Инфомаксимум

Сотрудники-россияне по данным ОЭСР (Организации экономического сотрудничества и развития) являются самыми неэффективными среди Европейских стран. Учет времени, при этом, показал, что российские работники трудятся как минимум в 1,5 раза дольше.

Исследование, проведенное одной из ведущих экономических организаций мира, поставило эффективность работы россиян ниже даже греческих сотрудников (а ведь все мы помним, что в Греции сейчас бушует кризис). Для того чтобы сравнить эффективность работы в разных государствах, ОЭСР вычислила Индекс эффективности рабочей силы: показатель рассчитывается как средний ВВП на душу населения, произведенный за один рабочий час.

В итоге Россия «заработала» 25,9 пункта, при этом средний показатель по Евросоюзу – 50 пунктов, в Греции – 36,2 пункта, в США – 64 пункта.
Как же получается, что мы работаем больше, а эффективность выдаем меньше? Ведь среди европейских стран, мы – самое работающее государство (российские работники проводят в офисе в среднем 1982 часа, а европейские – лишь 1691).

Проблема кроется в отсутствии учета времени на работе. Если организация платит сотрудникам не за часы работы, а за стандартный рабочий день, как правило, руководитель не утруждает себя учетом времени работы. Ситуация, когда работник просто «просиживает» трудовой день – совсем не редкость для нашей страны. Без контроля и учета времени, сотрудник не стремится выдавать максимальный результат, не задумывается, на что он тратит рабочее время. Он просто «ходит на работу».

Совсем не обязательно, что каждая европейская организация ведет строгий учет времени и регулярно отслеживает эффективность своих работников. Но не согласиться, что качественные различия в менталитете и стиле работы между европейскими компаниями и компаниями России существуют, мы не можем.
Международные эксперты, тем временем, высказывают такое мнение о проблемах российской экономики и эффективности работы: «Главная проблема РФ – отсутствие структурных реформ». Думается, что экономические проблемы провоцируют и внешний долг, падение инвестиций, отток капитала и демографическая ситуация.

Учет времени во многих компаниях (в том числе и западных) показал, что некоторые работники бесполезно тратят до 60% рабочего времени. Как это исправить? Показать сотрудникам, что их работа прозрачна и видна всем. Как и их безделье.

Если в компании, установлена программа для учета рабочего времени , то руководитель всегда может посмотреть, как часто его сотрудники делают перерывы. Некоторые руководители считают неприемлемым, если специалисты отдыхают каждые пару часов или когда в статистике программы для учета рабочего времени отображается 10% непродуктивного времени.

Однако согласно многочисленным исследованиям, человек не может работать непрерывно, ему всегда требуется период восстановления и переключения с задачи на задачу, это позволяет сохранять продуктивность. В большей степени руководителя должен насторожить продолжительный интервал работы в несколько часов, отображаемый в программе для учета рабочего времени. Отдых – естественная потребность организма, не важно, занят человек физическим или умственным трудом. Считается, что в последнем случае переутомление наступает даже чаще. Некоторые же работники пренебрегают обеденным перерывом, чтобы и во время него выполнять задачи, а отдых превращается в прием пищи с одновременным разбором почты или прочтением отчета.

Если отдых правильный, то он положительно скажется на продуктивности человека, что будет заметно по статистике программы для учета рабочего времени и по результатам работы. Потому придерживаясь рекомендаций по организации отдыха в офисе, можно быть уверенным, что это только повысит трудовую продуктивность.

1. Перерывы важны. Первое, что нужно сделать, это осознать, что отдых необходим. Перерыв снимает напряжение, высвобождает время на спокойное обдумывание, нередко именно во время отдыха приходят самые удачные идеи. Хороший отдых позволит вам хорошо работать, а значит, рассчитывать на повышение в статусе и доходе.

2. Отдых – это бездействие в работе. Легко сказать, но на деле даже маленький перерыв превращается в обсуждение рабочих вопросов и решение мелких задач. Так никакого отдыха не получится. Нужно абстрагироваться от работы и побыть в бездействии. Да, программа для учета рабочего времени зафиксирует это, как некомпьютерное время, но иначе отдыха не получится.

3. Будьте разнообразны. Если человек занят умственным трудом, то ему следует размяться физически: пройтись по офису, поделать легкие упражнения, подвигаться. Если, наоборот, весь день проходит на ногах, тогда нужно присесть.

4. Уходите из офиса, если это возможно. Небольшая прогулка в течение десяти минут вокруг офисного здания уже гораздо лучше, чем просто сидение в социальных сетях, кроме того, «гуляние» по соцсетям отобразится как непродуктивное время в программе для учета рабочего времени.

5. Задавайте рамки перерыва. Очень легко, начав отдых, забыть, когда он должен закончиться. Можно установить таймер на тайм-трекере, кстати, некоторые программы для учета рабочего времени им оснащены. Либо можно установить напоминание на мобильном телефоне, тогда вы не забудете, что пора сделать перерыв.

6. Оставьте рабочие обсуждения на потом. Если не оградить себя от телефонных звонков, рабочих бесед с коллегами, то перерыв просто стает продолжением рабочего дня.

7. Дыхание, слух и зрение нужно расслаблять. Глубокое дыхание помогает снять напряжение, а наблюдение на чем-то умиротворяющим даст отдых глазам и мозгу. Это крайне важно, если большую часть рабочего времени вы проводите за компьютером. От шума спасут наушники и классическая музыка.

Если все это крайне сложно, то двухминутные перерывы с закрытыми глазами не должны составить труда. Тем более, что такое время не критично скажется на статистике программы для учета рабочего времени . Помните, что правильный перерыв положительно влияет на продуктивность в течение рабочего времени и позволяет демонстрировать более высокую эффективность.

Абсентеизм – новое понятие, которое постепенно сменяет прокрастинацию. Пришел этот термин из политической сферы и означает уклонение от деятельности, от активности и в целом работы. Очевидно, что абсентеизм не несет каких-то положительных моментов для бизнеса, и просто необходимо вести контроль компьютеров персонала, чтобы оплаченное время не утекало впустую. Но может быть, все не так однозначно?

Для бизнеса лень работников является безусловным злом. Но абсентеизм – это сигнал в первую очередь для работника: возможно, он устроился на нелюбимую работу, выполняет задания с неохотой или ему не нравится компания. Однако социальные обязательства никуда не уходят, нужно зарабатывать. Вот и ходит человек на работу без желания и мотивации и обязанности висят тяжелым камнем и давят на него как повинность. Работодатели сегодня часто ведут скрытый контроль компьютеров сотрудников, так что обнаружить страдающего абсентеизмом сотрудника не составит большого труда.

Потому прежде, чем это состояние доведет человека до стресса и проблем с работодателем, можно попробовать найти другую организацию, профессию, должность, которые будут приносить удовлетворение. Если же компания большая, то можно обсудить с руководством смену функционала или позиции. Ведь это лучше, нежели обнаружение с помощью системы контроля компьютеров бесполезности сотрудника и его последующее увольнение.

Решение ситуации, таким образом, невозможно без осознания человеком своего состояния, только в этом случае он может принимать меры. Другое дело, если абсентеизм – принцип жизни и человек убежден, что одним своим присутствием приносит пользу окружающим и потому никто от него ничего не может требовать, но должны только благодарить. Программа для контроля компьютеров будет фиксировать у такого «звездного» сотрудника большие промежутки непродуктивного и непрофильного времени.

Если причины собственного абсентеизма сотруднику очевидны, то можно попытаться их устранить. К примеру, если система контроля компьютера постоянно фиксирует опоздания на работу, то можно попросить сместить график работы на час, если это не критично для трудовых обязанностей.
Руководитель пойдет на встречу в том случае, если это не будет наносить ущерба бизнес-процессам компании.
Системы контроля компьютера показывают руководителю, кто из сотрудников тратит время впустую, часто отвлекаясь или занимаясь личными вопросами. Программа показывает, какими ресурсами и программами пользуется человек в течение рабочего времени? Или, может быть, у него совершенно необоснованные большие промежутки непрофильного времени? Частые опоздания и ранние уходы? Все это служит поводом для разговора с сотрудником, чтобы выяснить истинные причин такого положения дел. Ведь вполне вероятно, что вины сотрудника нет, а снижают продуктивность конфликты в отделе, неграмотное распределение задач, неверная постановка приоритетов и целей и т.п.

Как в неудовлетворительной статистике программы для контроля компьютеров персонала нельзя априори обвинять сотрудника, так и в случае снижения продуктивности работника, нельзя искать причину только в абсентеизме, т.к. это всего лишь одна из возможных причин низкой эффективности человека. Абсентеизм может принимать совершенно разные формы и иметь самые разные причины. Чаще всего пытаются разобраться с этой проблемой люди, стремящиеся к саморазвитию. Ведь абсентеизм может спровоцировать проблемы не только на работе, но негативно сказаться и на других аспектах жизни. Человеку нужно научиться относиться с уважением к своему времени и времени других людей, то проблему уклонения от работы и безделья получится решить быстрее.

Абсентеизм персонала может иметь для организации серьезные последствия, причем потери могут быть как финансовые, так и кадровые. Контроль за работой персонала поможет вовремя определить, кто из сотрудников страдает этой «болезнью».

Все способы борьбы с абсентеизмом связаны с психологией человека. И, конечно же, они знакомы и HR-менеджерам, и руководителям. Некоторые из них помогут справиться с этим явлением, и послужат инструментами в контроле за работой персонала.

1. «Жесткий метод». Человека могут вывести из состояния абсентеизма административные и финансовые взыскания, никто не захочет быть лишенным премии или быть переведенным на более низкую позицию. Этот метод знаком большинству руководителей в системе контроля за работой персонала.

2. «Мягкий метод». Гибкий график, вознаграждения за результаты, дополнительные отгулы или отпуск могут способствовать изменению отношения сотрудника к работе. Однако излишнее «стимулирование» может привести сотрудника к мысли, что он незаменим и сверхценен, а значит, можно еще больше расслабиться, что сразу же будет заметно в ходе контроля за работой персонала.

3. «Построение команды». Обучающие и развлекательные мероприятия в коллективе, несомненно, его сплачивают. И «устранятся от работы», когда коллеги трудятся, становится просто стыдно и неудобно.

4. «Личная беседа». Этот метод построен на получении обратной связи от подчиненного, чтобы выяснить, что его демотивирует и разработать план действий для устранения демотивирующих причин. Этот способ, по мнению многих руководителей, является очень эффективным.

