16.03
11:14
Учет отработанного времени: лайфхаки на каждый день

Среди ваших знакомых есть человек, который все успевает, несмотря ни на какие обстоятельства? Вам кажется, что он может быть везде и по всюду, он никогда не опаздывает, помнит все запланированные задачи и легко ведет учет отработанного времени? Наверняка, его даже считают сверхчеловеком. Все может оказаться гораздо прагматичнее, просто такой человек хорошо владеет навыками тайм-менеджмента. Таких людей сегодня становится все больше и больше, они делятся решениями и личными лайфхаками, которые и позволяют им четко планировать, все успевать и применять учет отработанного времени для повышения собственной продуктивности.
Вот их наработки:
1. Отмечать активность в календаре
Одно известное PR-агентство для налаживания культуры тайм-менеджмента несколько лет назад внедрило методику Глеба Архангельского. Согласно ей рабочее время сотрудников теперь планируется только в календаре Microsoft Outlook. Бумажными носителями для этих целей больше не пользуются. Коллеги PR-агентства могут получать доступ к календарям друг друга – это удобно и позволяет легко выяснить, где сотрудник и над чем он работает. Календарь имеет функцию присвоения конкретно цвета для конкретной задачи, чтобы определять ее приоритетность. Зеленый цвет – сигнал того, что к коллеге можно обратиться для решения рабочих задач, несмотря не его занятость. Синий цвет задачи запрещает беспокоить и отвлекать работника. Оранжевым обозначены те задачи, во время которых сотрудника нет в офисе: он на встрече, на конференции или другом мероприятии. Есть и другие обозначения. Очень удобно в таком режиме планировать использование переговорки – каждый может посмотреть, когда она занята и забронировать нужно время для своих целей. Это очень облегчает планирование, структурирует работу и не дает запутаться в учете отработанного времени.
2. Используйте трекинговые системы для рабочих задач
Некоторые компании не ведут строгий учет отработанного времени и в них даже нет утвержденного графика работы, в классическом понимании этого термина. Так в одной известной IT-компании руководство настолько доверяет своим сотрудникам, что позволяет им самостоятельно управлять рабочим временем, оценивать трудоемкость процессов и задач. По согласованию с менеджером работник может часть работы выполнить вне офиса. В этом команде помогает система Atlassian JIRA, которая служит для управления проектами. В таком подходе внимание уделяется не столько учету отработанного времени, сколько тому, как поставленные задачи были выполнены. Изначально Atlassian JIRA была создана для разработчиков, но ее можно приспособить для работы в других отделах: продуктовом отделе, службе маркетинга и рекламы и др.
Косвенно JIRA ведет и учет отработанного времени: когда руководитель или подчиненный ставит задачу, исполнитель может оценить сколько времени он потратит на ее решение, отметить его в системе и корректировать по мере необходимости. Как только задача была решена, можно сравнить запланированное и реальное время на ее решение. Такие показатели полезны для дальнейшего планирования и последующей корректировки данных учета отработанного времени.
3. Оградитесь от внешних раздражителей
Многие руководители отмечают высокий уровень информационного шума, который очень часто мешает в планировании времени, потому сложно сосредоточится на рабочих задачах, когда кто-то или что-то постоянно от них отвлекает. Сложная задача часто требует время на вхождение в нее, и как только внешний раздражитель отвлекает вас от ее решения, на то, чтобы вернуться к ее решению может потребоваться до получаса дополнительного времени. Особенно, когда получаешь письма с пометкой ASAP (as soon as possible - как можно раньше). Учет отработанного времени в такой ситуации становится некорректным, ведь много времени уходит на «возврат» к прежней задаче.
Поможет минимизировать внешние вторжения:
- отключение оповещений о новых письмах;
- переключение телефона на беззвучный режим;
- закрытие соцсетей и RSS-рассылок.
Давно известно, что 40% нашего времени отнимают привычки, так пусть лучше они будут полезными.
→ Учет отработанного времени: лайфхаки на каждый день
Оставить комментарий
Записи по тегам
анализ времени
анализ рабочего времени
контроль за компьютерами сотрудников
контроль за работой персонала
контроль за работой сотрудников
контроль компьютера
контроль персонала
контроль работы сотрудников
контроль рабочего времени персонала
контроль сотрудников
мониторинг времени
программа контроля работы сотрудников
программа учета рабочего времени
программа шпион
программа-шпион
система учета рабочего времени
учет времени
учет использования рабочего времени
учет отработанного времени
учет рабочего времени