ipatowaanna: контроль сотрудников

Контроль сотрудников — стандартная функция любого руководителя. Однако многие служащие очень негативно к ней относятся, ведь работникам нередко кажется, что использование компьютера в рабочее время для личных целей нормально и приемлемо.

В связи с этим на Западе появился термин cyberloafing (от английского loaf — «ничегонедалание»), который означает использование компьютера для неслужебных задач в рабочее время. Совершенно логично, что такое положение дел не радует руководителей, ведь контроль сотрудников в некотором роде и нужен для пресечения неограниченного использования нерабочих ресурсов.

Национальный институт Сингапура в лице профессоров Вивьен К. Дж. Лима и Джона Дж. К. Чена, провел среди 200 человек исследование «Использование служебных компьютеров в личных целях: теряют работодатели или выигрывают?».
Ученые пришли к выводу, что в среднем опрошенные (сингапурские работники) 51 минуту в течение рабочего дня тратят на нерабочие задачи. Согласно данным других исследований (к примеру, WebSense.com) за неделю рабочие часы могут достигать 10. Цифра в вопросе контроля сотрудников некритичная, но, тем не менее, стоит иметь ввиду этот показатель. Люди не могут посвящать работе 100% своего времени, т.е. трудиться, не отрываясь от задачи все 8 часов.
Не менее интересно, на что же именно уходят эти 10-12% от рабочего времени. Чаще всего, это просмотр электронной почты, чаты и разнообразные новостные ресурсы. Как утверждают респонденты, это даже способствует их рабочей продуктивности. Однако авторы исследования отмечают, что сайты, тематика которых связана с рабочей деятельностью, благотворно сказываются на эффективности труда персонала, а вот посторонние ресурсы — негативно отражаются на труде. В контроле сотрудников на это также нужно обращать внимание и не заниматься тиранией, запрещая просмотр всех посторонних ресурсов в рабочее время.

Исследователи обратили также внимание на гендерные отличия использования служебных компьютеров для личных вопросов. Оказалось, что женщины отвлекаются от работы таким образом гораздо реже, чем мужчины: 46 минут против 61. В свою очередь 85 % женщин и 97% мужчин считают, что использование рабочего времени для личных целей, вполне приемлемо.

Как было сказано выше, контроль сотрудников не должен перерастать в слежение за каждым действием работников, и любая деятельность требует перерывов и отдыха.

Исследователей заинтересовало, сколько же времени можно отвлекаться от служебных обязанностей в течение 8 рабочих часов. Мнения респондентов разошлись: от 15 минут до 1 часа, как они считают, допустимо выделять на отвлечения.

Участники исследования так объяснили свой личный cyberloafing:

• 75% респондентов так «интереснее работать»;
• 57% опрошенных с помощью отвлечений решают как практические, так и личные вопросы;
• 52% респондентов убеждены, что это повышает их компетенции, эффективность труда, а также помогает в решении служебных проблем.

Авторы исследования, опираясь на полученные данные, рекомендуют компаниям в рамках контроля сотрудников: жестко не ограничивать посещение сайтов и ресурсов, не относящихся к рабочим обязанностям, т.к. они дополнительно стимулируют персонал работать лучше. Но, чтобы сделать это процесс управляемым, необходимо использовать автоматизированные системы контроля рабочего времени персонала, а так же установить правила пользования сетью Интернет в личных целях. Таким образом, даже «безделье» при грамотном контроле сотрудников станет фактором, повышающим производительность труда и эффективность компании.

Пока эксперты пугают неблагоприятными прогнозами насчет устойчивости российского рубля, а люди спешно скупают крупу в магазинах и простаивают в очередях к банкоматам, настало время менеджерам компаний задуматься о том, как выжить в условиях экономической нестабильности. Если отвлечься от самых трагичных определений, кризис – это не конец света, а отличная возможность перестать мыслить шаблонно и, наконец, начать действовать. В кризис найти новые резервы в компании поможет контроль сотрудников и оптимизация бизнес-процессов.

Разумеется, каждый руководитель хочет, чтобы компания развивалась и приносила наибольшую прибыль. В случае, когда дела и так идут неплохо, решиться что-то изменить довольно сложно: постоянная боязнь испортить отлаженный механизм существует всегда и везде. Теперь кардинальные изменения для увеличения эффективности становятся необходимостью – системы, которые ведут контроль сотрудников тому подтверждение. Если в «сытое» время в них нуждались не так остро, то теперь, когда каждая копейка на счету, а любая управленческая ошибка стоит гораздо дороже, такие системы становятся жизненно необходимы компаниям.
Организации давно научились измерять эффективность производства – для этого существует производственная экономика и ее математические методы. Однако очевидно, что главный ресурс каждой компании (особенно в сфере услуг) – это персонал. Однако всем известно, что есть сотрудники, для которых работа – место, где можно поболтать с коллегами, попить чай, обсудить последние новости, приятно провести время в соцсетях. И без объективного контроля сотрудников, сложно правильно оценивать вклад каждого сотрудника в общее дело и эффективно управлять самым ценным материалом.

Что нужно учитывать, организуя контроль сотрудников на рабочем месте:

1. Ведите учет рабочего времени сотрудников
Это вовсе не означает, что нужно «дышать в затылок», внедрять тоталитарный контроль сотрудников и держать в страхе персонал, всячески нарушая личное пространство работников. В настоящее время существует эффективное программное обеспечение, которое способно составить подробную статистику по загруженности каждого сотрудника. Оно позволяет правильно распределить задачи для всех членов команды и избежать ситуации, типичной для многих офисных работников - когда одни «ночуют» на работе, а другие 70% рабочего времени просиживают в социальных сетях и исследуют ассортимент онлайн-магазинов.

2. Анализируйте данные о работе сотрудников

Совмещение данных о результатах работы с количеством времени, потраченным сотрудником на выполнение поставленных задач, выявит коэффициент эффективности работы каждого сотрудника. Это важно, чтобы контроль сотрудников не стал самоцелью. У кого-то этот коэффициент будет больше, у кого-то меньше – и эти данные будут отражать реальное положение дел. В результате руководители могут поощрять отличившихся сотрудников и мотивировать их на дальнейшие успехи, а также применять необходимые меры к тем, кто лишь создает видимость деятельности.

3. Оптимизируйте систему труда и используйте данные на практике

Разумеется, после полного анализа данных о работе подчиненных, управленцев всегда ждет немало сюрпризов – как приятных, так и не очень. Однако, самое важное – это правильно использовать полученные данные. Контроль сотрудников должен помочь внедрению различных управленческих практик и решений. Не нужно убирать данные анализа в «долгий ящик». Используйте их сразу, это даст вам конкурентное преимущество особенно в нестабильное кризисное время.

Тот, кто владеет информацией – владеет миром. Система контроля сотрудников поможет взять под контроль ситуацию в организации, принимать взвешенные решения в кадровом вопросе и формировать сильную команду профессионалов, способных вывести предприятие на новый уровень.