5. «Формальный метод». Такой подход вынуждает сотрудника предоставлять документы, чтобы подтвердить свою болезни или любую другую уважительную причину отсутствия на работе. Контроль за работой персонала выявит «лентяев» и не позволит им злоупотреблять расположением коллег и руководства.

6. «Мониторинг деятельности». Внедрение автоматизированной системы для контроля за работой персонала позволит отслеживать активность работника за компьютером и знать, какими программами и сайтами он пользуется в рабочее время. В таком случае влияние человеческого фактора исключено, и можно провести объективный анализ ситуации, чтобы выявить сотрудников в состоянии абсентеизма.

Все эти методы подходят для борьбы с явным абсентеизмом, однако скрытый абсентеизм требует повышения мотивации и заинтересованности сотрудников в рабочем процессе и в достижении поставленных результатов. Конечно, для этого нужен особый подход и ресурсы.

В одной из американских компаний эффективным работникам, которые выполняют поставленные планы и достигают ключевых показателей, обеспечен реальный карьерный рост внутри корпорации. В ситуации напряженной работы для достижения поставленных на год каждому сотруднику целей, отлынивать от работы и лениться не получится. Каждый сотрудник, достигший запланированных показателей, уверен в том, что он займет более высокую позицию и будет вознагражден финансово. Это прекрасная мотивация. Контроль за работой персонала на протяжении года, позволяет объективно оценить каждую кандидатуру и принять верное решение. Абсентеизм явление распространенное, но на него можно влиять и исправлять ситуацию, если случай не безнадежный.

Абсентеизм — это не страшная болезнь, а всего лишь вид отлынивания от рабочих обязанностей. Термин пришел из политической среды и прочно обосновался в HR-сфере. Трудовой абсентеизм кстати даже имеет свое числовое выражение: это соотношение числа неотработанных (пропущенных) дней к общему числу рабочих дней в течение определенного периода (месяца, года). Программа же учета времени предоставляет в удобной форме информацию по графику работы каждого сотрудника, так что легко можно отследить нарушения регламента (прогулы, больничные в том числе).
Условно абсентеизм делится на явный и скрытый. Под явным абсентеизмом подразумеваются элементарные нарушения рабочего графика: регулярные опоздания, частые ранние уходы, затягивающийся дольше отведенного обеденный перерыв, отгулы и т.п. В маленькой компании руководитель и сам может заметить не ладное, в крупных ситуацию поможет прояснить программа для учета времени. Людей с признаками явного абсентеизма достаточно много, его легче выявить и принять необходимые меры по исправлению ситуации.

Скрытый абсентеизм сложнее и его выявить не так просто: ведь человек приходит на работу вовремя, имитирует напряженную работу, но при этом реально не участвует в рабочем процессе. Если проанализировать его деятельность внимательно, с помощью автоматизированной программы для учета времени, то окажется, что звонки носят личный характер, перерывы повторяются чуть ли не каждые 15-30 минут, а анализ интернет-активности покажет, что в соцсетях человек пропадает чуть ли не пол рабочего дня.

Хотя абсентеизм и делится на сознательный (намеренный) и бессознательный, первый все же встречается чаще.
Беспричинный абсентеизм обусловлен характером и привычками человека, его личностными особенностями, либо они могут быть спровоцированы коллективом. И как бы неприятно это явление не было, его легко можно обнаружить с помощью анализа результатов программы для учета времени.

Причины абсентеизма могут быть разными, исследователи выявили некоторые особенности «рабочей лени»:

1. Так ученым удалось выяснить, что данному явлению больше подвержены женщины. Оказалось, что женщины испытывают больший стресс на работе нежели их коллеги-мужчины. Это обусловлено тем, что женщины вовлекаются в рабочий процесс не полностью, так как их мысли заняты еще и домашними, бытовыми и семейными проблемами. При этом после работы женщины сразу же приступают к семейным обязанностям, как бы работая во вторую смену. Это не способствует восстановлению сил, а только приводит к переутомлению, равнодушию, усталости. Потому замужние женщины могут быть менее продуктивны по данным программы для учета времени.

2. Сотрудники постарше имеют более низкий уровень абсентеизма. Это связывают с тем, что, чем старше человек, тем выше его ответственность перед близкими и работодателем.

3. Люди с высшим образованием и большим опытом работы имеют уровень абсентеизма ниже, чем у людей со средним образованием. Причины: более высокий уровень мотивации, желание развиваться, высокая саморганизованность.

4. Теплый сезон способствует увеличению уровня абсентеизма, по сравнению с холодным временем года. Может быть, именно поэтому летом у многих сотрудников наблюдается снижение рабочей продуктивность в программе для учета времени.

Как-то влиять на эти особенности абсентеизма сложно, но они должны быть учтены менеджерами и кадровыми службами, чтобы корректно проводить анализ данных программы для учета времени.

Исследователи абсентеизма уверяют, что хорошим способом борьбы с ним является свободными или гибкий график. График работы таких сотрудников можно установить в программе для учета времени и легко мониторить продуктивность персонала и при таком режиме труда.

«Болезнью» абсентеизма могут страдать специалисты любого уровня и в организации любого масштаба. Однако, чем выше полномочья работника, тем больший вред наносит организации это отрицательное свойство характера. Уровень стресса специалистов высокого уровня всегда выше, чем у рядового персонала, это естественно ведет к профессиональному, эмоциональному выгоранию и апатии к работе. Но ситуацию можно изменить, если воспользоваться рекомендациями экспертов по тайм-менеджменту, проанализировать нагрузку с помощью программы для учета времени. Это позволит снизить случаи «отлынивания от работы» и повысить эффективность работы всей организации.

«Как работать продуктивно?» – этот вопрос волнует большинство профессионалов. Современный работник находится в постоянном движении, среди огромного массива информации и задач, с которыми мозг простого человека, без помощи справиться не может. Что делать? Проводить анализ рабочего времени и оптимизировать собственную деятельность.


Вы уверены, что вся работа, которую вы выполняете приносит пользу? Если вас хотя бы раз в неделю посещает мысль, что «эта бурная деятельность на самом деле бесполезная трата времени», значит, пришло время для анализа рабочего времени и «разбора полетов».

Полезная работа не подсчитывается количественно – провел 10 совещаний, ответил на 150 писем и поговорил с 30-ю клиентами. Продуктивная работа – это, прежде всего, качество, результат. Проведите анализ рабочего времени и ответьте на вопрос: весь ли ваш труд приносит реальный и измеримый результат? Разумеется, есть и «текучка», от которой, при все желании, откзываться нельзя. Но она должна занимать не больше 15-20% вашего времени.


Грамотный анализ рабочего времени легко покажет главных врагов вашей продуктивности. А при правильном подходе, подскажет, как этих врагов победить. Как правило, нашими главными врагами становятся текущие дела, которые не отнимают много энергии, не заставляют наш ум напрягаться и, поэтому, мы охотно отдаем им предпочтение, когда стоит выбор: взяться за серьезную задачу или же расслабиться и просто «полистать» почту.


По мнению одного из авторов ресурса Лайфхакер, основных «врагов продуктивности» у работников всего три, но они могут отнимать до 80% времени у своих жертв. Без анализа рабочего времени, сколько бы работник не пытался освоить практики тайм-менеджмента, сколько бы не внедрял новых инструментов – все будет бесполезно.


Итак, узнаем врага в лицо. Главные пожиратели рабочего времени:


1. Рабочее расписание

Многим руководителям свойственно не проводить анализ рабочего времени и полагаться на «собственное чувство времени». Человеческие чувства субъективны, а время, как известно, «не резиновое», поэтому часто случаются ситуации, когда руководитель назначает столько рабочих встреч в день, что ни на что другое просто не остается времени.
Более того, из-за периодических задержек и форс-мажоров, встречи переносятся, растягиваются или попросту отменяются. Итог: руководитель раздражен, рассержен на себя и испытывает стресс, смешанный с чувством вины. Задержки на работе становятся катастрофическими и ежедневными. Обычно профессиональный работник становится рассеянным и непродуктивным.
Вывод тут один: ориентироваться на практики лучших бизнесменов: проводить анализ рабочего времени, чтобы лучше управлять им, успевать больше за меньшее количество часов.

2. Неумение сказать «нет» себе и окружающим, а потом выполнить обещанное

Большинство занятых работников сами загоняют себя в угол: дефицит их рабочих часов происходит из-за отсутствия анализа рабочего времени, попыток «взять все на себя», быть хорошим для всех, быть сверхчеловеком.
Однако, из-за постоянного отсутствия времени, цейтнотов и перегруженности, выполнять обещания становится либо совсем трудно, либо невозможно. Настоящий профессионал не должен допустить, чтобы его слова воспринимались скептически и теряли вес. А именно это может произойти, если давать необдуманные обещания, соглашаться помочь, а потом не выполнять сказанного.
Проводите регулярный анализ рабочего времени и беритесь только за то, что сможете сделать без вреда для прочих задач. Иначе слово продуктивность будет снова не «про вас».

3. Коммуникации с окружающим миром


Сотни e-mail остались без ответа, десятки непрочитанных сообщений во всевозможных мессенджерах, десятки открытых вкладок в окне браузера – все это отвлекает, демотивирует и не дает сосредоточиться на действительно важных задачах. Вам снова поможет анализ рабочего времени: сколько часов в день вы тратите на подобные коммуникации? А сколько должны? Выработайте правила коммуникаций с внешним миром, подумайте о найме личного помощника, который разгрузит вас от рутины и даст возможность заняться настоящим, продуктивным трудом.


Кто виноват и что делать?


Искать виновных в своих проблемах на стороне – значит глубоко ошибаться. Все проблемы – в отсутствии анализа рабочего времени, в отсутствии приоритетов, системы менеджмента рабочих задач.
Решение – очевидно. Взгляните на свою жизнь и работу объективно, проведите беспристрастный анализ рабочего времени , вычеркните из своих рабочих будней все лишнее и не приносящее результата, сосредоточьтесь на главном и действуйте!

