ipatowaanna: контроль работы сотрудников

Бывает так, что руководитель ставит большие задачи перед подчиненными и видит, как и решение постепенно откладывается на неопределенный срок. В контроле работы сотрудников такое встречается постоянно, но не обязательно означает, что персонал ленив и необязателен.

Ученые университетов Мичигана и Калифорнии в США разработали методику, которая поможет не переносить важные дела на потом, а делать их сразу. Методика, как утверждают исследователи, позволит ускорить ход времени в представлении конкретного человека. Возможно, именно она позволит сотрудникам не страшиться и не откладывать важные дела, что легко подмечается при регулярном контроле работы сотрудников.

Чтобы разработать методику, ученые провели ряд исследований. В первом этапе исследования участвовали 162 добровольца. Их разделили на три группы. Все участникам предложили назвать важное событие в своей жизни, которое должно состояться в будущем, а так же сказать, сколько времени до него осталось. Первая группа считала время в днях, вторая – в месяцах, третья – в годах. Оказалось, что испытуемые первой группы «приблизили» важную дату на 29,5 дней по сравнению с результатами участников из других групп. Как раз это и позволило им спланировать событие более тщательно и подготовится лучше. Почему бы тот же эффект не использовать в управлении и контроле работы сотрудников?
Во время второго этапа исследовали 1100 участников, их также разделили на 3 группы. Всем испытуемым был задан вопрос, когда они собираются начать копить средства на обучение или пенсию. Как и в первом этапе предлагалось вести отсчет в днях, месяцах и годах. И опять мотивация первой группы (которая считали в часах) оказалась выше – они откладывали деньги в 4 раза быстрее.

Исследователи предположили, что люди, которые ведут счет до важного события в днях, более мотивированы, так как чувствует скорость времени, и будущее становится для них ближе. Очень важно наблюдение при управлении и контроле работы сотрудников, особенно, когда предстоит решить какую-то важную и большую задачу.

Психологи давно наблюдают явление названное «прократинация», при котором важные дела переносятся и откладываются. Это явление способно приводить к серьезным психологическим проблемам и болезненным эффектам и проявлениям. Но это наука, нас же в большей степени интересует, как это применить в практике менеджера: ежедневном мониторинге, управлении и контроле работы сотрудников.

Самый простой совет: озвучивать, сколько точно дней отводится на выполнение важного задания. Если сроки очень большие (измеряются месяцами и годами), то разбитые на более мелкие, они позволят ответственных за выполнение сотрудников «ощутить», что будущее очень близко и приближается оно стремительно. Это решит проблемы сорванных дэдлайнов и отклонения от основного курса при регулярном контроле работы сотрудников.

А как именно тратят рабочее время сотрудники, выполняя ответственное и важно задание, покажет автоматизированная программа контроля работы сотрудников: пустая трата времени, опоздания, прогулы не останутся незамеченными и сроки будут соблюдены.

В современном динамичном мире бизнеса принято следить за успешным опытом крупных игроков рынка. Так успешным для многих компаний оказался опыт найма удаленных работников, вопрос заключается только в том, как проводить контроль работы таких сотрудников. Для многих именно это становится главным минусом, который перекрывает все положительные моменты: и экономию на аренде помещения, и возможность найма ценных специалистов из других регионов, и отсутствие расходов на организацию рабочего места и покупку оборудования и пр.

Прежде чем нанять удаленных специалистов, нужно, чтобы руководитель мог точно представлять, что необходимо для организации эффективной деятельности и как организовать контроль работы сотрудников. Вот на какие моменты нужно обратить внимание.

1. Разберитесь с причинами

Руководителю нужно самому решить для чего это нужно: это модно? так сделал конкурент? просят менеджеры подразделений? Сокращение расходов и уменьшение расходов на заработную плату – мотивы все-таки лучшие. А чтобы убедится, что вы не упустите контроль работы сотрудников, установите для них испытательный срок.

2. Проведите объективную оценку ситуации

Выясните, действительно ли задачи, которые будут стоять перед работником, возможно решать дистанционно. Есть специалисты, для которых это является проблемой: это может быть HR-менеджер или личный секретарь. Есть профессии, в которых крайне важен личный контакт с подчиненными, коллегами, клиентами. Но такие специалисты, как программист, бухгалтер, маркетолог, кадровик и др. могут без особого труда выполнять свои функции удаленно. И контроль работы этих сотрудников будет осуществить достаточно просто.

3. Учитывайте человеческий фактор

Стоит несколько раз подумать, прежде чем переводить какого-то сотрудника с офисной работы на удаленную. Да и нанимать нового тоже. Сможет ли конкретный человек продуктивно работать без бдительного наблюдения начальства. Как бы странно, это не звучало, но многие уже взрослые люди не умеют себя организовать и спланировать свою работу и время. Они по свойству характера постоянно отвлекаются от своих задач, кроме того, что дома поводов отвлечься (и никто не увидит) в разы больше, чем в рабочем кабинете. Тогда контроль работы сотрудников может превратиться в гадание на кофейной гуще. Оценка зрелости, уровня ответственности и мотивации таких удаленных работников играет здесь крайне важную роль. Ведь удаленному сотруднику нужно будет трудиться в одиночестве, без слов ободрения коллег.

4. Оцените и подготовьте инфраструктуру компании

В вашей компании постоянно куда-то пропадают документы, не освоены обычные инструменты для планирования и общения между коллегами, принятие решения не возможно без чашки чая – возможно ваша компания еще не имеет того уровня зрелости, который позволит ее сотрудникам работать дистанционно. А контроль работы сотрудников станет вашей головной болью.

5. Обозначьте показатели эффективности работы

Чтобы оценивать работу сотрудника, и удаленного в том числе, нужно установить определенные показатели. Для начала ответьте: для этого работника возможно поставить измеряемые задачи и цели? Если нет, то при работе вне офиса обязательно возникнут конфликты между начальником и подчиненным. Чтобы оба имели возможность обосновать и подтвердить свои мысли относительно загруженности лучше всего подойдет автоматизированная система по контролю работы сотрудника.

Эти простые шаги помогут сделать меньше ошибок, объективно оценить ситуацию, не выпустить из рук контроль работы сотрудников и перевести их труд на уделенные «рельсы», действительно при этом сэкономив средства компании.