ipatowaanna: контроль за работой персонала

Современная жизнь сопряжена с постоянным стрессом, особенно это касается работы. И исследователи не перестают искать все новые причины стресса 21 века. Так ученые Университета Северного Иллинойса ввели новое понятие «теледавление». Telepressure – это непреодолимое желание ответить на входящее электронное сообщение или письмо.

Немало людей страдают этим «недугом»: контроль за работой персонала нередко выявляет сотрудников проводящих пол рабочего дня изучая почту и отвечая на электронные письма. Такие люди считают своим долгом как можно скорее написать ответ коллеге, а тем более руководителю.

Ведите контроль за работой персонала и выявляйте этот пожиратель времени. Справится с ним не так просто, так как по утверждению ученых явление теледавления связано с когнитивными проблемами человека, когда он не может отпустить ситуацию. Так Лариса Барбер, доцент кафедры психологии Университета Северного Иллинойса, и ее коллеги обнаружили связь стресса и выгорания с озабоченностью рабочими коммуникациями. Сотрудники, которые сильнее поддавались теледавлению, чаще ощущали опустошенность, упадок сил, усталость, они чаще не хотели идти на работу. Обратите на это внимание при контроле за работой персонала: сотрудники, подверженные существенному теледавлению, теряют концентрацию, сосредоточенность и способность ясно мыслить.

303 участника исследования рассказали, как часто они работают с почтой в будние дни, в выходные, на больничном и в отпуске. Также исследователи выяснили, когда были получены последние сообщения и как быстро на них ответили респонденты.

Почему в контроле за работой персонала так важно отслеживать явление теледавления у сотрудников: если они ему серьезно подвержены, то ухудшается их качество сна, они чаще болеют и потому быстрее устают и регулярно пропускают работу.

Неудивительно, что маниакальная потребность быстро отвечать на электронные письма тесно связана с эффективностью и производительностью сотрудников. Она не позволяет сосредоточиться на больших и серьезных задачах. Нередко телезависимость связана с нормами и правилами внутри компании. Т.е. есть в коллективе существует представление о некоем «идеальном сотруднике» и логично, что работники хотят ему соответствовать. Хотя формирование таких явных и неявных норм и представлений руководство легко обнаружит в рамках контроля за работой персонала.
В такой ситуации руководству лучше утвердить четкие временные рамки для ответа на письмо. К примеру, этот интервал может составить 8 часов в рабочий день и 48 часов – в выходной. Автоматизированный контроль за работой персонала позволит сотрудникам отслеживать активность в электронной почте в течение рабочего дня и анализировать насколько это время расходуется эффективно. Хорошо, если руководство будет поощрять персонал работать с электронной почтой только в определенное время, а остальную часть дня посвящать непрерывной продуктивной работе. Вместо «как можно скорее» в письме, лучше указывать определенные временные рамки для ответа. А если письмо было отправлено в выходной или ночью, то можно указать в конце его содержания, что никто не ждет срочного ответа.

Если в компаниях в ходе контроля за работой персонала была обнаружена такая проблема, но ситуацию не спешат изменить, то в итоге это может привести к снижению продуктивности и качества работы.

Некоторые исследователи утверждают, что к 2016 году половина всех работников будет работать удаленно. Это выгодно и удобно работодателям и работникам. Распространению такой формы трудового устройства способствует доступность онлайн-инструментов для организации работы и общения. Больше не надо искать сотрудников только в городе, где расположена организация. Однако, для некоторых владельцев бизнеса «удаленка» связана с рисками, когда нет возможности вести контроль за работой персонала и анализировать продуктивность сотрудников.
Убрать негативные факторы удаленной работы помогут современные инструменты менеджмента.

1. Виртуальная АТС

Работа удаленных сотрудников должна быть удобной, а инструменты для онлайн-общения простыми. Для решения этих задач идеально подойдет виртуальная АТС – она станет элементом контроля за работой сотрудников. Экономия средств на междугородних звонках, использование многоканального номера, переадресация звонков на SIP-телефоны и мобильные, снижение затрат на покупку телефонов и прокладку кабелей – вот лишь некоторые выгоды ВАТС. Она же интегрируется с любой системой CRM – и данные о клиентах и покупках можно хранить в одном месте.

2. Видеосвязь

Возможность использовать видеотрансляцию крайне важна для оптимизации удаленной работы. Это необходимо и для организации взаимодействия между коллегами, между руководителем и подчиненным, клиентом и сотрудниками компании, особенно, когда они находятся за границей. Видеосвязь значительно упростит руководителю задачу контроля за работой персонала.
Видеосвязь подразумевает возможность проводить виртуальные совещания. Из технических средств понадобится только телефон и компьютер в выходом в Интернет. В такой конференции могут участвовать сразу до 100 человек, она записывается в онлайн-режиме и позволяет по ее окончании оценить многие параметры: продолжительность совещания, активность его участников, расходы на организацию совещания и пр. Что имеет самое непосредственное отношение к контролю за работой персонала.

3. Google Docs

Хранить и работать с документами, созданными на базе Google Docs, очень удобно, достаточно только ввести email-адрес. Все материалы, находящиеся в Google Docs можно комментировать и редактировать онлайн, что очень удобно при совместной работе. Сотрудникам при этом не нужно находиться рядом территориально, вся работа над документами может проводиться дистанционно. Руководитель сможет оценить активность удаленных сотрудников и вести контроля за работой персонала, анализируя их работу в Google Docs.

4. Онлайн-проектировщик

Таких сервисов достаточно много (к примеру, “Битрикс24” и Wrike). Чаще всего такие сервисы просты в использовании и не требуют много времени для ознакомления и внедрения: в них легко можно ставить и описывать задачи сотрудникам, оценивать их важность и качество, отслеживать их в личном кабинете, наблюдать за проектами коллег и помогать им в исполнении. Онлайн-планировщик идеально вписывается в возможность контроля за работой персонала «на удаленке».

5. Онлайн-чат

Это один из самых доступных и удобных способов взаимодействия между сотрудниками. Самый известный из них - Skype. Никаких особенных знаний и навыков установка его не требует и займет она не более двух минут. Зато общение между членами команды может происходить в любое время, независимо от расстояния и часовых поясов.

6. Система учета рабочего времени

Это непосредственный инструмент для контроля за работой персонала. Руководитель может точно узнать, чем занят его удаленный специалист в рабочее время: трудится над проектом компании или «зависает» в онлайн-игре, сколько времени у него уходит на решения рабочих задач, насколько он продуктивен. Система легко устанавливается и позволяет следить за онлайн-активностью сотрудника, руководитель же получает понятную статистику о его работе. Кроме контроля за работой персонала, система позволит анализировать бизнес-процессы компании и повышать эффективность команды.
Таким образом, современные технологии позволят компаниям более качественно использовать «удаленный» труд, активируя все его преимущества и нивелируя недостатки.