Сегодня все больше руководителей внедряют программу учета рабочего времени: она дает объективную картину загруженности работников, позволяет оптимизировать бизнес -процессы, своевременно узнавать о нарушениях рабочего регламента и многое другое. Но программа учета рабочего времени не панацея от всех проблем компании. Многое зависит от культуры тайм-менеджмента в коллективе. Множество полезных рекомендаций есть на эту тему, здесь представлены только десять, но и они помогут стать продуктивнее:

1. Не смешивайте задачи, каждая из них требует раздельного выполнения, вне зависимости от того, нужна для них серьезная концентрация или нет. Когда рабочий процесс прерывается из-за необходимости что-либо обдумать, то работа замедляется, ритм сбивается и тормозится вся деятельность.

2. Для второстепенной или малозначимой работы лучше выделать отдельное время, чем прерывать ей весь рабочий процесс. Рассылка писем, корректировка расписания и планов могут постоянно отвлекать от основной задачи, потому для них лучше выделить резерв времени в рабочем расписании. В этом случае в программе учета рабочего времени можно будет увидеть продолжительные промежутки времени, отведенные для решения одной конкретной задачи, что говорит о хорошей концентрации при ее решении.

3. Большие и трудные задачи лучше разбивать на ряд маленьких и легких, так большой объем работы не будет пугать и рассеивать внимание. Именно умение делить большой проект на этапы и подзадачи помогает справиться с ним гораздо легче и не нарушая сроков.

4. Если в течение 20 минут вы не можете приступить к какой-либо задаче, то лучше отложить ее. При этом не важно, какая причина будет вас останавливать. Чтобы не пострадала продуктивность, лучше взяться за другую задачу. Так в программе учета рабочего времени можно наблюдать у некоторых сотрудников частые и значительные перерывы в рабочем процессе. Если при этом и результат оставляет желать лучшего, не исключено, что человек не может справиться с поставленной задачей, делает частые перерывы, и потому в его работе нет прогресса.

5. В вашем рабочем расписании обязательно должны быть расставлены приоритеты. Не бывает так, чтобы все задачи были одинаковой срочности и важности. Лучше всего, как только получилось настроиться на работу, приступить к решению самых важных вопросов, задачи попроще лучше перенести на вечер, мозг к этому времени уже устает и не способен решать что-то сложное. Приоритеты расставить проще, если выделить самую важную задачу и решить в первую очередь ее.

6. Не бойтесь передавать некоторые задачи другим сотрудникам. Писатель Джон Максвелл говорит, что если другой сотрудник способен выполнить какое-то дело на 80% так же хорошо, как и вы, тогда это дело можно поручить ему. Это позволит быть гораздо эффективнее, что, конечно, отразится в статистике программы учета рабочего времени.

7. Любую хорошую идею нужно записывать. Не стоит надеяться, что вы вспомните ее через неделю или месяц. Часто мы полагаемся на свою кратковременную память и зря, она не способна сохранить все важные для нас моменты. Потому используйте блокнот, доску или специальное приложение, чтобы фиксировать свои мысли.

Программа учета рабочего времени поможет обнаружить проблемы в работе персонала, но чтобы их исправить нужно осознанное отношение к ним со стороны сотрудников. Заинтересованность работодателя в повышении продуктивности естественна, а вот культура тайм-менеджмента у персонала может быть на низком уровне. Потому программа учета рабочего времени служит для анализа ситуации, но, какие меры для ее выправления следует принимать, решать только руководству.

Системы анализа рабочего времени нередко показывают, что рабочий день некоторых сотрудников проходит впустую: что-то или кто-то постоянно отвлекает, а работа стоит. В таком случае помогут индивидуальные навыки тайм-менеджмента, ведь необходимость учета и анализа рабочего времени не стоит под сомнением, когда требует высокая эффективность. И такие навыки необходимы как работнику, так и работодателю.

Очень много ресурсов уходит зря, когда мы пытаемся быть многозадачными или фокусируемся на малозначительных деталях. Вот несколько рекомендаций от канадского дизайнера Этьена Гарбугли, который также испытывал сложности с анализом рабочего времени и тайм-менеджментом, пока не вывел для себя основные идеи, теперь помогающие ему и другим людям быть гораздо продуктивнее.

1. Время есть всегда.
Как часто проводя анализ рабочего времени, мы замечаем, что какие-то задачи «зависли» и постоянно переносятся? Первая причина, которую мы тут же находим: не хватило времени. Но время не заканчивается, просто это значит, что оно ушло на задачи, которые показались нам более важными или интересными.

2. Рабочее расписание заполняется быстрее, чем мы предполагаем.
Имейте запасы времени, предусмотрите такие интервалы в своем расписании, так вы его не перегрузите. Жесткие временные рамки, в которые мы плотно «упаковываем» свои задачи, только мешают их выполнению.

3. Работа на подъеме всегда продуктивнее.
Если внимательно проводить анализ рабочего времени, то можно заметить, что в какие-то дни вы способны работать и 12 часов, а в какие-то, как обычно. Эти дни особой продуктивности старайтесь использовать максимально.

4. Совмещайте пользу для бизнеса и для личной жизни.
Прекрасно, если профессиональные и личные задачи связанны между собой, это повышает продуктивность. Если у вас нет цели, переехать в Японию, то изучение японского языка, вместо наращивания своих профессиональных компетенции, будет для вас неэффективным в долгосрочной перспективе.

5. Работа на износ делает нас непродуктивными.
Недосыпать, недоедать, забыть, что такое отдых, не значит стать продуктивнее. Системы анализа рабочего времени показывают, что сотрудники, работающие в таком режиме быстрее «выгорают», имеют проблемы со здоровьем и быстро утомляются, и тогда «стахановец» точно перестает быть сверхэффективным.

6. Многозадачность — враг продуктивности.
Исследователи доказали, что мозг человека в условиях многозадачности затрачивается больше энергии. Весь день переключаясь с задачи на задачу мозг крайне устает.

7. Все отвлекающие факторы можно взять под контроль.
Для этого есть специальные сервисы (SelfControl), методики (Pomodoro) и автоматизированные системы анализа рабочего времени (CrocoTime), которые помогают ограничить влияние отвлекающих факторов и дисциплинировать себя.

8. Начинайте рабочий день с небольшой задачи.
Большая задача в начале дня может испугать и ухудшить настроение, лучше начать с чего-то легкого и быстрого, к примеру с разбора электронной почты. Многие работники, «устрашившись» большой задачи, начинают тянуть время, отвлекаться на беседы с коллегами и таким образом только снижают рабочий настрой. Это убедительно доказывают данные программ анализа рабочего времени.

9. Перфекционизм может стать большой проблемой на пути к цели.
Лучше выполнить хороший план сегодня, чем завтра реализовать идеальный.

10. Больше часов «отданных» работе не значат, что производительность растет.
Простое сидение в офисе еще никогда не помогало сделать работу качественно и в срок. Лучше постараться и завершить задачу в течение рабочего дня, чем возвращаться к ней и сидеть до полуночи.

Когда человек в течение дня занят одной задачей, ему гораздо проще наладить свой режим труда и отдыха, а так же проводить мониторинг времени. Однако, большинство людей в современном мире существует в условиях многозадачности, а современные технологии, которые, казалось бы, призваны упрощать работу и жизнь, делают режим многозадачности круглосуточным. В таких условиях мониторинг времени становится осуществлять труднее. Хотя сегодня есть автоматизированные системы мониторинга времени, которые облегчают задачу как индивидуального тайм-менеджмента, так и корпоративного. Но уменьшить количество отвлечений и «сбоев» в собственной работе помогут еще несколько рекомендаций:
Начинайте работу с самого трудного. Для многих успешных людей единственный способ выполнить важные и сложные задачи — это заняться этими делами с самого раннего утра, пока не беспокоят телефоны, почта и другие средства связи. Проводить мониторинг времени проще, когда у вас было время в начале дня собраться с мыслями, спокойно обдумать важные задачи и сделать самое сложное без отвлечений.
Разбивайте большую задачу на подзадачи. Есть большие задачи, которые одним своим масштабом ставят в тупик, так что непонятно, с какого конца за нее браться. Разбейте крупный проект на подзадачи. Чтобы не нарушить дедлайт ведите мониторинг времени и отслеживайте, за какой срок выполняется каждый этап. Четкие сроки и индивидуальные цели для каждой подзадачи помогут выполнить проект в срок и сохранить стабильную мотивацию.
Полностью концентрируйтесь. Пытаться одновременно выполнять сразу несколько дел: проверять почту и слушать коллег, значит снижать собственную продуктивность. Хотя на первый взгляд может показаться, что так вы выполните гораздо больше дел. Любое дело можно выполнить быстрее и качественнее, если при этом не отвлекаться на другие задачи и вести четкий мониторинг времени.
Умейте откладывать дело. Особенно это касается электронных сообщений. Сначала выделите время (1-1,5 часа) на решение запланированных задач, а потом приступайте к разбору почты. Такая стратегия поможет начальнику показать, что он не готов моментально отвечать на любое сообщение и не ожидает этого от сотрудников.
Ведите записи. Многие эксперты в области тайм-менеджмента, планирования и мониторинга времени рекомендуют записывать идеи, которые пришли неожиданно, но представляют ценность. Не стоит слишком надеяться на собственную память, как говорится, даже тупой карандаш лучше самой острой памяти.
Делайте перерывы. В погоне за высокой продуктивностью, человек забывает об отдыхе и смене деятельности. Чтобы появились промежутки времени «на себя», четко планируйте свою работу и жизнь. Устраивайте перерывы каждые два часа работы, и тогда рост продуктивности не заставит себя ждать. Мониторинг времени не позволит вам пропустить очередной перерыв, тем самым поддерживая вашу эффективность.
Лучше не откладывать те задачи, решение которых займет не более пяти минут. Выполнив их сразу, вы не накопите мелкие задачи как снежный ком, и тем более не забудьте их выполнить. 5-7 минутные перерывы каждые 2 часа работы поддержат вашу продуктивность в течение дня, но не увлекайтесь, и не затягивайте отдых, а то потом будет достаточно сложно опять вернуться к работу.
Четкое планирование, разбивка проекта на этапы, мониторинг времени, постоянное отслеживание промежуточных результатов — все это упростит работу над большой задачей, а так же поможет спрогнозировать развитие событий и планомерно продвигаться к цели.

Центр прикладных исследований Тартуского университета выяснил, что в Эстонии зарплата мужчин и женщин в Эстонии в рамках 13-35 %. На этой разнице сказываются таких факторы как мотивация и ценность работы для общества. Хотя такая ситуация свойственна многим странам, не только Эстонии. Несмотря на то, что учет использования рабочего времени показывает, что мужчины и женщины выполняют одинаковый объем работ, а порой женщины даже эффективнее своих коллег-мужчин.

