергетика влияет на коллектив. Иначе говоря, когда руководитель дает резко негативную оценку или своим поведение как-то иначе усиливает тревожность подчиненных, это чаще всего снижает эффективность их работы. Позитивная же энергия напротив повышает результативность их работы. Это докажут и результаты учета рабочего времени.

Миф третий: Креативности нельзя научить, это дар

Руководитель постоянно ищет источники инноваций и креативных идей, ведь конкуренция слишком сильна. И чаще всего именно себя начальник не относит к креативным людям, свято веря, что креативность – это врожденное качество немногих талантливых и уникальных людей.
Стоит учесть что ни система образования, ни культура большинства компаний, не стимулируют интуитивные способности сотрудников и развитие правого полушария, которые позволят видеть картинку целиком. Чаще всего в компаниях признают лучшим рациональный, дедуктивный, аналитический подход. А за творческий процесс отвечают оба полушария, когда взаимодействуют. Именно в такой момент рождается креативность. И это можно реально обучиться или обучить сотрудников, просто нужно освоить искусство взаимодействия обоих полушарий.

Миф четвертый: Чтобы сделать больше – нужно работать дольше

Самый излюбленный миф, который серьезно сказывается на учете рабочего времени, а так же приносит и руководству и персоналу больше всего вреда. Мы не компьютеры, которые могут работать непрерывно и на высокой скорости.
Люди природно устроены так, что им нужно чередовать расход энергии с перерывами на восстановление. Некоторые руководители пришли к пониманию, что за одно и то же время можно потратить разное количество усилий и энергии. Результаты учета рабочего времени это убедительно доказывают.
Если регулярно выжигать всю свою энергию до нуля, трудиться по ночам и быть на связи круглосуточно, то не будет происходить восполнение энергии, и тогда уровень ее будет неуклонно снижаться. Оптимально чередовать работу и отдых, и устраивать перерыв не реже чем один раз в полтора часа. Так сотрудники смогут сделать больше, качественнее и быстрее свои ежедневные обязанности. Улучшенные показатели учета рабочего времени это только подтвердят: продуктивность возрастет.

Четкое определение начала и окончания задачи позволит в течение отведенного времени не отвлекаться. И такое время окажется самым продуктивным за весь день. После выполнения рабочей задачи следует вознаградить себя перерывом для восстановления энергии и сил.

Развейте эти мифы в своей компании и посмотрите на результаты учета рабочего времени: при правильном применении производительность вырастет, а сотрудники станут чувствовать себя гораздо лучше и увереннее.

В кризис компании всей страны “затягивают пояса”, снижают расходы, стремятся к уменьшению издержек. Учет рабочего времени в подобной ситуации мера не столько желательная, сколько жизненно-необходимая. Но обо всем по порядку.

Данные статистики учета рабочего времени и различные исследования, которые проводят научные общества и институты (а также представители СМИ), показывают совершенно устрашающую динамику: ежегодно количество нецелевого использования рабочего времени растет.

По данным 2014 года, большинство работников-россиян проводят в социальных сетях от 20 минут в день. Что касается времени в интернете – 60% сотрудников тратят его на общение и развлечения. Учет рабочего времени весной 2014 года показал, что во время начала украинского кризиса, жители страны начали проводить в социальных сетях до 40 минут в день.

При этом, по данным разработчиков системы учета рабочего времени CrocoTime, около 40% работников (данные основаны на статистике клиентов программы учета рабочего времени) просматривают вакансии в интернете в рабочие часы. Этот факт подтверждают и другие источники, например, статья-исследование The Village “Что люди делают в офисе вместо работы”.

Чем еще занимаются работники вместо того, чтобы трудиться на благо организации? Сотрудники разговаривают по телефону (50% работников не стесняются признаться в этом), прерываются на перекуры (этот факт упомянули 27% офисных служащих). Кроме того, некоторые менеджеры используют труд своих служащих или другие ресурсы организации на благо личного бизнеса (в этом анонимно признались около 20% руководителей).

Вывод из этих данных один – компаниям в России просто необходим учет рабочего времени в офисе. Ни один генеральный директор не захочет оплачивать развлечения сотрудников в рабочее время. Многие системы учета рабочего времени показывают опоздания, прогулы и ранние уходы. Некоторые способны вести статистику продуктивного и непродуктивного рабочего времени. Руководителю будет удобно отслеживать нецелевую активность подчиненных через веб-интерфейс системы учета рабочего времени. Также у подобных программ есть и другой полезный функционал: средства анализа деятельности организации, инструменты для нормирования рабочих операций, возможности автоматизированного контроля, путем задания лимитов по активностям сотрудников.

В заключении отметим, что согласно исследованию CareerBuilder, 42 % сотрудников прерывают работу ради обсуждения офисных слухов. Когда работа персонала бесконтрольна, сотрудники не мотивированы на работу, они с готовностью отвлекаются, отдыхают и занимаются личными делами. С установленной системой учета рабочего времени, эти проблемы во многом разрешаются. Зная, что их деятельность находится под контролем руководства, сотрудники показывают себя с наилучшей стороны.