Статистика Эстонии примечательна еще и тем, что эстонские женщины хоть и имеют хорошее образование и занимают высокие должности, для которых предполагается высокая оплата, зарабатывают они, тем не менее, меньше мужчин.
На эту ситуацию сложно повлиять, так как мужская и женская работа по-разному оцениваются обществом, имеет место и дискриминация.

Международные эксперты подсчитали, что женщинам в нашей стране должны платить на 10% больше, чем мужчинам. Как показали многочисленные исследования и опросы в разных странах мира женщины чаще всего имеют лучшее образование, больший опыт и работают продуктивнее своих коллег-мужчин, которые занимают аналогичные должности. Учет использования рабочего времени часто это подтверждает. При этом статистика говорит о более низком уровне оплаты труда у женщин, это выяснили специалисты Международной организации труда.

На общем фоне выделяется только США, в этой стране работники-мужчины работают и эффективнее и больше женщин, потому соотношение зарплат 100 к 64 вполне справедливо. Россия, Европа, Бразилия отстают в этом отношении: в этих странах женщина по всем показателям продуктивности превосходит мужчин, но получает, тем не менее, меньше.

Эксперты МОТ подсчитали, что если в России установить зарплаты исходя из опыта работы, образования и производительности труда, то женщины должны получать больше мужчин на 10%. В Словении, если следовать этой логике, женщины должны получать на 18,5% больше сильного пола.

Может быть, в связи с этими фактами, в июне этого года Совет Федерации предложил сделать пятницу коротким днем именно для женщин. Это бы позволила работающим женщинам проводить больше времени с семьей и детьми. Пока это только инициатива Совфеда, и она не оформлена как проект. По словам председателя Комитета по социальной политике, Валерия рязанского, чтобы такая инициатива получила одобрение, идея должна быть выдвинута от Общественной палаты.

Общественной палате эта инициатива показалась интересной. Кроме того, такая практика для сотрудниц бюджетных учреждений введена в Республике Бурятия и Кемеровской области.

МОТ в октябре 2014 года предлагала ввести четырехдневную рабочую неделю во всех странах, входящих в объединение. Эта идея обосновывалась тем, что это поможет улучшить здоровье работников, уменьшит стрессовые состояния, а так же приведет к увеличению числа рабочих мест.

Действительно, сложность в оценке обществом мужского и женского труда, тормозит его объективный анализ и введение в связи с этим справедливой оплаты труда каждого работника. Однако некоторые шаги по изменению ситуации в лучшую сторону все-таки уже принимаются. Автоматизированный учет использования рабочего времени покажет объективную картину эффективности каждого сотрудника и поможет сделать оплату труда справедливой.

Контроль сотрудников — стандартная функция любого руководителя. Однако многие служащие очень негативно к ней относятся, ведь работникам нередко кажется, что использование компьютера в рабочее время для личных целей нормально и приемлемо.

В связи с этим на Западе появился термин cyberloafing (от английского loaf — «ничегонедалание»), который означает использование компьютера для неслужебных задач в рабочее время. Совершенно логично, что такое положение дел не радует руководителей, ведь контроль сотрудников в некотором роде и нужен для пресечения неограниченного использования нерабочих ресурсов.

Национальный институт Сингапура в лице профессоров Вивьен К. Дж. Лима и Джона Дж. К. Чена, провел среди 200 человек исследование «Использование служебных компьютеров в личных целях: теряют работодатели или выигрывают?».
Ученые пришли к выводу, что в среднем опрошенные (сингапурские работники) 51 минуту в течение рабочего дня тратят на нерабочие задачи. Согласно данным других исследований (к примеру, WebSense.com) за неделю рабочие часы могут достигать 10. Цифра в вопросе контроля сотрудников некритичная, но, тем не менее, стоит иметь ввиду этот показатель. Люди не могут посвящать работе 100% своего времени, т.е. трудиться, не отрываясь от задачи все 8 часов.
Не менее интересно, на что же именно уходят эти 10-12% от рабочего времени. Чаще всего, это просмотр электронной почты, чаты и разнообразные новостные ресурсы. Как утверждают респонденты, это даже способствует их рабочей продуктивности. Однако авторы исследования отмечают, что сайты, тематика которых связана с рабочей деятельностью, благотворно сказываются на эффективности труда персонала, а вот посторонние ресурсы — негативно отражаются на труде. В контроле сотрудников на это также нужно обращать внимание и не заниматься тиранией, запрещая просмотр всех посторонних ресурсов в рабочее время.

Исследователи обратили также внимание на гендерные отличия использования служебных компьютеров для личных вопросов. Оказалось, что женщины отвлекаются от работы таким образом гораздо реже, чем мужчины: 46 минут против 61. В свою очередь 85 % женщин и 97% мужчин считают, что использование рабочего времени для личных целей, вполне приемлемо.

Как было сказано выше, контроль сотрудников не должен перерастать в слежение за каждым действием работников, и любая деятельность требует перерывов и отдыха.

Исследователей заинтересовало, сколько же времени можно отвлекаться от служебных обязанностей в течение 8 рабочих часов. Мнения респондентов разошлись: от 15 минут до 1 часа, как они считают, допустимо выделять на отвлечения.

Участники исследования так объяснили свой личный cyberloafing:

• 75% респондентов так «интереснее работать»;
• 57% опрошенных с помощью отвлечений решают как практические, так и личные вопросы;
• 52% респондентов убеждены, что это повышает их компетенции, эффективность труда, а также помогает в решении служебных проблем.

Авторы исследования, опираясь на полученные данные, рекомендуют компаниям в рамках контроля сотрудников: жестко не ограничивать посещение сайтов и ресурсов, не относящихся к рабочим обязанностям, т.к. они дополнительно стимулируют персонал работать лучше. Но, чтобы сделать это процесс управляемым, необходимо использовать автоматизированные системы контроля рабочего времени персонала, а так же установить правила пользования сетью Интернет в личных целях. Таким образом, даже «безделье» при грамотном контроле сотрудников станет фактором, повышающим производительность труда и эффективность компании.

Офис крупной компании с большим количеством сотрудников представляет собой довольно сложную систему, имеющую определенную степень упорядоченности и организованности. Каждый сотрудник отвечает за свой круг обязанностей, имеет определённые должностные инструкции, ведь только чёткая координация работы может дать результат.


Остаётся вопрос, который является очень важным. Как сделать так, чтобы вся сложная система правил и требуемых действий соблюдалась? Как заставить механизм, на формирование функционала которого потрачено много труда, приносить прибыль компании? На помощь руководителю здесь приходят системы контроля персонала организации.


Наблюдение за трудовым процессом коллектива со стороны позволяет полнее оценить положительные стороны таких явлений, как контроль персонала организации. Показательным в этом плане является Хоторнский эксперимент, проводимый группой учёных в 20-30х гг. ХХ века на заводе «Вестерн Электрикс» в городке Хоторн, США. Учёным удалось выявить интересный факт – производительность труда может повышаться не столько из-за улучшения условий труда (а иногда и вопреки им), сколько вследствие ощущения рабочими причастности к чему-то важному и значимому (к самому факту эксперимента, в данном случае). Несложно провести параллели с использованием в офисе системы контроля персонала организации – такой внешний стимулирующий фактор способен поднять работоспособность, посмотреть на собственный распорядок дня по-другому, ведь зачастую изначально добросовестный служащий может нерационально тратить рабочее время лишь потому, что сам не замечает важность концентрации на том или ином задании.


И здесь значимым является донесение до сотрудников того факта, что контроль персонала организации не обязательно являет собой негатив. Развеять картину «плохого коллектива», который строгий начальник сейчас «будет проверять». Добросовестные сотрудники, действительно трудящиеся с высокой самоотдачей, к такой явной демонстрации недоверия могут отнестись крайне скептически. Поэтому важно не забывать, что помимо помощи руководителю в частности, системы контроля персонала организации помогают и команде в целом. Быть может, снижение производительности связано с нечёткой постановкой задач кем-либо из руководства отделов? Пусть коллектив полон энергии, но без правильного вектора она будет потрачена впустую. Иногда достаточно лишь пары верных замечаний директора, чтобы оптимизировать процесс. Реально заинтересованные в успехе компании сотрудники, оценив позитивные изменения в рабочих планах, начнут получать от работы ещё большее удовлетворение, что не сможет не сказаться на стабильности бизнеса положительно.


Важным фактором в оптимизации нагрузки является правильная расстановка задач для сотрудников. По анализу предпочтений сотрудника, использующего различные программы и Интернет-ресурсы в рабочих интересах, можно сделать определённые выводы и понять, какая сторона текущего проекта будет для него более подходящей, кому более подойдёт, к примеру, наполнение проекта рекламной текстовой составляющей, а кто лучше других справится с техническими описаниями тех или иных устройств. Кто-то раскачивается до обеда, лишь потом полностью включаясь в рабочий процесс, а кто-то уже с первых минут рабочего дня горит новыми идеями, постепенно «остывая» к концу дня? Знание этих тонких нюансов подчинённых поможет руководителю с распределением текущих важных поручений, ведь отдача от работы будет больше, если делаешь её «на подъёме».


Можно представить себе модель рабочего коллектива «без начальников», однако видится такая модель несколько утопической. Допустим, что каждый сотрудник такого коллектива искренне ратует за общее дело и полон работоспособности. Но кто же будет задавать ей русло? Ведь контроль персонала организации был и остаётся классической функцией руководства, а система учёта рабочего времени – мощный инструмент, призванный помогать в осуществлении этого контроля. Уследить за всеми сотрудниками физически невозможно при всём желании, особенно в век Интернета и информационных технологий. К счастью, новые технологии приходят на помощь руководителю, заинтересованному в контроле персонала организации, и становятся надёжным подспорьем для увеличения производительности компании.

Оказалось, что русские и американцы — настоящие трудоголики. В России некоторые бизнесмены работают в неделю более 60 часов, еще 6% наших соотечественников трудятся по выходным более 10 часов в сутки.

Менталитет американцев отличен от европейцев: они готовы работать сверхурочно, по выходным и задерживаться в офисе за полночь. Наша система учета рабочего времени также отмечает значительные переработки российских сотрудников, для России это уже становится обыденностью. Так статистика 2013 года разных стран показывает, что в за год:

в России один житель отрабатывает 1980 часов;
в США — 1788 часов;
в Германии — 1393 часов;
в Японии — 1735 часов;
в Мексике — 2237 часов.

Статистика системы учета рабочего времени показывает, что российские работники часто задерживаются после работы, берут ее домой, трудятся на выходных и в праздники.

Американцы (30%) и немцы (22%) также берут работу домой.
Большинство работодателей уверено, что сотрудники работают мало и неэффективно. Однако исследования показали, что 58% трудоспособного населения России работает 35-44 часа в неделю, 18% — 45-59 часов, 12 — 60 часов и более. И на статистику переработок никак не влияет квалификация работника, в отличие от США, где работают по ночам и в выходные в основном иммигранты. Это подтверждают и данные системы учета рабочего времени: в России сотрудники разных профессий, должностей и квалификации регулярно перерабатывают.

Как система учета рабочего времени определяет, кто и сколько из ваших сотрудников реально работает? Очень просто. Она фиксирует время начала и конца работы, отслеживая активность работника за компьютером. Кроме того, она отмечает и время работы удаленных сотрудников. Система учета рабочего времени предназначена для оценки продуктивности компьютеризированного персонала. Она позволяет любому работнику показать реальные часы своего рабочего дня, а не только того, который задан рабочим регламентом. Это важно в трудовых спорах с работодателем, в этом случае система учета рабочего времени выступит «адвокатом» работника.

Сегодня система учета рабочего времени — это эффективный инструмент в работе сотрудника. Исследования показывают, что реальный рабочий день постоянно растет: только 73% наших сограждан не работают по выходным, 4% — трудятся по 8 часов на выходных, 4% — 8-10 часов, 6% — работают более 10 часов на выходных.

Потому защитить свои интересы и показать реальную картину своего рабочего дня сотруднику поможет система учета рабочего времени.

Работодатель же, внедряя систему учета рабочего времени в своей компании, будет уверен, что сотрудники не просто «просиживают» рабочие часы. Ведь система учета рабочего времени CrocoTime показывает насколько продуктивен каждый работник: она делит все рабочее время на продуктивное, непродуктивное, непрофильное и некомпьютерное. Этот инструмент позволяет осуществлять объективный контроль персонала, поддерживать дисциплину коллектива и оптимизировать бизнес-процессы.

Какой сотрудник не мечтает, чтобы рабочая неделя и дни были короче? Особенно сегодня, когда многие люди заняты работой круглосуточно и всегда пребывают на связи и системы контроля персонала это убедительно доказывают. Но не только обычные сотрудник задумываются о сокращении рабочих часов, так в июле 2014 года один из богатейших людей планеты Карлос Слим предложил ввести 3-дневную рабочую неделю, где один рабочий день составлял бы 11 часов.

Постоянный мониторинг и контроль персонала показывают, что работники очень часто трудятся более 40 часов в неделю, а переработки становятся чем-то обыденными для нашей жизни. Но как появились именно 40 рабочих часов в неделю?

Это сегодня контроль персонала и его деятельности в частности служит и для защиты интересов самих работников. В прошлом, после промышленной революции, не существовало каких-либо законов защищающих права фабричных работников, и потому владельцы предприятий заставляли их трудиться 6 дней в неделю по 12-16 часов.

Генри Форд первый ввел 40-часовую рабочую неделю в 1922 году, но не из гуманных соображений. Контроль персонала и наблюдение за поведением людей, привело его к мысли, что так у людей будет больше времени, чтобы тратить больше денег. Так он сам объяснил это нововведение журналу World’s Work в 1926 году: «Отдых — это неотъемлемая часть растущего рынка потребления, потому что работающие люди должны иметь достаточно свободного времени, чтобы использовать потребительские товары, в том числе и автомобили».

В современном мире 40-часовая рабочая неделя мало реалистична. Контроль персонала и мониторинг рабочего времени доказывают, что только в США 85,8% мужчин и 66,5% женщин работают дольше. Происходит это во многом благодаря распространению все новых цифровых технологий, позволяющих работать буквально в любое время и в любом месте. Во многих российских компаниях ситуация аналогична: системы контроля персонала стабильно фиксируют внеурочные часы работы, работу в праздничные и выходные дни.

А вот так обстоят дела с рабочей неделей в других странах мира: во Франции — это 35-часовая рабочая неделя, в Нидерландах — 27-часовая, в Греции — 43,7 рабочих часов в неделю, в Израиле — 44 часа, в Мексике — 48 часов, в северокорейских трудовых лагерях — 112 часов.

Альтернативы 40-часовой рабочей неделе

1. 4-х часовая рабочая неделя от Тимоти Ферриса, автора книги «The 4-Hour Workweek». Феррис предлагает множество методик, которые позволяют ему быть эффективным в работе и при этом заниматься любимыми делами. Главным в достижении такой короткой рабочей недели он считает – грамотное расставление приоритетов и делегирование менее важных и слишком трудоемких задач помощникам.

2. 21-часовую рабочую неделю предлагает фонд New Economics Foundation. По утверждению авторов она решит сразу несколько проблем: чрезмерное потребление, неравенство, безработицу, высокий уровень выброса углерода. Сохранить природу и сделать людей более счастливыми — вот цель 21-часовой рабочей недели.

3. 30-часовая рабочая неделя появилась благодаря Джону Харви Келлогу, кукурузному магнату, который в 1930 году в самый разгар Великой депрессии, на своем заводе в Мичигане ввел 6-часовой день вместо 8-часового. Результат оказался положительным: были наняты сотни новых сотрудников, себестоимость товара снизилась, персонал стал более эффективным.

Это далеко не все альтернативы стандартной рабочей неделе: есть еще 4-дневная по 8 часов, 33-часовая, 6 и даже 7-дневная.
Все системы обоснованы и имеют своих последователей.

Системы контроля персонала часто показывают как много или наоборот мало работаю сотрудники. Можно экспериментировать и искать наиболее подходящий типу бизнеса вариант рабочей недели, как это и делаю известные компании и работодатели.

Методы управления глобальными корпорациями сложны и специфичны. Коллективами в десятки и сотни тысяч человек трудно руководить. Еще сложнее повысить эффективность такого управления. Для того чтобы собрать данные для анализа, корпорации используют современные методы контроля персонала.

Можно ли знать, чем занимается каждый сотрудник компании, в которой больше 100 000 работников? «Конечно, нет!» – скажут большинство здравомыслящих людей, и будут не правы. Современные технологии достигли высот, когда специальная система контроля персонала может отслеживать деятельность десятков и сотен тысяч людей.

Для корректного функционирования подобного ПО корпорации требуется не мало: четко отлаженная структура организации, прогрессивные IT-решения, грамотные менеджеры, способные анализировать данные, которые предоставляет система контроля персонала, а также соответствующая корпоративная культура, которая пропагандирует эффективную работу и целеустремленность.

Волшебная палочка для глобальных корпораций

Итак, поговорим об автоматизированных системах контроля персонала. Подобное ПО подразделяется на лояльное к сотруднику и системы шпионажа. В контексте статьи мы можем разделить программы контроля персонала на полностью автоматические и полуавтоматизированные. Принципиальное различие этих систем в том, что полуавтоматизированные системы контроля персонала не подойдут для команд в несколько тысяч человек, не говоря уже о международных компаниях большого размера. К примеру, системы, которые для контроля персонала скриншотят экраны ПК делают невозможным автоматический анализ времени. Даже на одного сотрудника наберется более 100 снимков экрана за неделю. Это 10 000 000 снимков для коллектива в сто тысяч человек.

Что касается первой классификации, то здесь все просто: системы-шпионы заточены на безопасность, а не на контроль рабочего времени сотрудников. Соответственно, цели повышения эффективности работы они достичь не помогут. Их цель – предотвратить злонамеренные действия внутри компании.

Таким образом, напрашивается вывод о том, что глобальной компании необходима лояльная система контроля персонала, которая автоматически будет анализировать рабочее время сотрудников.

Лучшие из лучших

Качественным примером автоматизированного IT-решения для контроля персонала в крупных компаниях является система анализа и учета рабочего времени CrocoTime. Разработчики заявляют, что система протестирована на 10 000 компьютеров и работает стабильно. В сфере систем контроля персонала – это самая производительная программа.

Контроль персонала от CrocoTime весьма технологичен: система автоматически распределяет рабочее время сотрудников на продуктивное и непродуктивное. Есть также показатель «непрофильное время», который показывает, если работник выполняет «чужую работу», т.е. делает то, что ему по должностным инструкциям делать не положено.

Система «заточена» именно под крупные компании. Она повторяет организационную структуру компании, в которой установлена, может быть синхронизирована с AD и интегрирована с другими системами фирмы (например, СКУД, биометрическими системами, программами мобильного контроля, телефонии и проч.).

Система контроля персонала CrocoTime предоставляет отчеты в удобном виде, которые можно выгрузить в виде эксель-таблицы. Доступ в систему можно осуществить в режиме реального времени из любой точки мира. Т.е. руководитель может посмотреть эффективность работы подразделения даже в полете. И, если есть проблемы, дать соответствующие рекомендации.

Одно из основных достоинств контроля персонала CrocoTime состоит в том, что она не «смотрит» личных данных сотрудника, не читает переписки и не следит за сотрудниками через веб-камеру. Это позволяет думать, что рабочий коллектив воспримет систему без откровенного негатива.

Снижение производительности труда уже несколько лет называют глобальной проблемой человечества. В погоне за повышением этого показателя крупнейшие мировые компании пробуют множество способов контроля рабочего времени персонала.

Глобальный рост производительности труда в 2014 году замедлился до 2,1%. Это наиболее низкий показатель с начала XXI века. В 1999-2006 годах его средний темп составлял 2,6%. В 2014 году рост производительности ускорился лишь в Африканских странах к югу от пустыни Сахара, а также в Индии. Естественно, проблема приобретает глобальный характер и вызывает все больше беспокойства у мировых лидеров.

Контроль рабочего времени персонала как способ повысить производительность труда

Можно сказать, что в контроле рабочего времени персонала появились две основные «модные» тенденции: использование браслетов для слежения за сотрудниками и автоматизированных систем контроля рабочего времени персонала.

Современные технологии, в частности электронные нательные браслеты (например, Fitbit), помогают компаниям оценивать и анализировать состояние работников во время работы в самых мелких деталях. Наиболее популярный способ – просто раздать работникам гаджеты. Предлоги для контроля рабочего времени персонала могут быть различными: забота о здоровье, оптимизация труда, исследование для внедрения новых технологий в работу и т.д. Работодатели выигрывают в любом случае: полученные данные открывают новые горизонты в анализе трудовых ресурсов предприятия.

Еще более сильный мотив и особая выгода для работодателя – использование данных для повышения производительности труда и безопасности в организации. Для этого больше подходит второй тренд – автоматизированные системы контроля рабочего времени персонала.

Наиболее популярный и автоматизированный софт в этом сегменте – система контроля рабочего времени персонала CrocoTime. Это российская разработка, которая позволяет получать данные онлайн, из любой точки мира. Система устанавливается на компьютеры служащих, определяет продуктивность каждого сотрудника или отдела согласно заданным разрешениям, собирает статистику перерывов, опозданий, уходов раньше. Она помогает не только лучше планировать рабочее время, но и создает понимание, где оно тратится неэффективно.

Разработчики научили систему контроля рабочего времени персонала определять, когда сотрудник выполняет «чужую работу», показывать, когда сотрудник перегружен или недогружен работой.

Система CrocoTime предоставляет данные контроля рабочего времени персонала для HR-менеджера. Она помогает выявить профессиональное выгорание сотрудников, «видит», если сотрудник планирует увольнение и т.п.
Зачем контролировать?

Контроль рабочего времени персонала – тема, которая вызывает жаркие дискуссии в мире. Руководители, как правило, понимают цели и мотивы контроля. Сотрудники же часто выступают против контроля и это логично, ведь это своего рода «ограничение их свободы». Управленцы, осознавая недовольство сотрудников, разного рода деятельности сходятся в одном: прежде чем внедрять контроль рабочего времени персонала, необходимо провести подготовительную работу с работниками. Нужно честно обозначить им плюсы и возможные минусы такого подхода. Договориться о «правилах игры» и впоследствии не отступать от них. Тогда удастся сохранить доверие в коллективе и идти к повышению производительности труда сплоченной командой, а не тянуть каждого сотрудника отдельно.

Большинство людей относится к анализу времени с пренебрежением: кажется, что это “убьет” всю спонтанность и вкус к жизни, сделает из человека робота. Практики тайм-менеджмента, хоть и стали в последнее время более популярны, все же использует ничтожно малая доля людей.

Все дело, кажется, в непринятии нового. С детства нас анализу времени не учат, а во взрослом возрасте мы его уже не воспринимаем. Однако, когда лавина дел обрушивается и накрывает нас с головой, начинаем задумываться: а не начать ли применять полезные методики?

Пока нет мотивации, освоить анализ времени и тайм-менеджмент, как и любую методику саморазвития, довольно сложно. Ломая себя, заставляя и прилагая титанические усилия, “зажить по-новому” не получится. Для анализа времени нужно созреть.

Однако, анализ времени тоже таит в себе “подводные камни”. Да, можно увеличить КПД, успевать все больше, но не получать от этого удовлетворения. Может получиться, что анализ времени и практики тайм-менеджмента приведут к тому, что человек начнет чувствовать себя машиной по выполнению дел. Отсюда вывод: анализ времени и методики тайм-менеджмента разработаны совсем не для того, чтобы всё успевать. Они предназначены для того, чтобы вы двигались к намеченным целям максимально коротким и эффективным путем.

Есть устойчивое предубеждение перед анализом времени и тайм-менеджментом: люди думают, что эти методики превращают человека в робота и делают жизнь скучной. Совсем наоборот! Методики анализа времени не разработаны для того, чтобы загнать вас в рамки и не выпускать из них ни при каких обстоятельствах. Они призваны помочь развить правильный навык и предоставить удобный инструмент для его использования.

Нынешний кризис естественным образом сказался на отношениях работодателя и работника. Участились случаи переработок персонала: руководитель чаще требует от подчиненных выполнять дополнительную работу, которая не предусмотрена в трудовом договоре. При этом чаще всего такой труд не оплачивается.

Программа учета рабочего времени часто воспринимается только как помощник работодателя, ведь он с помощью системы обнаруживает пустую трату рабочих часов, прогулы, ранние уходы и опоздания. Удобный и понятный функционал программы учета рабочего времени позволяет получать объективную информацию и на ее основе производить анализ бизнес-процессов.

Однако программа учета рабочего времени имеет свои плюсы и для работника. Ведь нередко даже сотрудники, проработавшие в компании не один год, заявляют о том, что в начале трудоустройства не представляли реальный объем своих трудовых задач и функций. И это несмотря на то, что согласно ст.60 ТК России, запрещено требовать от работника выполнения работ, не предусмотренных трудовым договором, да еще и на безвозмездной основе. Кроме того, работодатель может поручить выполнение дополнительных функций и задач на законных основания только в том случае, когда работник их выполнявший, заболел и находится в командировке. И только с письменного согласия работника, которому они поручаются. Разумеется, эта работа должна быть оплачена (сумма определяется по соглашению сторон).

В трудовых отношениях, сотрудник изначально является менее защищенной стороной, и программа учета рабочего времени предоставляет данные, которые помогут отстоять его интересы в разногласиях с работодателем. Конечно, дополнительную защиту в случае переработок и выполнения дополнительных трудовых функций, обеспечат письменное согласие работника и заранее оговоренная оплата. В случае возникновения трудового спора, они послужат существенными аргументами и будут иметь больший вес в суде (если дойдет до этого) в отличие от устных договоренностей.

Конечно, это идеальная ситуация, когда устные договоренности подкрепляются письменными. Чаще всего, работники пренебрегают такой возможностью и не имеют на руках фактических подтверждений своих переработок. Эту проблему отчасти решает программа учета рабочего времени: она фиксирует любую внеурочную работу. Но она не может доказать, что сотрудник выполнял обязанности другого сотрудника. В случае с судебными разбирательствами это еще придется доказать. Нужно понимать, что работодатель в отсутствии письменных договоренностей в праве заявить, что работник самочинно выполнял дополнительную работу, руководство не давало никаких указаний по этому вопросу, а, значит, работник не может требовать оплаты за переработку.

Практика доказывает, что три аспекта могут защитить сотрудника от неоплачиваемых переработок:

- Наличие в компании программы учета рабочего времени;

- Письменное согласие работника на дополнительную нагрузку, обязанности и внеурочную работу;

- Заранее определенная и зафиксированная сумма оплаты переработок.

Таким образом, программа учета рабочего времени стоит на страже интересов не только нанимателя, но и работника, защищая его от произвола руководства.

Повседневно нас заваливают электронными письмами и сообщениями, при этом их настолько много, что не хватит никаких сил и времени, чтобы все прочесть и на все ответить. Это мы наблюдаем в многих компаниях благодаря программе учета рабочего времени. Кроме электронный почты и соцсетей, есть еще множество статей, рассылок, блогов, которые нам интересны и которые очень хочется прочесть. В социальных сетях у нас невероятное количество «друзей» и «фолловеров». Все это создает цифровую или интернет-перегрузку, об этой проблеме подробно рассказал автор книги «Work Smarter with LinkedIn» Александра Сэмюэль и нашла свои положительные моменты.

Как ни странно, но цифровая перегрузка заставляет нас быть сосредоточенными: нам приходится постоянно выбирать, думать, куда отдать свое время и внимание. По утверждению Александры, это развивает полезные навыки, которые помогают бороться с любыми отвлечениями и воздействиями, которые могут сбить нас с четкого курса. Что в свою очередь повышает продуктивность и результаты в программе учета рабочего времени.

Интернет-перегрузка учит эффективно использовать современные технологии, т.к. навыки, полученные в борьбе с перегрузкой, используются человеком в других сферах жизни и работы. И научившись использовать цифровые инструменты в борьбе с интернет-перегрузкой, сотрудник в целом становится более эффективен. Важно, чтобы этими инструментами овладели работники, которые программа учета рабочего времени отмечает, как самых непродуктивных.

Когда мы сортируем почту и любые входящие сообщения, вырабатываются важные профессиональные навыки – концентрация и сосредоточенность. А умение эффективно фокусировать внимание, по мнению Дэниела Гоулмана, – одна из основных компетенций успешного руководителя. Но не помешает она и обычным сотрудникам, чтобы улучшить собственную продуктивность и результаты в программе учета рабочего времени. Ведь приходится постоянно осуществлять суровый вынужденный выбор: чему стоит уделить внимание, а от чего придется отказаться и, возможно, больше к этому не возвращаться.

Когда нам требует принять эффективное решение, нужны алгоритмы широкого действия. Это такие общие принципы, которые позволяют принимать последовательные решения, до тех пор, пока этот навык не станет инстинктивным. Только лишь та информация попадает на дальнейшую обработку, которая имеет прямое отношение к командным, личностным и профессиональным задачам. Этот навык становится универсальным. Главное воспринимать интернет-перегрузку как рабочую практику, в результате которой мы учимся принимать наиболее эффективные решения в любых аспектах своей деятельности и жизни. В рабочей деятельности это непосредственно отражается в данных программы учета рабочего времени – вы становитесь продуктивнее.

Чтобы результат от такой практики был еще более впечатляющим, стоить освоить некоторые технологические навыки и возможности. Свои правила и фильтры имеют электронная почта и социальные сети. Да и сам человек придумывает алгоритмы, по которым он работает с различными источниками информации. Все это вкупе повышает общую эффективность и сказывается на его продуктивности в течение рабочего дня.

Мы привыкли замечать только негативные стороны интернет-перегрузки, особенно когда она отражается на результатах программы учета рабочего времени и отвлекает от работы. Но есть и положительный момент, если мы учимся брать контроль над интернет-перегрузкой, то одновременно с этим развиваем внимание, концентрацию и повышаем эффективность.

Удивительно, но еда имеет самое прямое отношение к тому, насколько эффективно мы используем рабочее время. Рон Фридман, основатель ignite80, даже написал по этому вопросу колонку.

Учет использования рабочего времени показывает, что именно после обеда идет снижение рабочей активности. Несомненно, человек к концу дня утомляется, но если проследить взаимосвязь ланча и продуктивности сотрудников, то обнаружится, что питание может ее, как повышать, так и снижать. О качестве пищи мы задумываемся в последнюю очередь, ведь на первом месте встречи, дедлайны, важные проекты и электронная почта.

Еда – это не просто топливо. Но если эту мысль продолжать отрицать, то учет использования рабочего времени так и будет фиксировать послеобеденное «торможение». Пища оказывает непосредственное воздействие на когнитивные способности человека. Происходит это следующим образом: любая потребляемая нами пища преобразуется организмом в глюкозу, которая служит источником энергии для мозга. Это позволяет ему бодрствовать. Как только уровень сахара в крови падает, затрудняется концентрация, снижается внимание. Это в свою очередь сказывается на качестве нашего труда и фиксируется учетом использования рабочего времени как снижение продуктивности. Это ясно для большинства людей. Но другая сторона этого вопроса сложнее для понимания.

Дело в том, что разная пища перерабатывается и усваивается с разной скоростью. Так называемые быстрые углеводы (сладости, мучные изделия, газировка и т.п.) – сразу высвобождают сахар, потому и происходит быстрый приток энергии, но так же быстро наступает и упадок сил. Жирные продукты дают долговременную энергию, но организму их трудно переработать, пищеварительная система перегружается и отнимает энергию и кислород у мозга. Человека после жирного сэндвича начинает клонить в сон. И конечно сонливый и вялый сотрудник не будет демонстрировать чудеса продуктивности, что отразится в системе учета использования рабочего времени.

Интуитивно человек об этом догадывается, но желание принять разумное решение ближе к ланчу притупляется. Это объясняется, кроме всего прочего тем, что к обеду уровень глюкозы истощается – запас энергии близится к нулю. И изнуренный человек теряет самоконтроль, выбирая в качестве перекуса жаренный картофель, булку и лимонад. Кроем того, такая еда дешевле и доступнее, чем более здоровые продукты. Этот выбор только кажется правильным, ведь быстрая жирная или углеводная еда за десять минут даст быстрый всплеск энергии, а потом половину сонливого непродуктивного рабочего дня. Именно это и отражают данные учета использования рабочего времени: после обеда больше людей проводит в соцсетях и в подобном онлайн-серфинге. Это те виды активности, которые не требуют особого напряжения мозговой активности.

Мало понимать все эти особенности человеческого организма, нужно научиться их использовать в собственных интересах. Тогда и результаты учета использования рабочего времени будет радовать. А для этого нужен план действий.

1. Следует определяться с выбором обеда прежде, чем почувствуете голод. Если вы обедаете в кафе, то лучше определиться с выбором утром, а не за полчаса до обеденного перерыва. Тоже самое касается доставки. Многочисленные исследования доказали, что от сладких, жирных и соленых продуктов проще отказаться в будущем, чем когда вы голодны и теряете самоконтроль.

2. Перекусывайте до основного приема пищи, чтобы уровень сахара к обеду не упал совсем. Постоянный приток энергии небольшими порциями позволит работать лучше и продуктивнее в течение всего дня. Резкие перепады уровня глюкозы вредят и продуктивности, и мозгу.

3. Держите под рукой только полезные перекусы. Обеспечьте себя орехами, сухофруктами, полезными батончиками. Это так же позволит не срываться во время обеда и поддержит стабильную рабочую продуктивность.

Статья British Journal of Health Psychology подтверждает верность этих рекомендаций. Исследование, описанное в статье, показало влияние пищи на состояние сотрудника в течение рабочего дня. Участники эксперимента в течение двух недель отчитывались о своем рационе, активности и настроении. Короткий вывод: большое количество овощей и фруктов в рационе повышает продуктивность, настроение и креативность. В этих продуктах содержатся вещества, которые усиливают выделение допамина. Это нейромедиатор, которой сильно влияет на любознательность, вовлеченность и мотивированность. А антиоксиданты в этих полезных продуктах повышают настроение и улучшают память.

Нужна максимальная продуктивность, хорошее настроение и энергия в течение всего дня измените свои пищевые привычки, сделайте их полезными. И удивитесь тому, как это положительно скажется на учете использования рабочего времени.

Современная жизнь сопряжена с постоянным стрессом, особенно это касается работы. И исследователи не перестают искать все новые причины стресса 21 века. Так ученые Университета Северного Иллинойса ввели новое понятие «теледавление». Telepressure – это непреодолимое желание ответить на входящее электронное сообщение или письмо.

Немало людей страдают этим «недугом»: контроль за работой персонала нередко выявляет сотрудников проводящих пол рабочего дня изучая почту и отвечая на электронные письма. Такие люди считают своим долгом как можно скорее написать ответ коллеге, а тем более руководителю.

Ведите контроль за работой персонала и выявляйте этот пожиратель времени. Справится с ним не так просто, так как по утверждению ученых явление теледавления связано с когнитивными проблемами человека, когда он не может отпустить ситуацию. Так Лариса Барбер, доцент кафедры психологии Университета Северного Иллинойса, и ее коллеги обнаружили связь стресса и выгорания с озабоченностью рабочими коммуникациями. Сотрудники, которые сильнее поддавались теледавлению, чаще ощущали опустошенность, упадок сил, усталость, они чаще не хотели идти на работу. Обратите на это внимание при контроле за работой персонала: сотрудники, подверженные существенному теледавлению, теряют концентрацию, сосредоточенность и способность ясно мыслить.

303 участника исследования рассказали, как часто они работают с почтой в будние дни, в выходные, на больничном и в отпуске. Также исследователи выяснили, когда были получены последние сообщения и как быстро на них ответили респонденты.

Почему в контроле за работой персонала так важно отслеживать явление теледавления у сотрудников: если они ему серьезно подвержены, то ухудшается их качество сна, они чаще болеют и потому быстрее устают и регулярно пропускают работу.

Неудивительно, что маниакальная потребность быстро отвечать на электронные письма тесно связана с эффективностью и производительностью сотрудников. Она не позволяет сосредоточиться на больших и серьезных задачах. Нередко телезависимость связана с нормами и правилами внутри компании. Т.е. есть в коллективе существует представление о некоем «идеальном сотруднике» и логично, что работники хотят ему соответствовать. Хотя формирование таких явных и неявных норм и представлений руководство легко обнаружит в рамках контроля за работой персонала.
В такой ситуации руководству лучше утвердить четкие временные рамки для ответа на письмо. К примеру, этот интервал может составить 8 часов в рабочий день и 48 часов – в выходной. Автоматизированный контроль за работой персонала позволит сотрудникам отслеживать активность в электронной почте в течение рабочего дня и анализировать насколько это время расходуется эффективно. Хорошо, если руководство будет поощрять персонал работать с электронной почтой только в определенное время, а остальную часть дня посвящать непрерывной продуктивной работе. Вместо «как можно скорее» в письме, лучше указывать определенные временные рамки для ответа. А если письмо было отправлено в выходной или ночью, то можно указать в конце его содержания, что никто не ждет срочного ответа.

Если в компаниях в ходе контроля за работой персонала была обнаружена такая проблема, но ситуацию не спешат изменить, то в итоге это может привести к снижению продуктивности и качества работы.

Руководители и подчиненные постоянно ищут дополнительные резервы времени. Но где их взять? Как высвободить часть времени, чтобы оно осталось для важных дел? Контроль за работой сотрудников не дает им расслабиться. Особенно, если это линейные руководители отделов и подразделений. Потому часто бывает, что их ценное время уходит на рутинную работу.
Так как можно ли повысить продуктивность менеджеров? Нужно избавить их от всех малозначительных дел, чтобы остались только важные и серьезные задачи, требующие их высокой квалификации и навыков. Конечно, в погоне за тотальным контролем за работой сотрудников, руководитель может увлечься и начать загружать менеджеров по принцип «чтобы не простаивали зря».

Недавнее исследование убедительно доказало, что управленцы-профессионалы около 41 % своего рабочего времени выполняли работу, которая не требует их знаний, навыков и квалификации. Так почему же не передать ее другим? Ведь это не выгодно никому: ни менеджеру, ни его подчиненным (потому как ошибки в управлении сказываются непосредственно на команде), ни организации в целом. Если такая проблема обнаружилась в ходе контроля за работой сотрудников, то проще всего передать эту «второстепенную» работу рядовым работникам. Но оказалось это не так просто.
Как выяснили исследователи, нередко менеджеры цепляются за рутинные дела для того, чтобы почувствовать себя нужными и показать высшему руководству, что работа идет на пределе сил и возможностей. И чтобы в ходе контроля за работой сотрудников было отмечено их чрезвычайное трудолюбие. В свою очередь и начальство не прочь загрузить линейных руководителей побольше.

Какой выход? Чтобы труд был более продуктивен, нужно внимательнее изучить, на что уходит время. Выделить только те цели и задачи, которые важны для должности менеджера и организации в целом. А остальное следует либо передать подчиненным, либо вовсе отбросить. Если подойти к этому делу сознательно, то можно освободить около 8 рабочих часов, что составляет полный рабочий день. Посвятив это время работе со своей командой или отделом, менеджер может существенно повысить реальные финансовые показатели. Как это получилось у руководителей, принимавших участие в эксперименте.

Как в ходе контроля за работой сотрудников обнаружить такие потери времени? Можно, конечно, проводить различные тесты, опросы для менеджеров, пытаясь выявить слабые места. Но удобнее и проще воспользоваться автоматизированной системой для контроля за работой сотрудников CrocoTime. Система позволяет выявить не только продуктивное и непродуктивное время работы персонала, но и непрофильные траты. Это как раз те отрезки рабочего дня, когда сотрудники выполняют не свою работу, а чужие обязанности. Но для руководящих должностей стоимость такого «непрофильного» времени обходиться гораздо дороже, чем у рядовых работников. Почему это в контроле за работой сотрудников и имеет особое значение, ведь речь идет о существенных финансовых потерях. Установив систему учета рабочего времени CrocoTime всегда можно будет выявить эту неочевидную причину неэффективности персонала.

Вы ведете доскональный учет рабочего времени и контролируете продуктивность сотрудников, но, возможно, до сих пор верите в четыре мифа, которые мешают улучшить реальные показатели.

Миф первый: В современном потребительском мире многозадачность просто необходима

Этот миф строиться на убеждении, что человек способен легко справляться с двумя когнитивными задачами. Но это не так. Автоматизированный учет рабочего времени доказывает, что человек всего лишь мечется между ними, и работает в определенное время всегда только над одной, второй же в этот момент нет даже в сознании.
Если вы во время участия в онлайн-конференции начнете проверять почту, то наверняка упустите важные моменты в речи спикера. А, кроме того, потеряете время на переключении с задачи на задачу. Эти расходы в среднем увеличивают время работы на 25 %. Получается, что выполнение одновременно двух и более дел крайне неэффективно, что незамедлительно зафиксирует система учета рабочего времени.
Самый лучший вариант – довести начатую работу до конца, игнорирую все отвлекающие факторы, коих в современном мире очень много. Самая большая ошибка руководителя в таком случае – требовать от сотрудников постоянно проверять почту и быстро реагировать на вновь возникающие задачи, не давая завершить начатое.

Миф второй: Некоторый уровень тревожности повышает рабочую продуктивность

Как ощущает себя человек, когда работа идет размеренно и продуктивно? Это состояние обрело у специалистов свое название – «состояние потока». Учет рабочего времени может показать, что тревожность на некоторое время увеличит энергию и даже повысит мотивацию. Но у такого состояния есть и свои последствия.
В состоянии тревожности человек действует порывисто и реактивно, тревога снижает ясность ума и воображения. Начальник обладает властью и авторитетом, и эта энергетика влияет на коллектив. Иначе говоря, когда руководитель дает резко негативную оценку или своим поведение как-то иначе усиливает тревожность подчиненных, это чаще всего снижает эффективность их работы. Позитивная же энергия напротив повышает результативность их работы. Это докажут и результаты учета рабочего времени.

Миф третий: Креативности нельзя научить, это дар

Руководитель постоянно ищет источники инноваций и креативных идей, ведь конкуренция слишком сильна. И чаще всего именно себя начальник не относит к креативным людям, свято веря, что креативность – это врожденное качество немногих талантливых и уникальных людей.
Стоит учесть что ни система образования, ни культура большинства компаний, не стимулируют интуитивные способности сотрудников и развитие правого полушария, которые позволят видеть картинку целиком. Чаще всего в компаниях признают лучшим рациональный, дедуктивный, аналитический подход. А за творческий процесс отвечают оба полушария, когда взаимодействуют. Именно в такой момент рождается креативность. И это можно реально обучиться или обучить сотрудников, просто нужно освоить искусство взаимодействия обоих полушарий.

Миф четвертый: Чтобы сделать больше – нужно работать дольше

Самый излюбленный миф, который серьезно сказывается на учете рабочего времени, а так же приносит и руководству и персоналу больше всего вреда. Мы не компьютеры, которые могут работать непрерывно и на высокой скорости.
Люди природно устроены так, что им нужно чередовать расход энергии с перерывами на восстановление. Некоторые руководители пришли к пониманию, что за одно и то же время можно потратить разное количество усилий и энергии. Результаты учета рабочего времени это убедительно доказывают.
Если регулярно выжигать всю свою энергию до нуля, трудиться по ночам и быть на связи круглосуточно, то не будет происходить восполнение энергии, и тогда уровень ее будет неуклонно снижаться. Оптимально чередовать работу и отдых, и устраивать перерыв не реже чем один раз в полтора часа. Так сотрудники смогут сделать больше, качественнее и быстрее свои ежедневные обязанности. Улучшенные показатели учета рабочего времени это только подтвердят: продуктивность возрастет.

Четкое определение начала и окончания задачи позволит в течение отведенного времени не отвлекаться. И такое время окажется самым продуктивным за весь день. После выполнения рабочей задачи следует вознаградить себя перерывом для восстановления энергии и сил.

Развейте эти мифы в своей компании и посмотрите на результаты учета рабочего времени: при правильном применении производительность вырастет, а сотрудники станут чувствовать себя гораздо лучше и увереннее.

У каждого в жизни случались непродуктивные дни, даже несмотря на доскональный учет времени и усвоение всех правил тайм-менеджмента. Какое-то неожиданное дело выбивает из колеи и все идет не так. Или возможно просто ухудшилось ваше физическое состояние. Однако, хуже всего, что потом трудно войти в прежний ритм. Вот несколько рекомендаций, которые помогут войти в прежнюю колею и работать продуктивно:

1. Ранний подъем

Это самое простое – поставить будильник на час раньше. Конечно, для этого возможно потребуется пораньше лечь спать накануне. Утром не нужно сразу бросать в работу. Лучше начать день с чего-то для вас приятного. Это поднимет настроение и обеспечит позитивное продолжение дня. Не нужно терзать себя мыслями, как много предстоит сделать, и компенсировать прошлую непродуктивность. Оптимизм и методичность помогут быстро и четко работать. Что непременно положительно скажется на результатах учета времени: ваша продуктивность повыситься.

2. Создайте личный «якорь» продуктивного настроя

У каждого человека есть нечто, что вводит его в продуктивное состояние, это своеобразный «якорь». Это может быть что-то совершенно банальное, как чай или кофе. Но это может быть и не напиток: какой-то предмет, музыка, порядок вещей, утренние новости. Это походит на спусковой крючок, который запускает состояние позитивной продуктивности и вот вы уже ведете учет времени на выполнение важной рабочей задачи. Он создает ощущение стабильности и возвращает в нормальный рабочий ритм. Обычно человек хорошо ощущает свой якорь, и он вводит его в рабочее состояние утром.

3. Найдите время на фокусирование на задаче

Это помогает ввести себя в рабочий режим. Wall Street Journal рекомендует уделять этому минимум 20 минут в день. Для этого даже можно передвинуть какое-то другое дело, но двадцать минут лучше посвятить обдумыванию без отвлечений важного проекта. Получиться больше – прекрасно, но можно начать и с 20 минут. Лучше для этого выбрать время и место, где вас никто не побеспокоит: отключите почту, телефон и уединитесь в пустом кабинете. За это время подумайте, что вам нужно сделать, перестройте свои рабочие установки и избавьтесь от чувства вины за прошлую непродуктивность. Это минуты так же положительно скажутся на позитивном настрое и улучшат показатели учета времени работы: за меньшее время вы сможете сделать больше.

4. Продумайте план восстановления прежнего положения дел

Чаще всего за время непродуктивности остаются какие-то недоделанные задачи. И обычно за них-то и хочется взяться в первую очередь. Но гораздо продуктивнее будет составить план восстановления дел, для этого составьте список всех «просроченных» дел и распределите их до конца недели. Да, возможно, иногда придется задержаться на работе, что, конечно же, отразиться на учете времени, но не перебарщивайте. Вас будет подгонять желание поскорее со всем разделаться, но переутомление только отбросит вас назад. И если вы вдруг не справитесь, то это послужит очередным разочарованием. Поэтому задачи и следует распределять равномерно.

5. Планируйте стратегически

Лучше начать с мелких задач, таких которые не отнимут больше 15-30 минут. После их выполнения вы ощутите прилив сил и будете готовы к следующему более серьезному шагу. Так же положительно влияет выполнение каких-то больших и неприятных дел, это создает ощущение колоссальной производительности. Учет времени поможет дальше выстроить график и стратегию выполнения остальных задач и не переутомиться.

6. Сфокусируйтесь и работайте, не отвлекаясь

План готов, позитивный настрой получен, пора взяться за решение задач. Ведите учет времени и оптимизируйте его, устраните отвлекающие факторы и работайте, не переставая. Блокировка отвлекающих сайтов, отключение почтовых уведомлений, чередование непрерывной работы и обязательных перерывов на отдых сделают вас реально продуктивными и позволят быстро войти в рабочее состояние.

Выстраивание системы контроля времени в организации – первостепенная задача менеджмента и важный инструмент борьбы с ленью сотрудников. Контроль персонала – это обязательное условие эффективной работы компании. Степень и варианты контроля отличаются в зависимости от сферы деятельности организации, мотивированности персонала и многих других причин. Однако есть и общие методы, которые подойдут для большинства коллективов:

1. Еженедельный отчет ключевых менеджеров. Система контроля времени призвана улучшить дисциплину в организации и предотвратить лень сотрудников любого уровня. Нередко плохой пример рядовым сотрудникам подают руководители. Если в компании не внедрена автоматизированная система контроля времени, директору компании остается лишь требовать от ключевых менеджеров отчета каждую неделю. Так управленец сможет владеть ситуацией не только со слов подчиненных.

Важно не превратить этот метод контроля персонала в формальный. Отписки и общие формулировки в отчетах недопустимы. Только конкретика и результаты.

2. Внедрение CRM. Система контроля времени и работы персонала может быть построена на основе работы с CRM-системой. Функционал программы позволяет видеть статистику по работе отдела продаж: количество проведенных встреч и телефонных переговоров, потенциал сделок, среднее время на сделку и т.д. Минус такого подхода только в одном – подчиненные самостоятельно вносят данные в систему и могут, например, преувеличить затраты времени на переписку или телефонные переговоры с клиентом. В устранении этой проблемы поможет следующий метод.

3. Мониторинг при помощи автоматизированной системы контроля времени.
Автоматизированная система контроля времени – это программа, которая собирает статистику с ПК сотрудников о том, чем они занимались в течение рабочего дня. Система в удобном для руководителя виде показывает, какие сайты посещал работник, сколько времени он потратил продуктивно, а сколько нет.

Возможности современных систем контроля времени довольно широки. Они учитывают опоздания и ранние уходы, отправляют оповещения о нарушениях на почту руководителей, выдают статистику не только по каждому сотруднику, но и по всей организации, что позволяет оперативно принимать управленческие решения и постоянно владеть актуальной, достоверной информацией о работе подчиненных.

4. Нормирование труда. Чтобы оценить загруженность сотрудников, многие организации используют принцип фотографии рабочего дня. Для этого HR-менеджеры в течение дня записывают действия работника и время, потраченное на него. Проблема метода – не всегда данные объективны, т.к. персонал работает более качественно, видя, что его контролируют. Поэтому, рекомендация пункта 3 актуальна и в нормировании труда. Система контроля времени может выступить «незримым HR-менеджером», который предоставит наиболее объективную информацию.
По результатам измерений в регламенты вносятся изменения: время, отводимое на определенную операцию корректируется, методологии работы изменяются и доводятся до сотрудников.

5. Введение соревновательного момента. Этот метод, в первую очередь, направлен на повышение мотивации сотрудников. Но и выстраивание эффективной системы контроля времени здесь не остается в стороне. Соревнования среди подчиненных, организуемые каждый месяц, позволяют сотрудникам не только сравнить свои результаты с достижениями коллег, но и «заставить» персонал более эффективно использовать рабочее время, причем это делается добровольно.

Те же работники, которых не вдохновляют соревнования, руководствуются другими соображениями: им не хочется быть посредственными и работать хуже всех.